Business Central: Soluția ERP care unifică datele și elimină fișiere disparate

Cuprins

De ce fișierele separate nu mai sunt suficiente pentru companiile moderne
Ce este Business Central?
Problemele majore cauzate de fișiere disparate în companii
Cum rezolvă Business Central provocările cauzate de lipsa unui sistem ERP
Beneficiile Dynamics 365 Business Central
Exemple concrete
Încă lucrezi cu fișiere separate?

De ce fișierele separate nu mai sunt suficiente pentru companiile moderne

În multe companii, fișierele separate (e.g. Microsoft Excel) au fost ani la rând instrumente de bază pentru gestionarea datelor financiare, a stocurilor și a vânzărilor. Totuși, pe măsură ce afacerea crește, lucrul cu fișiere izolate devine ineficient și riscant. Lipsa integrării între departamente, erorile umane și munca duplicată pot încetini serios performanța companiei.

Aici intervine Microsoft Dynamics 365 Business Central, o soluție ERP cloud care unifică toate datele într-o singură platformă integrată, eliminând dependența de fișiere separate și oferind vizibilitate în timp real asupra întregii afaceri.

Ce este Business Central?

Dynamics 365 Business Central este o platformă ERP completă dezvoltată de Microsoft, care integrează toate procesele cheie ale companiei într-un sistem unic: contabilitate, raportare financiară, stocuri, vânzări, achiziții, proiecte, producție și resurse umane.

Fiind o soluție ERP modernă, Business Central este scalabil, accesibil din cloud și poate fi integrat cu Microsoft 365 (Outlook, Excel, Teams), Power BI și alte aplicații critice pentru business.

Problemele majore cauzate de fișiere disparate în companii

1. Date izolate și imposibil de corelat

Fiecare departament își gestionează datele în propriile fișiere Excel, iar acestea nu sunt conectate între ele.

2. Risc ridicat de erori umane

Copierea, lipirea și introducerea manuală a datelor cresc riscul de greșeli – iar o greșeală într-un raport financiar poate avea consecințe costisitoare.

3. Muncă duplicată și redundanță

Datele se introduc de mai multe ori, în locuri diferite, ceea ce duce la pierdere de timp și confuzie operațională.

4. Lipsă de vizibilitate globală

Managerii nu pot lua decizii în timp real, deoarece trebuie să coreleze manual informații din zeci de fișiere.

Cum rezolvă Business Central provocările cauzate de lipsa unui sistem ERP

Centralizarea datelor – Business Central adună toate informațiile importante într-o singură platformă. Astfel, departamentele nu mai lucrează pe fișiere izolate, iar datele sunt disponibile în timp real, pentru toți utilizatorii autorizați. Acest lucru permite o viziune unificată asupra afacerii, în orice moment.
Automatizarea proceselor – Nu mai este nevoie de prelucrarea manuală a datelor, iar majoritatea calculelor și raportărilor sunt realizate automat. Aceasta reduce riscul de erori și economisește mult timp.
Integrarea cu alte sisteme – Business Central poate fi integrat cu alte platforme folosite de companie (de exemplu, sisteme CRM, soluții de comerț electronic sau platforme de plăți), facilitând un flux continuu de informații între departamente și cu partenerii externi.
Accesibilitatea în timp real – Datele sunt actualizate în timp real, ceea ce înseamnă că managementul și angajații pot lua decizii bazate pe cele mai recente informații. De asemenea, rapoartele pot fi personalizate și accesate oricând, eliminând necesitatea de a căuta prin multiple fișiere.
Analiza avansată și rapoarte personalizate – Business Central vine cu instrumente de raportare avansate care permit crearea de rapoarte financiare și de business detaliate, într-un format ușor de înțeles. În loc să investești ore întregi în crearea manuală de rapoarte, Business Central face acest lucru rapid și corect.

Beneficiile Dynamics 365 Business Central

Eficiență sporită – Cu toate datele centralizate și procesul de lucru automatizat, angajații pot economisi timp prețios pe care îl pot dedica unor activități cu adevărat valoroase.
Decizii mai informate – Accesul instant la date corecte și actualizate permite echipelor de management să ia decizii strategice rapide, bazate pe informații relevante și precise.
Scalabilitate – Pe măsură ce afacerea ta crește, Business Central poate să se adapteze nevoilor tale, oferind funcționalități suplimentare fără a fi nevoie de schimbarea întregului sistem.
Reducerea riscurilor de erori – Automizarea proceselor și centralizarea datelor reduce semnificativ riscurile de erori și incoerențe.
Siguranța datelor – Business Central beneficiază de cele mai bune standarde de securitate, iar datele sunt stocate într-un mediu protejat și accesibile doar celor autorizați.

Exemple concrete

1. Raportul de Vânzări per Client (Customer Top 10 List)

Acest raport detaliază vânzările pentru fiecare client, ajutându-te să înțelegi cine sunt cei mai profitabili clienți și ce volume de vânzări generează aceștia. Business Central permite filtrarea pe diverse perioade (lunar, trimestrial, anual).

Funcționalități Business Central: Poți segmenta datele pe tipuri de produse, locuri de vânzare sau grupuri de clienți. În plus, poți solicita crearea de rapoarte personalizate care includ discounturi acordate, statusul plăților și detalii privind istoricul comenzilor.

2. Raportul de Vânzări articole per Client (Customer Item Sales)

Business Central permite monitorizarea vânzărilor per client si fiecare produs. Este util pentru a analiza tendințele de vânzare, comportamentele clienților și a optimiza stocurile.

Funcționalități Business Central: Acest raport include analiza detaliată a marjei de profit pe fiecare produs, oferind informații esențiale pentru decizii rapide legate de aprovizionare și marketing. În cazul în care compania operează pe mai multe locații, raportul poate include informații despre vânzările din fiecare locație sau magazin.

3. Raportul de Achiziții per Furnizor (Vendor Purchase List)

Un raport esențial pentru managementul eficient al relațiilor cu furnizorii. În Business Central, acest raport detaliază toate achizițiile de la fiecare furnizor, incluzând valoarea totală a achizițiilor.

Funcționalități Business Central: Acest raport poate fi personalizat (cu instrumente precum Power BI) pentru a include informații despre plățile restante, termenele de livrare și performanța furnizorilor în raport cu condițiile de contract.

4. Raportul de Analiză a Stocurilor (Inventory Valuation)

Business Central oferă un raport detaliat despre stocuri, incluzând valoarea acestora. Acest raport ajută echipele de achiziții și logistică să analizeze performanța stocurilor, pentru a preveni supra- sau sub-stocarea.

Funcționalități Business Central: Poți vizualiza datele pe categorii de produse, locații, și tipuri de stocuri (ex. stocuri în tranzit sau stocuri nefinalizate), iar integrarea cu datele de vânzări ajută la optimizarea aprovizionării.

5. Raportul de Cash Flow (Cash Flow Forecast customizabil în modulul de Reporting)

Acesta este un raport de management care prezintă fluxul de numerar al companiei, evidențiind atât veniturile cât și cheltuielile. Business Central folosește date în timp real pentru a prezenta prognoze financiare exacte, esențiale pentru gestionarea eficientă a lichidităților.

Funcționalități Business Central: Raportul poate include tranzacțiile planificate, facturile neîncasate, plățile de furnizori și orice alte mișcări de numerar importante, și poate fi ajustat pe diverse scenarii financiare.

Încă lucrezi cu fișiere separate?

Scrie-ne ca să afli cum te poate ajuta Business Central să renunți la o administrare ineficientă și să-ți organizezi mai bine datele.