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Dokumentenmanagement mit SharePoint – Shareflex Document Management

Dokumentenmanagement mit SharePoint – Shareflex Document Management

Das Shareflex Dokumentenmanagement organisiert digitale Akten, Workflows und KI‑gestützte Prozesse und ist integriert in Teams, Outlook und Microsoft Dynamics 365.

Digitale Akten in Microsoft 365: Dokumentenmanagement mit SharePoint und Shareflex für mehr Effizienz, Transparenz und Compliance

Dokumentenmanagement mit SharePoint und Shareflex bringt Dokumente, E-Mails und Belege strukturiert in digitale Akten auf Microsoft 365 und SharePoint Online. Ablagen, Workflows und Berechtigungen steuern Sie zentral – nahtlos integriert in Microsoft Teams und Outlook. Mit COSMO DMS for BC/CRM verknüpfen Sie Ihre Dynamics-Daten direkt mit den Dokumenten. 

Das Shareflex AI Studio ist die KI‑Erweiterung innerhalb von Shareflex und übernimmt die Feinarbeit: Inhalte werden automatisch klassifiziert, Metadaten ergänzt und Informationen gezielt auffindbar gemacht, wie ein digitales Leitsystem durch Ihre Dokumente. 

So packt Shareflex Document Management Ihre Herausforderungen an

Herausforderung
Lösung
Herausforderung
Dokumente liegen verstreut in SharePoint, auf Laufwerken und in E-Mails.
Lösung
Digitale Akten als Single Source of Truth in Microsoft 365. Einheitliche Strukturen, Metadaten und aktuelle Versionen für Sie gebündelt an einem Ort
Herausforderung
Lange Suchzeiten und fehlende Metadaten
Lösung
Volltext- und Metadatensuche mit Cockpit und Postkörben. So finden Sie schnell, was Sie suchen.
Herausforderung
Unklare Zugriffsrechte und Versionen
Lösung
Rollenbasierte Berechtigungen, Versionierung und Historie in SharePoint Online sichern Ihre Compliance.
Herausforderung
Keine durchgängigen Workflows
Lösung
Shareflex Flow und Power Automate unterstützen Sie mit mehrstufigen Freigaben, Delegation, Erinnerungen und Eskalationen.
Herausforderung
Medienbrüche zwischen Teams, Outlook und Fachsystemen
Lösung
Integration in Microsoft Teams und Outlook; E-Mails & Dokumente werden direkt in Akten übernommen.
Herausforderung
ERP-/CRM-Informationen fehlen im Kontext.
Lösung
Integrieren Sie mit COSMO-Erweiterungen Stammdaten und Belege aus Dynamics 365 direkt in die Akte. So genießen Sie eine 360°-Sicht.
Herausforderung
Hoher manueller Ablage- und Pflegeaufwand
Lösung
Vorlagen, No-Code-Formulare, Metadatenvererbung und KI-gestützte Klassifikation reduzieren Ihren Aufwand erheblich.
Herausforderung
Unsichere Archivierung und Auditfähigkeit
Lösung
Profitieren Sie von GoBD-/gesetzeskonformer Archivierung mit Microsoft Purview, inklusive vollständiger Historie und Nachweise.
Herausforderung
Intransparente Projekt-/Prozesssteuerung
Lösung
Dashboards und Reporting mit Power BI schaffen für Sie Transparenz zu Status, Fristen und Vollständigkeit.
Herausforderung
Uneinheitliche Klassifikation erschwert Compliance.
Lösung
Shareflex AI Studio standardisiert Klassifikation, reichert Metadaten an und erhöht Ihre Datenqualität.

Funktionen - was unter der Haube steckt

1.

Digitale Akten

Standardisierte Dossiers, Vorlagen, Preview

2.

Suche & Cockpit

Volltext, Metadaten, Postkörbe

3.

Workflows

Prüfung und Freigaben, Delegation, Eskalation

4.

Dynamics-Integration

COSMO DMS for BC/CRM

5.

Teams & Outlook

Überführung von E-Mails direkt in die Akten

6.

Archivierung

GoBD, Purview, Versionen

7.

Shareflex AI Studio

KI-Klassifikation, Extraktion

Schauen Sie mal rein - so läuft das System in der Praxis

Bild vergrößern
Shareflex Documents Cockpit: Vorgänge, Aktionen und Stammdaten in einer Übersicht – schneller Zugriff auf alle DMS-Funktionen.

Shareflex Documents Cockpit: Vorgänge, Aktionen und Stammdaten in einer Übersicht – schneller Zugriff auf alle DMS-Funktionen.

Projekt-, Personal- und Vertragsakten auf Basis von SharePoint Online

Bauen Sie kundenindividuelle Fachanwendungen: Projekt-, Personal-, Kunden- oder Vertragsakten mit Vorlagen, Fristen, Aufgaben und mehrstufigen Freigaben. Arbeiten Sie nahtlos in SharePoint, Teams und Outlook, integrieren Sie Dynamics 365 und archivieren Sie GoBD-konform mit Microsoft Purview. Ihre Arbeit wird erleichtert, Wachstum unterstützt und Entscheidungen werden verlässlicher.  

unverbindliche beratung

In diesen Branchen spielt die Dokumentenmanagement-Software ihre Stärken aus

Inhaltsslider

Chemieindustrie

Die Chemiebranche kämpft mit gestörten Lieferketten, hohen Energiekosten und strengen Vorgaben zur Nachhaltigkeit. Die digitale Transformation hilft Ihrem Unternehmen, diese Herausforderungen zu meistern: mit effizienten Prozessen, einheitlichen Daten und flexiblen Strukturen. So rücken Sie auch näher an Ihre Kunden.

