Dynamics 365 Business Central SaaS vs. On-premise: analiza costurilor și opțiuni de licențiere

Cuprins

Ce costuri implică Business Central SaaS vs. on-premise?
Ce trebuie să știi despre licențierea Business Central SaaS?
Concluzie

În peisajul digital actual, alegerea soluției ERP potrivite este crucială pentru succesul oricărei afaceri. Microsoft Dynamics 365 Business Central, disponibil atât ca soluție Software as a Service (SaaS), cât și în implementări tradiționale (on-premise), oferă flexibilitate, dar ridică și întrebări importante legate de costuri și licențiere. Acest articol își propune să clarifice aceste aspecte, oferind o analiză comparativă detaliată.

Ce costuri implică Business Central SaaS vs. on-premise?

Migrarea către o soluție cloud precum Business Central SaaS aduce o schimbare fundamentală în structura costurilor, mutând accentul de la investiții inițiale mari în infrastructură la un model de abonament lunar, predictibil.

1. Costuri de licențiere:

Dynamics 365 Business Central SaaS: modelul SaaS funcționează pe bază de abonament lunar, per utilizator. Acesta oferă o flexibilitate semnificativă, permițându-ți să ajustezi numărul de utilizatori în funcție de nevoile curente ale afacerii tale, fără a fi nevoie de investiții masive în licențe. Există, de asemenea, programe de suport financiar precum "Bridge to the Cloud" de la Microsoft, care pot oferi reduceri atractive pentru tranziția de la soluțiile on-premise (precum Dynamics NAV/ 365 Business Central).
Dynamics NAV/ 365 Business Central On-Premise: un sistem ERP tradițional implică achiziția inițială a licențelor, care reprezintă o investiție considerabilă. Pe lângă aceasta, există costuri anuale de mentenanță a licențelor („Enhanced Plan” - EP), care asigură accesul la actualizări și suport.

2. Costuri de infrastructură:

Dynamics 365 Business Central SaaS: unul dintre cele mai mari avantaje ale SaaS este eliminarea costurilor legate de infrastructura IT. Nu mai este nevoie de investiții în servere performante, hardware, echipamente de rețea sau spațiu de stocare și licențe software aferente. Soluția este găzduită pe platforma Microsoft Azure, care oferă un nivel înalt de securitate fizică și disponibilitate constantă.
Dynamics NAV/ 365 Business Central On-Premise: implementarea unui sistem ERP on-premise necesită investiții substanțiale în infrastructura hardware și software, inclusiv servere, sisteme de operare, baze de date și soluții de backup. Aceste costuri inițiale sunt adesea însoțite de cheltuieli continue pentru energie, răcire și spațiu de server.

3. Costuri de mentenanță și upgrade:

Dynamics 365 Business Central SaaS: cu Business Central Online, costurile de mentenanță și upgrade sunt eliminate în mare măsură. Soluția este actualizată automat de catre Microsoft, asigurându-te că ai întotdeauna acces la versiunea actuală și la îmbunătățiri continue ale aplicației, fără a fi nevoie să efectuezi upgrade-uri majore costisitoare. Resursele IT interne sunt degrevate de această sarcină, precum și de riscurile asociate cu procesele de upgrade.
Dynamics NAV/ 365 Business Central On-Premise: soluțiile on-premise necesită mentenanță regulată a sistemului, patch-uri de securitate și upgrade-uri majore periodice. Aceste procese pot fi complexe, consumatoare de timp și costisitoare, necesitând adesea implicarea unor consultanți externi. Durata de viață a soluțiilor on-premise este, de asemenea, limitată, necesitând planificarea unor noi investiții pe termen lung în soluție și infrastructură.

4. Costul total de proprietate (TCO - Total Cost of Ownership):

Dynamics 365 Business Central SaaS: calculul TCO arată că trecerea la SaaS este rentabilă si pe termen mediu. Deși există taxe de abonament lunare, economiile realizate prin eliminarea costurilor de infrastructură, mentenanță și upgrade, precum și prin degrevarea resurselor IT, duc la un cost total de proprietate mai mic. COSMO CONSULT oferă servicii de upgrade pentru a facilita această tranziție cât mai eficientă din punct de vedere al costurilor.
Dynamics NAV/ 365 Business Central On-Premise: deși investiția inițială poate părea unică, TCO-ul unui sistem ERP tradițional este adesea mai mare pe termen lung, din cauza costurilor recurente de mentenanță, upgrade-uri, personal IT dedicat si calificat și deprecierea echipamentului hardware.

Ce trebuie să știi despre licențierea Business Central SaaS?

Înțelegerea modelului de licențiere este esențială pentru a optimiza investiția în Dynamics 365 Business Central SaaS.

1. Tipurile de licențe:

Dynamics 365 Business Central SaaS oferă mai multe tipuri de licențe, adaptate nevoilor diverse ale utilizatorilor dintr-o organizație:

Licență „Premium”: această licență oferă acces complet la toate modulele Dynamics 365 Business Central, inclusiv funcționalități avansate de producție și de management al service-ului. Este ideală pentru companiile cu procese complexe de fabricație sau service.
Licență „Essentials”: acoperă funcționalitățile de bază ale unui sistem ERP, cum ar fi managementul financiar, vânzări, achiziții, stocuri și managementul proiectelor. Este potrivită pentru majoritatea companiilor mici și mijlocii.
Licență „Device”: acest tip de licențiere este destinat dispozitivelor partajate, permițând mai multor utilizatori să acceseze Dynamics 365 Business Central de pe același dispozitiv (de exemplu, un terminal de depozit) pentru sarcini specifice.
Licență „Team Member”: acest tip de licențiere oferă acces limitat la funcționalități precum citirea datelor, aprobări, introducerea orelor de lucru sau a cheltuielilor. Este ideală pentru utilizatorii care au nevoie doar de interacțiuni ocazionale cu sistemul.

2. Diferențele „Essentials” vs. „Premium”:

Principala diferență între licențele Essentials și Premium constă în setul de funcționalități avansate la care aceasta din urma oferă acces. Licența „Premium” include toate capacitățile licenței „Essentials”, la care se adaugă modulele de Producție (Manufacturing) și Managementul activității de service (Service Management). Dacă afacerea ta implică procese de fabricație complexe sau gestionarea extinsă a activității de service, licența „Premium” este necesară. Pentru majoritatea operațiunilor de bază, licența „Essentials” este suficientă.

Concluzie

Tranziția la Dynamics 365 Business Central SaaS reprezintă o decizie strategică ce poate aduce beneficii semnificative în ceea ce privește flexibilitatea costurilor, reducerea complexității IT și accesul constant la cele mai noi inovații. Înțelegerea profundă a modelului de licențiere și a structurii costurilor îți va permite să maximizezi valoarea investiției și să asiguri o tranziție lină către un viitor digital mai eficient.

Ești interesat?

Pentru o analiză personalizată a TCO-ului și a opțiunilor de licențiere, nu ezita să ne contactezi.