Dans le paysage numérique actuel, le choix de la bonne solution ERP est crucial pour la réussite de toute entreprise. Microsoft Dynamics 365 Business Central, disponible à la fois en Software as a Service (SaaS) et en déploiement traditionnel (sur site), offre de la flexibilité, mais soulève également des questions importantes sur les coûts et les licences. Cet article vise à clarifier ces questions en fournissant une analyse comparative détaillée.
Quels sont les coûts de Business Central SaaS par rapport à ceux d'une solution sur site ?
La migration vers une solution cloud telle que Business Central SaaS entraîne un changement fondamental dans la structure des coûts, en mettant l'accent sur un modèle d'abonnement mensuel prévisible plutôt que sur des investissements initiaux importants dans l'infrastructure.
1. Coûts de licence :
- Dynamics 365 Business Central SaaS : Le modèle SaaS fonctionne sur la base d'un abonnement mensuel par utilisateur. Il offre une grande flexibilité, vous permettant d'ajuster le nombre d'utilisateurs en fonction des besoins actuels de votre entreprise, sans avoir à investir massivement dans des licences. Il existe également des programmes de soutien financier tels que "Bridge to the Cloud" de Microsoft qui peuvent offrir des réductions intéressantes pour la transition à partir de solutions sur site (telles que Dynamics NAV/ 365 Business Central).
- Dynamics NAV/ 365 Business Central On-Premise : Un système ERP traditionnel implique l'achat initial de licences, ce qui représente un investissement considérable. À cela s'ajoutent les coûts annuels de maintenance des licences ("Enhanced Plan" - EP), qui donnent accès aux mises à jour et à l'assistance.
2. Les coûts d'infrastructure :
- Dynamics 365 Business Central SaaS : L'un des plus grands avantages du SaaS est l'élimination des coûts d'infrastructure informatique. Il n'est pas nécessaire d'investir dans des serveurs performants, du matériel, de l'équipement réseau ou de l'espace de stockage, ainsi que dans les licences logicielles correspondantes. La solution est hébergée sur la plateforme Microsoft Azure, qui offre un haut niveau de sécurité physique et une disponibilité constante.
- Dynamics NAV/ 365 Business Central On-Premise Dynamics NAV/ 365 Business Central On-Premise : Le déploiement d'un système ERP sur site nécessite des investissements substantiels dans l'infrastructure matérielle et logicielle, y compris les serveurs, les systèmes d'exploitation, les bases de données et les solutions de sauvegarde. Ces coûts initiaux s'accompagnent souvent de dépenses permanentes pour l'alimentation électrique, le refroidissement et l'espace serveur.
3. Coûts de maintenance et de mise à niveau :
- Dynamics 365 Business Central SaaS : Avec Business Central Online, les coûts de maintenance et de mise à niveau sont largement éliminés. La solution est automatiquement mise à jour par Microsoft, ce qui garantit que vous avez toujours accès à la version actuelle et aux améliorations continues de l'application, sans devoir procéder à des mises à niveau majeures et coûteuses. Les ressources informatiques internes sont déchargées de cette tâche, ainsi que des risques associés aux processus de mise à niveau.
- Dynamics NAV/ 365 Business Central On-Premise : Les solutions sur site nécessitent une maintenance régulière du système, des correctifs de sécurité et des mises à niveau majeures périodiques. Ces processus peuvent être complexes, longs et coûteux, et nécessitent souvent l'intervention de consultants externes. La durée de vie des solutions sur site est également limitée, ce qui nécessite de planifier de nouveaux investissements à long terme dans la solution et l'infrastructure.
4. Coût total de possession (TCO) :
- Dynamics 365 Business Central SaaS : Le calcul du TCO montre que le passage au SaaS est également rentable à moyen terme. Bien qu'il y ait des frais d'abonnement mensuels, les économies réalisées en éliminant les coûts d'infrastructure, de maintenance et de mise à niveau, ainsi qu'en déchargeant les ressources informatiques, conduisent à un coût total de possession plus faible. COSMO CONSULT propose des services de mise à niveau pour rendre cette transition aussi rentable que possible.
- Dynamics NAV/ 365 Business Central On-Premise Dynamics NAV/ 365 Business Central On-Premise : Bien que l'investissement initial puisse sembler unique, le TCO d'un système ERP traditionnel est souvent plus élevé à long terme en raison des coûts récurrents de maintenance, des mises à niveau, du personnel informatique dédié et qualifié et de la dépréciation de l'équipement matériel.
Que devez-vous savoir sur les licences SaaS de Business Central ?
Comprendre le modèle de licence est essentiel pour optimiser votre investissement dans Dynamics 365 Business Central SaaS.
1. Types de licences :
Dynamics 365 Business Central SaaS propose plusieurs types de licences, adaptées aux divers besoins des utilisateurs d'une organisation :
- Licence "Premium" : cette licence offre un accès complet à tous les modules de Dynamics 365 Business Central, y compris les fonctionnalités avancées de gestion de la production et des services. Elle est idéale pour les entreprises ayant des processus de fabrication ou de service complexes.
- Licence "Essentials" : elle couvre les fonctionnalités de base d'un système ERP, telles que la gestion financière, les ventes, les achats, l'inventaire et la gestion de projet. Elle convient à la plupart des petites et moyennes entreprises.
- Licence "Device":ce type de licence concerne les appareils partagés, permettant à plusieurs utilisateurs d'accéder à Dynamics 365 Business Central depuis le même appareil (par exemple, un terminal d'entrepôt) pour des tâches spécifiques.
- Licence "Team Member" : ce type de licence offre un accès limité à des fonctionnalités telles que la lecture de données, les approbations, la saisie d'heures de travail ou de dépenses. Elle est idéale pour les utilisateurs qui n'ont besoin que d'une interaction occasionnelle avec le système.
2. Différences entre "Essentials" et "Premium" :
La principale différence entre les licences "Essentials" et "Premium" réside dans l'ensemble des fonctionnalités avancées auxquelles la licence "Premium" donne accès. La licence "Premium" comprend toutes les fonctionnalités de la licence "Essentials", plus les modules de fabrication et de gestion des services. Si votre activité implique des processus de fabrication complexes ou une gestion étendue des services, la licence Premium est nécessaire. Pour la plupart des opérations de base, la licence "Essentials" est suffisante.
Conclusion
La transition vers Dynamics 365 Business Central SaaS est une décision stratégique qui peut apporter des avantages significatifs en termes de flexibilité des coûts, de réduction de la complexité informatique et d'accès constant aux dernières innovations. Une compréhension approfondie de votre modèle de licence et de votre structure de coûts vous permettra de maximiser la valeur de votre investissement et d'assurer une transition en douceur vers un avenir numérique plus efficace.
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Par Patrice BartholletPlus d'articles similaires :
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