Von der Idee zur Prozesslandkarte: VELO DE VILLE startet mit COSMO CATALYST in die nächste Projektphase

COSMO CATALYST, so wie unser Verständnis nach den Workshops darüber entstanden ist, ist keine klassische Beratungsmethode. Vielmehr handelt es sich um einen moderierten Prozess, der es allen Beteiligten eines Prozesses ermöglicht, gemeinsam und auf Augenhöhe die Grundlagen für künftige Systeme und Abläufe zu erarbeiten. Die Methode zeichnet sich dabei durch drei Dinge aus: 

• Sie ermöglicht einen ganzheitlichen Blick auf Themen und Prozesse.
• Sie fördert kreative Lösungsansätze – frei von vorgefertigten Konzepten.
• Sie unterstützt die gemeinsame Ergebnisfindung, ohne direkt Lösungen vorzugeben. 

Wichtig zu verstehen: COSMO CATALYST liefert keine fertigen Konzepte oder Anforderungskataloge, sondern schafft die Basis dafür, dass Unternehmen wie VELO DE VILLE ihre Prozesse eigenständig analysieren, strategisch bewerten und weiterentwickeln. 

Bereits im Vorfeld hatten wir unsere Teams aktiv auf die Workshops vorbereitet. In einer internen Rundmail wurden alle Beteiligten gebeten, ihre Prozesse kritisch zu hinterfragen: 

„Welche Prozesse sind für euch absolut notwendig? 
Gibt es Abläufe, die aktuell nicht in NAV abgebildet sind, es aber sollten? 
Welche Prozesse sind wichtig, aber zu umständlich oder ineffizient? 
Wo fehlen euch Informationen, um besser arbeiten zu können?“ 

Diese Fragestellungen sorgten bereits vor dem ersten Workshop für intensive Auseinandersetzung – ein entscheidender Faktor für die Tiefe und Qualität der Gespräche während der Sessions. 

Die Workshops wurden hervorragend von Maik Donner (COSMO CONSULT) moderiert und fanden gemeinsam mit der Geschäftsführung, der Projektleitung sowie den jeweils betroffenen Fachabteilungen statt. Der Ablauf war dabei für jeden Fachbereich identisch: 

1. Gegenüberstellung von Ist- und Zielprozessen
2. Gap-Fit-Analyse im Abgleich mit Business Central und COSMO-Standard (High Level)
3. Priorisierung der identifizierten Gaps
4. Überführung der Prozesse in die COSMO Prozess-Map 

Diese strukturierte Herangehensweise ermöglichte es, nicht nur ein tiefes Verständnis für bestehende Abläufe zu schaffen, sondern auch eine gemeinsame Vision für zukünftige Prozesse zu entwickeln – praxisnah, abteilungsübergreifend und mit Blick auf das große Ganze. Die Dokumentation erfolgte parallel während des Workshops in einem Miro-Board. 

Alle Ergebnisse wurden im Anschluss systematisch von Cosmo in Microsoft DevOps überführt – als strukturierter, digitaler Prozessleitfaden für die nächste Phase des ERP-Updateprojekts. Damit verfügen wir nun über ein zentrales Steuerungselement, das allen Beteiligten als Referenz und Navigationshilfe dient. 

Ein besonderes Learning: Je stärker die Abteilungen an der Definition und Ausgestaltung ihrer Prozesse beteiligt waren, desto höher ist heute die Akzeptanz, diese im neuen System aktiv zu verändern, zu überwachen und kontinuierlich zu verbessern. Die Workshops haben nicht nur Klarheit geschaffen, sondern auch Überzeugung und Motivation gestärkt. 

Die COSMO CATALYST Workshops haben sich für uns als wertvolles Format erwiesen, um nicht nur vorhandene Prozesse zu reflektieren, sondern diese auch strategisch weiterzudenken – stets mit dem Ziel, den Weg zu einem modernen, skalierbaren ERP-System auf Basis von Microsoft Business Central aktiv mitzugestalten. 

Gemeinsam mit COSMO CONSULT haben wir damit ein Fundament gelegt, das unser Custom Made-Modell nicht nur digital abbildet, sondern systematisch weiterentwickelt.