Effizienz trifft Menschlichkeit

Dabei war die Erkenntnis, dass digitale Prozesse die Verwaltung voranbringen können, schon damals nicht neu. Nur waren die einzelnen Standorte wie Inseln organisiert, und die meisten Dokumente wurden lokal auf verschiedenen Laufwerken gespeichert. Zudem verhinderte das Betriebssystem, dass Teams gemeinsam an Dokumenten arbeiten konnten. Oft zirkulierten mehrere Kopien, sodass es manchmal schwierig war, die aktuelle Version zu identifizieren. Zwar gab es ein durchdachtes Konzept für das Qualitätsmanagement, aber es fehlten einheitliche Prozesse, um die Richtlinien unternehmensweit umzusetzen. „Bei Audits galten wir zwar als ambitioniert, doch es zeigte sich auch, dass die Prozesse im betrieblichen Alltag nicht immer funktionierten“, sagt Alexander Lohse. Das Digitalisierungsprojekt, das die AWO SSZ daraufhin auf den Weg brachte, sollte alle Standorte in digitalen Strukturen verbinden. Ganz oben auf der Wunschliste stand eine zentrale Dokumentenablage, die künftig die Aktualität und Historie einzelner Dokumente transparent widerspiegelt. Zudem galt es, die Zusammenarbeit zwischen den Standorten und innerhalb der Teams durch einfache, automatische Korrektur- und Freigabeprozesse zu fördern.

Den Zuschlag für die Umsetzung des Digitalisierungsprojektes erhielt die COSMO CONSULT-Gruppe. „Wir kannten COSMO CONSULT von verschiedenen Veranstaltungen. Wir waren von den Lösungsansätzen überzeugt und daher sicher, dass sich alles realisieren lässt“, begründet Geschäftsführer Lohse die Wahl. In Sachen Technologie entschied sich das Projektteam für Microsoft SharePoint und die Erweiterung Shareflex. In der Cloud-basierten Lösung sind Dokumenten- und Qualitätsmanagement eng miteinander verzahnt. Für die AWO SSZ ist das ein großer Vorteil, denn viele Dokumente werden sowohl im Qualitätsmanagement als auch in anderen Unternehmensbereichen benötigt. „So arbeiten wir mit einem Dokument und nicht mit verschiedenen Varianten. Anhand der Versionierung sehen wir, wer es zuletzt bearbeitet hat und welche Änderungen vorgenommen wurden“, erklärt Alexander Lohse. Zwar fallen bei Shareflex monatliche Mietkosten an, dafür spart man sich die sonst üblichen Lizenzgebühren und den Betrieb eigener Server. Wichtiger noch: Das kleine IT-Team wird von aufwendiger Administration entlastet und hat mehr Raum für zukunftsweisende Projekte. 

Die erste Aufgabe des Projektteams bestand in einer detaillierten Analyse der Ist-Situation. So galt es herauszufinden, mit welchen Systemen gearbeitet wird, welche Art von Dokumenten im Unternehmen zirkulieren und wie die Prozesslandschaft aussieht. Ein Abgleich mit den Projektzielen verriet dann, welche Prozesse im Fokus stehen und welche besonderen Anforderungen diese an das System stellen. „Darauf aufbauend konnten wir einen Fahrplan für die verschiedenen Bereiche und Standorte entwickeln“, blickt Lohse zurück. Shareflex ist keine klassische Software mit einem klar definiertem Funktionsumfang. Vielmehr gibt das System einen technischen Rahmen vor, den man dann mit verschiedenen Bausteinen füllen kann. Bei der AWO SSZ waren es am Ende 18 Module, vom Fuhrparkmanagement über Qualitätsmanagement bis hin zur Finanzbuchhaltung, die exakt auf die Anforderungen der Organisation konfiguriert wurden. 

