Neue ERP-Wirkformel beim traditionsreichen Kosmetik-Hersteller

Der Produktionsstandort blickt auf über 90 Jahre Geschichte zurück – und geht voran mit hochkomplexen Produktionsprozessen: Fein abgestimmte und streng kontrollierte Rezepturen füllen täglich tausende Tuben, Tiegel und Flaschen auf über zehn Produktions- und Abfülllinien des IFS-HPC-zertifizierten Unternehmens. Europas Verbraucher kennen und kaufen sie als Trend-Produkte internationaler Markenunternehmen. Ebenfalls zu finden sind sie in den Regalen großer Handelsketten – zum Beispiel mit dem Etikett der jeweiligen Eigenmarke. Das bringt Herausforderungen mit sich, die für Sigrid Glanzers Vorgänger noch undenkbar waren. „Früher haben wir dasselbe Fichtennadel-Duschgel 15 Jahre lang mit identischer Rezeptur produziert“, berichtet die Geschäftsführerin. „Heute arbeiten wir teilweise mit Produktlebenszyklen unter einem Jahr.“ 

Im Schnitt besteht ein Produkt aus 35 Komponenten – manchmal auch deutlich mehr. Entsprechend hoch sind die Anforderungen in Produktion, Qualitätskontrolle und Einkauf. „Auch in unserer Branche spüren wir instabile Lieferketten und gestresste Märkte“, sagt Glanzer. Unter diesen Voraussetzungen ein neues ERP-System aufzusetzen – zudem im laufenden Betrieb – ist alles andere als trivial. Würde ein Teilprozess zu lange stillstehen, wirkte sich das auf die gesamte Produktion aus. Doch der Veränderungsdruck war groß: Mit der Unabhängigkeit von der vormaligen Gesellschafterin war der bestehende ERP-Anbieter nicht mehr gesetzt – das System stellte sich als überdimensioniert, unflexibel und zu teuer heraus. 

Glanzer cosmetic engineering hatte nur ein halbes Jahr Zeit bis zum Go-live eines neuen ERP-Systems – ohne Parallelbetrieb oder komfortable Übergangsphase. Denn der Altvertrag hatte ein fixes Enddatum. „Also habe ich mit KI-Unterstützung nach einem geeigneten Partner gesucht“, erinnert sich die Geschäftsführerin. Die wichtigsten Kriterien dabei: ein regionaler Ansprechpartner mit Branchen-Nähe, Produktions-Know-how, der richtigen Größe und passendem Preis-Leistungs-Verhältnis. „Ich wollte einen Lösungsanbieter, der unser Geschäftsmodell gut versteht – mit Ansprechpersonen, denen ich vertrauen kann.“ So kam das erste Gespräch mit COSMO CONSULT zustande. Ein internes Projekt-Team fand sich ebenso schnell wie das passende ERP-System: Microsoft Dynamics 365 Business Central. „Die Cloud-Technologie passt zu unserer IT-Strategie. Allerdings war klar: Die Standard-Lösung reicht nicht, denn sie bildet viele unserer Bedürfnisse und Prozesse nicht vollständig ab“, stellt Sigrid Glanzer heraus.

Das Team von COSMO CONSULT hat deswegen von Anfang an auf individuelle Anpassungen und Weiterentwicklung, engen Kontakt und maximale Transparenz gesetzt. „Wir hatten zu einigen Prozessen spannende Diskussionen. Manchmal hieß es, es geht nicht. Eine Woche später kamen die Consultants dann mit einer geeigneten Lösung. Und es ging doch“, verrät die Geschäftsführerin. Neben vielen individuellen Anpassungen und Workflows hat auch die Branchen-Lösung COSMO Prozessfertigung wichtige Teile beigetragen. Die Erweiterung für Microsoft Dynamics 365 BC bringt Artikelverwaltung, Chargenmanagement, Produktionsplanung, Qualitätsmanagement und viele weitere Funktionen für die Kosmetik-, Pharma- und Lebensmittelindustrie mit. Eine gute Basis, um das Geschäftsmodell und die Abläufe bei Glanzer cosmetic engineering in vollständig digitalisierte Prozesse zu übersetzen – von A wie Alkoholbuch bis Z wie Zollanforderungen. 

Um den engen Zeitplan der System-Migration einzuhalten, hat das Projekt-Team von Glanzer cosmetic engineering und COSMO CONSULT zunächst den Schwerpunkt auf die wichtigsten Produktionsprozesse gelegt. „Und das ist uns gelungen: Im Sommer hatten wir das Kick-off-Meeting, Ende Oktober den ersten Integrationstest und zum Jahreswechsel den Go-live“, erklärt die Inhaberin. Die kleine Produktionspause über die Feiertage haben die Beteiligten genutzt, um ohne „bewegte Daten“ die kritischen Prozesse umzustellen. „Während andere Urlaub machten, hat das Projekt-Team mit vollem Einsatz geglänzt“, lobt die Chefin. Doch nach erfolgreicher Umstellung war die Arbeit noch lange nicht getan. Neben einigen „kosmetischen“ Korrekturen wurden weitere Prozesse optimiert, digitalisiert, automatisiert und integriert. Und auch jetzt geht die Arbeit für die ERP-Entwickler*innen und Consultants weiter: zum Beispiel mit Anpassungen bei der automatischen Rechnungsverarbeitung oder beim intelligenten Echtzeit-Reporting mit Microsoft Power BI. 

45 Mitarbeitende nutzen das neue Cloud-ERP-System Microsoft Dynamics 365 BC. „Von Anfang an waren Key User aus den Abteilungen am Projekt beteiligt“, erklärt Sigrid Glanzer. Das hat die Umstellung für alle erleichtert. „Durch die kompakten Schulungen des COSMO College, die selbsterklärende Oberfläche und die Integration in andere Microsoft-Anwendungen haben sich alle schnell zurechtgefunden“, freut sich die CEO. Auch weiterführende Microsoft-Schulungen des COSMO College, Webinare und Workshops – etwa zur Verwendung von Copilot in Microsoft Dynamics 365 Business Central oder zu abteilungsspezifischen Themen wie Produktion und Einkauf – weckten das Interesse von Admins und Anwender*innen. 

Unterstützung auf Augenhöhe, individualisierte Prozesse und intelligente Automatisierung statt SAP-Transaktionscodes sowie gutes Change Management für einen flüssigen Übergang: Mit dieser Rezeptur ist Glanzer cosmetic engineering bereit wie nie für innovative Produkte von überzeugender Qualität.