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Maschinen- und Anlagenbau

Digitalisierung im Maschinen- und Anlagenbau: effiziente und transparente Prozesse, die diskrete Fertiger unterstützen und zukunftssicher machen.

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Pharmaindustrie

Software für die Pharmaindustrie auf Microsoft‑Basis: durchgängige Prozesse, integrierte Compliance, geringer Validierungsaufwand und sichere Datenflüsse.

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Dienstleistungsbranche

Als Projektdienstleister sind Sie vom Fachkräftemangel besonders betroffen. Die digitale Transformation hilft Ihnen, die Folgen besser abzufedern. Mit unserer Softwarelösung für Projektdienstleister profitiert Ihr Unternehmen von effizienten Prozessen, transparenten Daten und zusätzlichen Kapazitäten.

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Farben- und Lackindustrie

End-to-End-Prozesse für die Farben- und Lackindustrie: integrierte Qualitätssicherung, sichere Compliance und transparente Steuerung komplexer Abläufe.

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Geräte- und Apparatebau

Software Apparatebau und Gerätebau: Optimieren Sie Prozesse, senken Sie Kosten und steuern Sie Varianten, Konstruktion und Produktion in Microsoft Dynamics 365.

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Handel

Digitalisierung im Handel: End-to-End-Lösungen, B2B E-Commerce, PIM, Omnichannel, Compliance & KI. Effizienz steigern. Jetzt beraten lassen.

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Kunststoffindustrie

Software für die Kunststoffindustrie: End‑to‑End vernetzte Prozesse im Spritzguss und der Extrusion – für Transparenz, Effizienz und sichere Entscheidungen.

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Medizintechnik

COSMO CONSULT unterstützt Medizintechnik-Unternehmen dabei, Prozesse zu optimieren, Transparenz zu steigern und zukunftssicher zu handeln.

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Nahrungsmittel- und Futtermittelindustrie

Software für die Lebensmittelindustrie: Microsoft‑basierte Lösungen für genaue Rückverfolgbarkeit, hohe Produktqualität & End‑to‑End‑Prozesse.

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ÖPNV & SPNV

Digitale Lösungen für den ÖPNV: Prozesse vereinfachen, Fahrgastservice verbessern, Zukunft gestalten. Jetzt beraten lassen und Innovation erleben!

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COSMO CONSULT – Ihr Partner für Dokumentenmanagement

Mit COSMO CONSULT haben Sie einen erfahrenen Partner für die Einführung von Shareflex Document Management an Ihrer Seite. Von der Analyse Ihrer Dokumenten- und Arbeitsprozesse über die Implementierung und Schulung bis hin zum laufenden Support begleiten wir Sie ganzheitlich – und sorgen dafür, dass Ihre Dokumentenablage effizient, strukturiert und transparent funktioniert. 

Unsere Expert*innen verbinden Shareflex nahtlos mit Microsoft 365 und schaffen klare Strukturen, hohe Benutzerakzeptanz und reibungslose Zusammenarbeit im Team. Mit COSMO CONSULT profitieren Sie von Best Practices, einer schnellen Einführung und einer Dokumentenmanagement‑Lösung, die sich flexibel an Ihre Prozesse anpasst. 

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Aktuelle Auszeichnungen

6x Microsoft Solutions Partner
In allen Kategorien ausgezeichnet mit Microsofts höchstem Qualitätssiegel.

6x Microsoft Solutions Partner

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Seit 2014 jedes Jahr unter den Top 1 % Partnern weltweit.

Microsoft Dynamics Inner Circle

Seit 2014 jedes Jahr unter den Top 1 % Partnern weltweit.

Unter den besten 0,4 % aller Arbeitgeber in Deutschland.

Top-Arbeitgeber

Unter den besten 0,4 % aller Arbeitgeber in Deutschland.

Führender Data-&-Analytics-Partner: 11× Leader, mehrfach Platz 1 und 100 % Weiterempfehlung.

BARC-Studie 2026

Führender Data-&-Analytics-Partner: 11× Leader, mehrfach Platz 1 und 100 % Weiterempfehlung.

Häufig gestellte Fragen

Ihr Experte für Shareflex Document Management

Als Kontakt für Shareflex Document Management bei COSMO CONSULT begleitet Sie Andreas Eckstein von der ersten Idee bis zum Rollout. Er versteht Ihre Anforderungen an digitale Akten, Workflows und Microsoft 365/SharePoint und zeigt praxistaugliche Wege zu mehr Transparenz, Compliance und Produktivität. Melden Sie sich! Wir finden die passende Lösung.

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Andreas Eckstein

Sales Consultant & Business Development Manager

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