Dynamics 365 Business Central: Automatizarea fluxurilor de lucru esențiale

În continuare vom explora cele mai importante fluxuri de lucru pe care le poți automatiza în Business Central – de la aprobări financiare și managementul comenzilor, până la gestionarea serviciilor, notificări automate și sarcini recurente. Fiecare dintre aceste automatizări are un rol clar în optimizarea operațiunilor și în susținerea unei creșteri sustenabile a afacerii.

Automatizarea proceselor de vânzare

Vânzările reprezintă motorul oricărei afaceri, iar eficiența în gestionarea acestora este esențială pentru succesul pe termen lung. Automatizarea proceselor de vânzare în Business Central contribuie la reducerea timpului alocat operațiunilor repetitive, minimizează erorile și asigură o experiență mai coerentă pentru clienți.

• Generarea ofertelor de vânzare
  Pe baza unor șabloane predefinite, sistemul poate propune oferte personalizate, rapid și cu un efort minim.
• Aprobarea inteligentă a reducerilor comerciale
  Reducerile standard pot fi aplicate automat, în timp ce acelea care depășesc un anumit prag valoric sunt direcționate automat către managerul de vânzări pentru aprobare.
• Emiterea automată a facturilor de vânzare
  Facturile pot fi generate automat pentru comenzi recurente, fără a necesita intervenție manuală la fiecare ciclu de facturare.

• Sugerarea articolelor similare cu ajutorul Copilot, asistenul AI integrat în platformă, pe baza descrierii articolul sau atributelor definite la nivel de articol.

  Această funcționalitate este esențială pentru companiile care doresc să evite întârzierile în livrare și să mențină un nivel ridicat de satisfacție al clienților.

Automatizarea proceselor de achiziții

Procesele de achiziție joacă un rol crucial în asigurarea continuității operaționale și în menținerea unui nivel optim al stocurilor. Automatizarea acestor activități în Business Central contribuie la eficientizarea lanțului de aprovizionare, reducerea riscurilor și îmbunătățirea colaborării între departamente.

• Generarea automată a solicitărilor de aprovizionare
  Pe baza nivelurilor minime de stoc configurate pentru fiecare articol, sistemul poate iniția automat cereri de reaprovizionare sau comenzi de cumpărare, evitând astfel rupturile de stoc și întârzierile în producție sau livrare.
• Fluxuri de aprobare pentru comenzile de achiziție
  Comenzile de cumpărare pot fi supuse unui proces automatizat de aprobare, în funcție de criterii precum valoarea totală, tipul de produs sau furnizorul selectat. Astfel, se asigură controlul bugetar și trasabilitatea deciziilor.

• Generarea automată a facturilor de achiziție

  Business Central permite generarea automată a facturilor de achiziție pe baza comenzilor aprobate și a recepțiilor de marfă.

Automatizarea managementului stocurilor

O gestionare eficientă a stocurilor este esențială pentru echilibrul operațional al companiei. Automatizarea acestui proces în Dynamics 365 Business Central contribuie la evitarea supra-stocării, la reducerea pierderilor și la asigurarea unei disponibilități constante a produselor. 

• Actualizare automată și în timp real a stocurilor
  Sistemul actualizează automat cantitățile disponibile pe măsură ce sunt înregistrate vânzări, achiziții, transferuri sau consumuri interne, oferind vizibilitate completă asupra nivelului de stocuri în orice moment.
• Generarea automată a rapoartelor de inventar
  Sistemul poate crea periodic rapoarte de inventar detaliate, utile pentru audituri interne, reconcilierea stocurilor sau analiză managerială. Acestea pot fi programate să ruleze automat și trimise către persoanele desemnate.

• Automatizarea procesului de transfer de stoc între locații

  Pentru companiile cu mai multe depozite sau locații, se pot automatiza transferurile de stoc între acestea, în funcție de nivelurile de inventar.

• Crearea in batch a unitatilor de stoc pentru articole 

  În Microsoft Dynamics 365 Business Central, stockkeeping units (SKU) sunt esențiale pentru gestionarea detaliată a articolelor în funcție de locație și variantă. Crearea automată a acestora poate simplifica semnificativ procesele de planificare si aprovizionare.

Automatizarea proceselor financiare

Precizia și promptitudinea proceselor financiare sunt esențiale pentru stabilitatea și sănătatea financiară a organizației. Automatizarea acestor procese în Business Central optimizează fluxurile de lucru, reduce riscurile și asigură conformitatea cu politicile interne și reglementările în vigoare.

• Emiterea automată a facturilor recurente
  Pentru serviciile cu abonament sau contracte pe termen lung, sistemul poate genera și transmite automat facturile la intervale prestabilite, eliminând necesitatea intervenției manuale.
• Trimiterea automată a notificărilor de plată
  Clienții sunt alertați prin notificări înainte și după termenele de plată, contribuind la îmbunătățirea colectării și la reducerea întârzierilor.
• Aplicarea automată a penalităților pentru întârziere
  Penalitățile pentru plățile întârziate pot fi calculate și aplicate automat, conform politicilor comerciale, asigurând respectarea condițiilor contractuale și stimulând plata la timp.

• Reconcilierea bancară în Business Central 

  Permite importul fișierelor electronice și maparea automată a încasărilor primite cu facturile clienților.

Automatizarea proceselor de producție

Pentru companiile din sectorul de producție, Business Central oferă instrumente avansate pentru planificarea și programarea operațiunilor, asigurând un flux de lucru coerent și eficient. Sistemul permite:

• Generarea automată a ordinelor de producție necesare pentru a acoperi comenzile de vânzare, pe baza nivelului actual al stocurilor și a capacităților disponibile.
• Prioritizarea comenzilor în funcție de termenele de livrare, nivelul de urgență și gradul de profitabilitate.
• Automatizarea aprobărilor pentru modificări în rețetele și rutele de producție permite ca orice schimbare să fie gestionată printr-un proces formal de aprobare, asigurând control și conformitate.
• Generarea automată a facturilor de service permite sistemului să emită facturi periodic (lunar, trimestrial etc.), conform condițiilor stabilite în contractele de service.
• Programarea automată a comenzilor de service permite generarea de comenzi în mod recurent, pentru echipamente sau clienți, conform parametrilor stabiliți în contractele de service.
• Reînnoirea automată a contractelor de service permite extinderea automată a valabilității acestora la expirare, conform setărilor prestabilite din sistem.

Automatizarea proceselor de service și mentenanță post-vânzare

Pentru companiile care oferă servicii post-vânzare, Business Central permite digitalizarea și automatizarea completă a activităților de service și mentenanță, contribuind la creșterea satisfacției clienților și eficienței operaționale.

 

Automatizarea fluxurilor de lucru esențiale în Dynamics 365 Business Central nu este doar o tendință, ci o necesitate pentru companiile care doresc să rămână competitive. Implementând procese automatizate, companiile pot reduce costurile, pot răspunde mai rapid cerințelor pieței, pot asigura acuratețea datelor și pot îmbunătăți satisfacția clienților și a angajaților.

Microsoft Dynamics 365 Business Central este un partener de încredere în această transformare, oferind flexibilitate, scalabilitate și integrare completă a tuturor proceselor afacerii tale.

Începe astăzi să automatizezi procesele esențiale și vei observa rapid cum productivitatea și eficiența companiei tale ating noi niveluri. Programează o întâlnire cu noi și află ce ar înseamna automatizarea fluxurilor pentru afacerea ta.