Das klingt kleinteilig, doch die eigentlichen Herausforderungen lagen auf organisatorischer Ebene. „Wir haben Papierprozesse digitalisiert und Aufgaben neu definiert, für die es zuvor keine klaren Vorgaben gab. Dabei haben wir Teile der Organisation buchstäblich vom Kopf auf die Füße gestellt. Das hat für viele Menschen in sehr kurzer Zeit sehr viel verändert. Und das alles parallel zu der ohnehin belastenden Situation während der Pandemie“, erklärt Alexander Lohse. Hinzu kam, dass die Rahmenbedingungen für die Digitalisierung bei der AWO SSZ anders waren als in vielen Wirtschaftsunternehmen. Ein großer Teil der Mitarbeiter*innen arbeitet nah am Menschen und hat daher wenig Berührungspunkte mit digitalen Strukturen. Für sie war der Weg in die digitale Welt am weitesten. Um sie optimal zu begleiten, setzte das Projektteam auf Schulungen und ein professionelles Change Management. „Eine wichtige Rolle haben dabei unsere Champions gespielt. Das sind Mitarbeiter*innen, die sich bereits mit dem digitalen Dokumentenmanagement auskennen, andere abholen und im besten Fall begeistern können“, ergänzt Geschäftsführer Lohse. 

Mit der Kombination aus Training und Mentoren ist es dem Projektteam gelungen, die Menschen auf die Reise in die digitale Arbeitswelt mitzunehmen. Und auch wenn nicht jeder zum Enthusiasten geworden ist, so ist man sich bei der AWO SSZ doch einig, das Richtige zu tun. „Wer überwiegend operativ arbeitet, zieht keinen großen Mehrwert aus den digitalen Prozessen. Natürlich ist dann auch das Interesse an dem Thema geringer. Die Kolleg*innen, die viel mit Dokumenten zu tun haben, sind mittlerweile größtenteils begeistert“, zieht Alexander Lohse eine positive Bilanz. 

Die Projektergebnisse geben ihm recht: Shareflex wird bereits von bis zu 700 Menschen an den 21 Standorten der AWO SSZ genutzt. Digitale Workflows helfen zum Beispiel, das Catering für Veranstaltungen zu bestellen, neue Projekte zu beantragen oder Fehler im Qualitätsmanagement zu dokumentieren. Die größten Fortschritte verzeichnet das Projektteam jedoch beim Dokumentenmanagement. „Früher haben wir Verträge in Papierform dezentral in Ordnern aufbewahrt. Heute ist fast alles digital und mit wenigen Klicks sind wir umfassend informiert“, freut sich Lohse. Der aktuelle Stand, die Zuständigkeiten und Versionen der Dokumente – alles liege wie ein offenes Buch auf dem Tisch. Recherchen haben sich dadurch erheblich vereinfacht.

Wo immer es um Menschen geht, sind Daten meist sensibel. Der verbesserte Datenschutz des neuen Systems ist daher ein Punkt, von dem die AWO SSZ besonders profitiert. „Im alten Dateisystem konnte es leicht passieren, dass ein Dokument im falschen Ordner landete. Heute können wir genau einstellen, wer was sehen und das Dokument herunterladen oder ändern darf. Und über die Zugriffsmatrix erkennt man, welche Mitarbeiter bereits auf eine bestimmte Datei zugegriffen haben“, erklärt Alexander Lohse. Selbst die Prüfer lobten das neue System beim letzten Audit. „Sie haben uns bestätigt, dass wir damit in unserer Branche führend sind“, ergänzt er.

Derzeit konsolidiert das Projektteam Shareflex, nimmt kleinere Anpassungen vor und ergänzt weitere Daten. „Wir haben uns zuerst auf jene Dokumente konzentriert, die bereits in digitaler Form vorlagen. Jetzt digitalisieren wir unser ganzes Papierarchiv“, erklärt Lohse. Wenn erst einmal alle Dokumente im System und alle Mitarbeiter*innen eingearbeitet sind, werde der Nutzwert der Investition hoch sein, ist er sich sicher. Dabei ist das Dokumenten- und Qualitätsmanagement nur ein Baustein der digitalen Strategie. Parallel arbeitet die AWO SSZ schon am nächsten Projekt: Die technisch veraltete Warenwirtschaft soll durch ein modernes Enterprise Resource Planning (ERP)-System ersetzt werden. Gut möglich, dass es nach den guten Erfahrungen mit Shareflex, wieder eine Lösung von Microsoft wird, die dann wieder von COSMO CONSULT eingeführt wird.