Zöller-Gruppe optimiert mit modernem ERP-System Prozesse und Produkte

Die globale Fertigung stellt besonders die Zöller-Gruppe vor Herausforderungen bei der internationalen Abstimmung. Schließlich geht es bei den Produkten längst nicht mehr allein um die Hardware, sondern um die geschickte Kombination von Maschinen und ergänzenden Services, die Entsorgungs- und Recyclingbetriebe einen deutlich höheren Mehrwert bieten. Die Anforderungen privater und kommunaler Entsorger gehen dabei oft weit auseinander. Hinzu kommen regional unterschiedliche regulatorische Vorgaben, zum Beispiel zur Kreislaufwirtschaft. Variabel zu sein, ist daher ein wichtiger Faktor für den Erfolg von Kirchhoff Ecotec. Und diese Beweglichkeit und Kundenorientierung erwartet die Unternehmensgruppe auch von der IT und ihren Partnern. 

In Sachen Business Software arbeitet Kirchhoff Ecotec seit vielen Jahren mit dem Digitalisierungsspezialisten COSMO CONSULT zusammen. Was bei der Tochtergesellschaft Zöller Kipper in Mainz begann, dehnte sich im Laufe der Zeit auf andere Gesellschaften aus. Das gilt besonders in den letzten Jahren, da die Zöller-Gruppe die heterogene IT-Landschaft an den verschiedenen Standorten sukzessive vereinheitlicht. Bislang agierten die einzelnen Gesellschaften der Gruppe autark und trafen auch ihre IT-Entscheidungen oft selbst. Die Folge: Meist wurden Microsoft-Lösungen eingesetzt, doch in unterschiedlichen Versionen und teils veraltet. Viele Abläufe waren zeitintensiv, stark papierbasiert und ließen sich mit den vorhandenen Systemen kaum digitalisieren. In der Logistik und der Produktion fehlte die mobile Unterstützung. Ein weiteres Problem war, dass es so gut wie keine einheitlichen Datenstrukturen gab: Artikelnummern, Kundenakten und Prozessstrukturen waren teils unterschiedlich und oft doppelt vorhanden. Das bremste die Zusammenarbeit zwischen den Gesellschaften. Gleichzeitig forderte der Markt mehr digitalen Datenaustausch und transparente Abläufe.  

Gemeinsam mit COSMO CONSULT entschied Kirchhoff Ecotec, ihre Daten und Prozesse zu vereinheitlichen, zu modernisieren und gleichzeitig zu vereinfachen. „Das ist jedoch nur möglich, wenn man unternehmensweit einheitlich oder zumindest sehr ähnlich arbeitet", weiß Rafael Kutz. Basis hierfür soll künftig das ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central sein. Die gemeinsamen Strukturen, so der Plan, sollen die interne Kommunikation verbessern und die einzelnen Gesellschaften der Gruppe auf Prozessebene näher zusammenbringen. Besonders wichtig waren dabei schlanke Intercompany-Strukturen, um die Konzernrechnungslegung zu vereinfachen. Dabei legte das Projektteam viel Wert auf Datenhoheit und eigene Server. Für Rafael Kutz, CDO der Kirchhoff Ecotec-Gruppe, war klar, dass man digitale Prozesse nah am Kunden entwickeln muss: „Was bei Zöller Kipper im direkten Kundenkontakt gut funktioniert, kann später als Standard der gesamten Gruppe helfen.“ 

So ging es bei der Softwareauswahl zunächst darum, welchen handfesten Nutzen die einzelnen Lösungen für Unternehmen, Anwender und Kunden haben. Zöller verglich verschiedene Systeme, darunter auch Konzernsysteme wie SAP. Doch am Ende zeigte sich: die Vereinheitlichung der Daten und Prozesse würde die mittelständisch geprägten Gesellschaften der Zöller-Gruppe überfordern. Stattdessen fiel die Wahl auf Microsoft Dynamics 365 Business Central. Zum einen, weil es in der Gruppe eigenes Know-how zu Microsoft-Lösungen gab, zum anderen weil keine andere Unternehmenssoftware ähnlich flexibel war. Mit Microsofts ERP-System konnte man die Eigenheiten jedes einzelnen Standorts berücksichtigen, den Datenaustausch standardisieren und zugleich unternehmensweite Prozesse weitgehend automatisieren. „Keine andere Lösung ging so unkompliziert auf unsere Bedürfnisse ein“, bringt Rafael Kutz die Gründe auf den Punkt. Zusätzlich nutzt die Zöller-Gruppe die Branchenlösung COSMO Discrete Manufacturing, um Produkte kundenbezogen zu planen, zu kalkulieren und zu produzieren. 

Dass die Chemie zwischen COSMO CONSULT und der Kirchhoff Ecotec-Gruppe stimmt, kam dem internationalen ERP-Projekt von Anfang an zugute. Entscheidend waren dabei nicht nur Technologieverständnis und Beratungsqualität, sondern auch die internationale Präsenz des Software- und Beratungshauses. „COSMO CONSULT ist international sehr gut aufgestellt. Das hat zu diesem Projekt sehr gut gepasst", erklärt Kutz. So musste die Zöller-Gruppe an den ausländischen Produktionsstandorten weder mit wechselnden Dienstleistern noch mit unterschiedlichen Branchenlösungen arbeiten – und erhielt weltweite Unterstützung aus einer Hand. "Bei COSMO CONSULT ist Partnerschaft kein Marketing-Buzzword. Konflikte, die es im Projektgeschäft immer gibt, haben wir bis jetzt stets im partnerschaftlichen Dialog aus dem Weg geräumt“, betont Rafael Kutz. 

