Rollator auf Reisen: Vollautomatisierte Hilfsmittel-Logistik durch nahtlose Webshop-ERP-Kopplung

TCLOG Logistics ist an den MIP-Pool angeschlossen und übernimmt dort eine Schlüsselrolle. Benötigt ein Sanitätshaus in Hamburg ein Pflegebett in einer bestimmten Größe, das gerade in München verfügbar ist, organisiert das Unternehmen den Transport – allerdings, ohne das Bett selbst anzufassen. „Genau genommen schieben wir nur die Datensätze am Rechner hin und her. Uns werden die Packmaße gemeldet und wir wählen dann aus, welcher Frachtführer in Frage kommt“, erklärt Geschäftsführer Daniel Beckmann. Bei einem großen Pflegebett ist das eine Spedition, bei einem Rollator im Paket DHL oder UPS. Was auf den ersten Blick simpel erscheint, erweist sich bei genauem Hinsehen als ziemlich komplex, denn nicht immer ist wie Ware im klassischen Sinne transportbereit. Speditionen und Paketdienste scheuen jedoch unverpackte Güter und Abholungen an Privatadressen. Denn der damit verbundene organisatorische Aufwand und das Leerfahrt-Risiko sind hoch. Als Anbieter mit bundesweitem Service ist TCLOG in der Nische kontinuierlich gewachsen. Heute betreibt das Unternehmen neben dem Stammsitz in Norderstedt eine weitere Niederlassung in Neuwied. Während man in Norderstedt ausschließlich Transporte vermittelt, werden in Nordrhein-Westfalen neben Kurieren auch eigene Fahrzeuge eingesetzt, um Anlieferungen und Abholungen beim Endkunden durchzuführen. 

In den ersten Jahren arbeitete TCLOG viel manuell und übernahm Aufträge händisch in die Systeme. Dann machte man 2009 mit der Unternehmenssoftware Microsoft Dynamics NAV und einem Shopsystem einen großen Schritt in Sachen Digitalisierung. Der Webshop als Front- und das ERP-System als Backend waren zwar miteinander vernetzt, doch hatte der Shop strukturelle Schwächen. Seine Prozesse waren auf den Warenverkauf ausgerichtet, nicht darauf Dienstleistungen online zu beauftragen. Für TCLOG bedeutete das: viele Abläufe mussten individuell angepasst werden. Doch dabei erwies sich das Shopsystem als ausgesprochen stur. „Die Technologie war proprietär und ähnelte eher einem klassischen Content-Management-System. Das Automatisierungspotenzial war dadurch begrenzt und jede Anpassung erforderte aufwendige Eingriffe, für die man fundierte Programmier- und Systemkenntnisse benötigte“, erinnert sich Daniel Beckmann. Für TCLOG bedeutete das lange Projektlaufzeiten, hohe Kosten und viel Geduld. Als Vision Data den Service abkündigte, war allen Beteiligten bewusst, dass gehandelt werden musste. 

Da man Dynamics NAV bereits auf die aktuelle Version von Microsoft Dynamics 365 Business Central migriert hatte und damit gleichzeitig in die Cloud gewechselt war, suchte man nun ein passendes Shopsystem, das die Cloud-Strategie voll unterstützt. Die Entscheidung fiel auf SANA Commerce Cloud im Pro-Package. „Business Central und SANA Commerce kann man nahtlos miteinander vernetzen. Das heißt, wir müssen keine Konnektoren bauen, alles ist bereits im Standard enthalten. Das war für uns das Hauptargument“, unterstreicht Beckmann. 

Der Zuschlag für die Implementierung des neuen Shopsystems ging an die auf Digitalisierungsprojekte und End-to-End-Lösungen spezialisierte COSMO CONSULT-Gruppe. Und das aus einem pragmatischen Grund: Das Beratungsunternehmen kannte sich mit beiden Systemen aus und konnte die Prozesse zwischen Shop und Unternehmenssoftware perfekt aufeinander abstimmen. „Hinzu kommt, dass der Support für beide Systeme nun in einer Hand liegt und wir nicht zwei Partner koordinieren müssen“, erläutert Daniel Beckmann. Und auch auf der menschlichen Seite passte alles. „Mit dem COSMO-Team konnten wir von Anfang an ein vertrauensvolles Verhältnis aufbauen und wir haben feste Ansprechpartner. Das ist für ein spezialisiertes Unternehmen dieser Größenordnung keine Selbstverständlichkeit“, ergänzt er. 

