BACHMANN legt den Schalter um

Wenn Mittelständler schnell wachsen, hat das oft Nebenwirkungen. Weil alle Hände voll damit zu tun sind, das Tagesgeschäft zu bewältigen, bleibt wenig Zeit für andere Bereiche. So konnte das veraltete ERP-System bei BACHMANN mit der rasanten Geschäftsentwicklung irgendwann nicht mehr mithalten. Zuletzt arbeitete das Unternehmen mit mehreren Mandanten und Datenbanken, die von Microsoft nicht mehr unterstützt wurden. „Eine Weile funktionierte das, änderte aber nichts daran, dass die Software ihren Zenit überschritten hatte. Die digitale Transformation hätten wir so nicht geschafft“, ist sich Peter Bachmann, CEO der BACHMANN Group, sicher. 

Nach ersten Marktrecherchen kamen nur zwei Lösungen infrage: SAP oder Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management (kurz FSCM). Ausschlaggebend für die Wahl von Microsoft war der offene Plattformgedanke des Unternehmens. So kann das Projektteam innerhalb des Microsoft-Ökosystems durchgängig digitale End-to-End-Prozesse gestalten. Während Dynamics 365 FSCM beispielsweise in der Logistik oder Auftragsbearbeitung eingesetzt wird, nutzt BACHMANN im Controlling das Analysewerkzeug Microsoft Power BI, um Berichte, grafische Auswertungen oder Kennzahlen aufzubereiten und zu bewerten. Beide Anwendungen sind eng miteinander verzahnt, sodass weder Schnittstellen gepflegt noch Daten manuell übertragen werden müssen. Das ist effizient, sicher und liefert bestmögliche Ergebnisse. „Diese Flexibilität ist ein Plus, wenn es darum geht, Geschäftsprozesse zu digitalisieren oder künftige Anforderungen umzusetzen“, unterstreicht CEO Peter Bachmann. Hinzu kommt, dass sich die Benutzerführung stark an den bekannten Apps der Microsoft-365-Produktfamilie orientiert, was die Einarbeitung erleichtert.  

Zeitgleich mit FSCM führte BACHMANN die CRM-Software Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement (CE) ein. Es war also weniger eine Entscheidung für eine einzelne Lösung als vielmehr für die Ausrichtung auf einen ganzen Technologie-Stack. Den Zuschlag für die Einführung erhielt die COSMO CONSULT-Gruppe. „Das Projekt ist für uns eine große Investition. Deshalb haben wir sehr genau hingeschaut. COSMO CONSULT hat uns mit einem klugen Konzept, internationaler Erfahrung und fundierten Branchenkenntnissen überzeugt. Aber auch menschlich hat es gepasst“, begründet Peter Bachmann die Wahl. 

Bei der Einführung entschied das Projektteam, die einzelnen Standorte und Gesellschaften der Gruppe nacheinander umzustellen. So war die Belastung nicht zu hoch und es konnte aus den ersten Projekterfahrungen gelernt werden. Als Blaupause für den internationalen Rollout diente die erst kürzlich gegründete Vertriebsgesellschaft in der Schweiz: Sie ist nicht allzu weit weg, hat einen kleinen Standort und es gibt keine Sprachbarriere. Da es dort noch keine Unternehmenslösung gab, war der Start perfekt. „Wir wollten erst Routine aufbauen, bevor wir uns den nächsten Herausforderungen stellen“, erklärt Peter Bachmann. Im zweiten Schritt folgten die Vertriebsniederlassungen in Frankreich und England sowie die Stuttgarter Zentrale mit den Central Services. Methodisch setzte das Projektteam auf einen Scrum-basierten Ansatz. Dabei wird das Projekt in einzelne Sprints unterteilt. Jeder dieser Sprints umfasst verschiedene Aufgaben, die abgearbeitet und evaluiert werden. „Ein Vorteil agiler Verfahren liegt darin, dass von Anfang an alle Stakeholder im Projektteam zusammenarbeiten. So konnten wir zeitnah entscheiden, ob Prozesse übernommen werden oder Anpassungen erforderlich sind”, erklärt CEO Peter Bachmann. Ein Nachteil sei jedoch die latente Intransparenz. Aufgaben können zwischen den Sprints verschoben werden. Und weil es keine konkreten Kennzahlen gibt, ist es mitunter schwer einzuschätzen, wo man zeitlich und finanziell im Projekt steht. „Um trotzdem den Überblick zu behalten, haben wir zusätzliche Meilensteine definiert“, ergänzt er. Anpassungen gab es beispielsweise im Bereich der Finanzen und der Artikeldisposition. „Einige Kunden holen ihre Ware selbst ab und schicken dafür eigene Lkw. In diesem Fall müssen wir die betreffenden Aufträge bündeln. Das war im Standard von FSCM nicht vorgesehen.“ Das parallel zu FSCM eingeführte CRM-System Dynamics 365 CE unterstützt und automatisiert die Abläufe der Vertriebsbereiche von BACHMANN. Eine einheitliche Datenhaltung sorgt zudem dafür, dass alle Mitarbeitenden automatisch mit den gleichen Daten arbeiten, unabhängig von der jeweiligen Anwendung. 

BACHMANN rollt derzeit mit Hochdruck FSCM und CE international aus, legt aber immer wieder Pausen ein, um das System weiter zu optimieren. An den bereits umgestellten Standorten verlief der Wechsel geräuschlos. Bereits nach einem Tag konnten die Niederlassungen mit der neuen Software arbeiten. Entsprechend positiv fiel die Resonanz aus. „Das Feedback war überwiegend positiv. Allerdings war auch allen bewusst, dass wir mit dem alten System am Ende des Lebenszyklus angelangt waren“, betont Peter Bachmann. Ebenso positiv wirkten sich die raschen Projekterfolge aus: Die bereits umgestellten Standorte profitieren heute von einer einheitlichen Datenbasis und deutlich mehr Transparenz. 

Das neue Arbeitsumfeld sei zwar komplex, biete aber viele Chancen, die es vorher einfach nicht gab, so der CEO. Und diese will das Unternehmen zügig nutzen. So wurden mit Invoice Capture und Records Management bereits weitere Funktionen eingeführt, obwohl der internationale Rollout noch nicht abgeschlossen ist. Damit können Mitarbeitende in der Buchhaltung Papierrechnungen mit wenigen Handgriffen digitalisieren und revisionssicher archivieren. Peter Bachmann setzt zudem große Hoffnungen in künstliche Intelligenz: „Wir nutzen bereits an mehreren Stellen den integrierten Microsoft Copilot in Dynamics 365 und werden das sukzessive weiter ausbauen.“ Zusätzlich gebe es im Microsoft-Umfeld einen Pool von mehr als 8.000 Apps, auf die man bei künftigen Herausforderungen zurückgreifen könne. Zunächst gilt es jedoch für Bachmann und Cosmo Consult, die Implementierung des neuen ERP-Systems an den übrigen Standorten der Unternehmensgruppe erfolgreich abzuschließen.