Die größte Hürde beim Wechsel auf Dynamics 365 Business Central lagen weniger im technischen Bereich, als vielmehr bei der veränderten Arbeitsweise. Die Strategie, das Team von Anfang an einzubinden, erwies sich als zentral und zielführend für das gesamte Change Management. Das Projektteam sammelte hierfür User-Stories, etablierte regelmäßige Austauschformate und gab Anwendern eine aktive Stimme im Projekt. „Die technische Umsetzung war recht einfach. Aber jeden einzelnen Kollegen mitzunehmen, das war eine ganz andere Hausnummer. Dass wir das strukturiert angegangen sind, hat sehr geholfen" erklärt Marvin Fischer, Leiter IT-Anwendungen bei Zöller-Kipper. 

Strategisch galt es, möglichst nah am Standard des neuen ERP-Systems zu bleiben und ausufernde Sonderprogrammierungen zu vermeiden. Dennoch verlangte der hohe Serviceanspruch von Zöller gezielte Anpassungen. Gemeinsam mit COSMO CONSULT entwickelte man zum Beispiel spezielle Tabellen für die Produktakte, die alle Fahrzeuginformationen von der Fertigung bis zum Service bündeln. In der Logistik kamen moderne Handscanner von Zebra hinzu, um den Wareneingang papierlos abzuwickeln. COSMO CONSULT unterstützte zudem tatkräftig bei SQL-Themen, Performance-Optimierungen und beim Aufbau des internen Wissens zu Dynamics 365 Business Central. 

Zugleich hob man mit dem Projekt einen wertvollen Schatz, denn die Systemumstellung wirkte wie eine Inventur. Prozesse wurden unter die Lupe genommen, Verbesserungspotenziale identifiziert, Abläufe intelligenter gestaltet. Hebel, die im Tagesgeschäft wohl unsichtbar geblieben wären. Dabei galt die Devise, möglichst nah am Standard zu bleiben, denn „zu viele Sonderfälle können bei späteren Erweiterungen wie die E-Rechnung zu Problemen führen“, gibt Marvin Fischer zu bedenken. 

Während der Implementierung von Dynamics 365 Business Central bei der Tochtergesellschaft Zöller Kipper entstand ein so genannter Core, der zentrale Strukturen wie bewährte Arbeitsabläufe, Kontenpläne oder Controlling-Vorgaben umfasst. Damit lässt sich der Roll-out in weiteren Gesellschaften der Gruppe deutlich vereinfachen. Da jeder Standort unterschiedliche Anforderungen hat, können die Gesellschaften Funktionen, die nicht im Core enthalten sind, flexibel über einen internen App-Store hinzubuchen. So bleiben die Prozesse schlank und individuelle Anpassungen müssen kein zweites Mal aufgesetzt werden. Im Ergebnis gelang es der Zöller-Gruppe, international einheitliche Standards zu setzen und gleichzeitig den lokalen Spielraum der Gesellschaften zu bewahren. 

Inzwischen ist Microsoft Dynamics 365 Business Central fester Bestandteil des Arbeitsalltags an immer mehr Standorten der Zöller-Gruppe. Die Leistungsfähigkeit des Systems stimmt, und auch das Feedback der Nutzer ist überwiegend positiv. Sie schätzen die schnelle und unkomplizierte Verfügbarkeit benötigter Informationen. „Business Central gehört mittlerweile zum Arbeitstag wie die Tasse Kaffee“, sagt Marvin Fischer, IT-Abteilungsleiter, Zöller-Gruppe. Und Marvin Fischer ergänzt: „Ich bekomme inzwischen viel positives Feedback.“  

Auf operativer Ebene hat sich ebenfalls viel verbessert:  

• Einkaufsbestellungen werden digital übermittelt und direkt im System des jeweiligen Tochterunternehmens als Verkaufsaufträge angelegt.  
• Zöller erhält aktuelle Informationen zum Produktionsstand in Tschechien oder zu verfügbaren Lagerbeständen innerhalb der Gruppe.  
• Mit dem standortübergreifenden Bestandsabruf können Ersatzteile auch in anderen Ländern identifiziert und direkt versendet werden. Kunden profitieren so von schnellen Lieferungen.  
• Über das Analysewerkzeug Power BI ist es deutlich einfacher, Berichte anzupassen oder Geschäftszahlen visuell ansprechend in Dashboards aufzubereiten.  
• Smarte Forecasts helfen, den künftigen Verbrauch und Verkauf von Artikeln präzise vorherzusagen. 

Dabei darf man nicht vergessen, dass die digitale Reise der Zöller-Gruppe gerade erst Fahrt aufnimmt. Einige Unternehmen der Gruppe warten noch auf den Systemwechsel. Ein weiteres strategisches Ziel liegt darin, Berichte und Analysen vom ERP-System zu trennen. Künftig soll Microsoft Fabric als zentraler „Data Lake“ Informationen aus verschiedenen Systemen zusammenführen und bereitstellen. Das würde die Konzernkonsolidierung in allen Bereichen noch einmal spürbar erleichtern. Zudem ist der gezielte Einsatz künstlicher Intelligenz geplant, um etwa Fahrgestelle zu überprüfen oder Lieferantendaten abzugleichen. Für die nächsten Meilensteine nimmt Rafael Kutz eins mit: „Vorbereitung ist das A und O. Hierzu gehören ein klarer Projektplan, geregelte Verantwortlichkeiten und ein verbindlich vereinbarter Leistungsumfang.“