Auch SANA Commerce ist wie die meisten Webshops für den klassischen Produktvertrieb konzipiert. Um die Transportdienstleistungen für die unverpackten und sperrigen Hilfsmittel abzubilden, führte also kein Weg an tiefgreifenden Anpassungen vorbei. Doch SANA Commerce lässt sich viel einfacher konfigurieren als der alte Webshop. Eine Herausforderung war, dass die Hilfsmittel nicht wie beim normalen Verkauf beim Shop-Betreiber TCLOG lagern, sondern irgendwo in Deutschland bei einem Sanitätshaus. Ähnlich ist die Situation auf der Empfängerseite. Oft ist nicht das auftraggebende Sanitätshaus die Ablieferadresse, sondern der Patient, der auf das Hilfsmittel angewiesen ist. Um die Problematik abzufangen, hat das Projektteam einen völlig anderen Checkout-Prozess entwickelt, der genau diese Logik abbildet. Dabei griffen die Entwickler auf vorhandene Standards, wie etwa die Adressen in der Debitorenverwaltung, zurück. So entstand ein individuelles Adressbuch für Kunden, auf das sie beim Checkout zugreifen können. „So konnten wir unsere Kunden aktiv in den Prozess einbinden. Das persönliche Adressbuch reduziert die Bearbeitungszeit bei der Bestellung und ist damit ein echter Mehrwert“, bestätigt Geschäftsführer Beckmann. 

Eine weitere Besonderheit betraf die Preisberechnung. TCLOG Logistics rechnet nach Volumen und Gewicht ab. Eine Logik, die SANA Commerce standardmäßig nicht kennt. Die Lösung: Statt mit klassischen Mengenfeldern zu arbeiten, ist eine Volumenberechnung nach Länge, Breite, Höhe und Gewicht hinterlegt. Der Transportpreis ergibt sich aus dem jeweils höheren Wert nach dem tatsächlichen oder Volumengewicht. Im Transportgewerbe ist das gängige Praxis, im E-Commerce hingegen eher unüblich. Für häufig wiederkehrende Transportgüter wie Rollstühle oder Rollatoren sind Standardartikel mit fester Bepreisung hinterlegt. Das beschleunigt die Auftragserfassung spürbar. Mit Blick auf den Datenschutz gilt: Die Daten der Sanitätshäuser sind dauerhaft hinterlegt, Adressdaten von Privatkunden werden nur temporär verarbeitet und dann wieder gelöscht. Auch dafür gibt es in SANA Commerce entsprechende Regeln. 

Für die Kunden von TCLOG ist der Ablauf klar strukturiert: Das Sanitätshaus meldet sich mit seinen Portalzugangsdaten an und erfasst den Transportauftrag. „Wichtig ist dabei: Was soll wohin transportiert werden? Wie groß und schwer ist die Sendung? Abschließend geht es auf den Checkout zur Adresseingabe“, erklärt Daniel Beckmann. Kommt das Hilfsmittel aus dem Reha-Pool, erhält TCLOG Logistics den Auftrag automatisch über das Portal, stimmt sich mit dem liefernden Sanitätshaus ab und organisiert den Transport. Hat das Sanitätshaus den Lieferanten bereits selbst gefunden, werden alle notwendigen Transportangaben wie Adresse, Packmaß oder Gewicht vom Kunden eingepflegt. 

Der Effekt ist unmittelbar spürbar: Eingehende Online-Aufträge erscheinen sofort in Business Central – kein Warten auf Synchronisierungsläufe, kein manuelles Eingreifen erforderlich. Was früher per E-Mail ankam und händisch verarbeitet wurde, läuft heute einfach automatisch durch. 

Dem Projektteam ist es gelungen, ein Portal aufzubauen, das über Jahrzehnte gereifte Prozesse von TCLOG Logistics in eine moderne, zukunftssichere und wartungsfreundliche Systemlandschaft überführt – ohne sie dabei zu verbiegen. Viele Anpassungen, die im alten System individuell und aufwendig gelöst waren, orientieren sich heute eng am Standard von SANA Commerce und sind damit langfristig aktualisierbar. „Wir arbeiten heute zeitgemäß und müssen uns keine Sorgen machen, dass das nächste Update ein Kraftakt wird oder gar nicht funktioniert“, freut sich Beckmann. 

Zugleich ist das Automatisierungsniveau deutlich gestiegen. Das sorgt für verlässliche Daten und entlastet die Menschen im Team von Kontroll- und Routinetätigkeiten. „Dank der nahtlosen Integration zwischen SANA Commerce und Business Central gelangen Logistikaufträge vom Webshop in die Auftragsbearbeitung, ohne dass wir dabei noch eingreifen müssen“, unterstreicht Daniel Beckmann. Da die gesamte Infrastruktur nun in der Cloud läuft, ist der administrative Aufwand deutlich niedriger. Das schafft Kapazitäten für weitere Digitalisierungsprojekte, zugleich verfügt TCLOG Logistics damit über eine technische Basis, die mitwächst – so wie der Markt für Hilfsmitteltransporte selbst.