Sparring unter Profis: ERP-Expertise trifft globalen IT-Dienstleister

Von Anfang an war allen Beteiligten klar, dass es um mehr als ein Software-Upgrade geht. Der ERP-Wechsel von Microsoft zu Microsoft hatte in diesem Fall eher den Umfang eines Anbieterwechsels. Denn technologisch unterscheiden sich die beiden Systeme grundlegend. „Von vergleichbaren Projekten wusste ich: Rund zwei Jahre sind ein realistischer Zeitraum“, erinnert sich Arne Schefer von Claranet. Mit dem ERP-Wechsel war eine der ersten größeren Aufgaben für den erfahrenen IT-Projektmanager nach seinem Wechsel zum MSP. Nach einer intensiven Anforderungsphase Anfang 2024 näherte sich das Team Schritt für Schritt dem Ziel an. Zum Jahreswechsel 2025/2026 ging Microsoft Dynamics 365 FSCM schließlich live. Trotz kleinerer Verzögerungen war das Projekt nach zweieinhalb Jahren erfolgreich abgeschlossen. 

Zu dem bis zu 15-köpfigen Projektteam gehörten neben den Finance- und IT-Expert*innen von Claranet auch Spezialist*innen von COSMO CONSULT. „Die deutsche Gesetzeslage ist komplex und unterscheidet sich stark von anderen Regionen“, begründet Schefer.  „Deshalb brauchten wir einen kompetenten Partner, der genau weiß, was er tut – mit tiefgreifenden Kenntnissen von der Software, von der multinationalen Verschaltung und vor allem der nationalen Gesetzeslage in Deutschland.“ Neben tiefgreifenden Kenntnissen in Steuerrecht und Anlagenbuchhaltung wissen die Consultants aus Erfahrung, wie Microsoft Dynamics 365 FSCM Compliance-konform einzurichten ist. Auch Silvia Meyer schätzt daher das Sparring durch die COSMO-Expert*innen. „Gemeinsam haben wir die deutschen Umsatzsteuer-Regelungen sauber aufgesetzt und schnell eingerichtet“, so die Finance-Chefin. 

Ungeplante Baustellen und gewisse Reibungen hat es bei der Umstellung durchaus gegeben – auch das ist üblich bei einem großen IT-Projekt, weiß Arne Schefer: „Über einen Zeitraum von zweieinhalb Jahren kann viel passieren. Zum Beispiel standen zwei Kernressourcen im Unternehmen nicht mehr zur Verfügung.“ Umso besser, dass das Projektteam von Anfang an einem Strang gezogen hat. „Es hat sich bewährt, dass die Projektleitung klar geregelt und COSMO CONSULT bereits vor Projektbeginn involviert war“, meint der IT-Experte. So gab es auch über die regulären Beratungstermine hinaus immer wieder wichtigen Input von außen. Nicht zuletzt hat der freundliche und partnerschaftliche Umgang dazu beigetragen, auf dem Weg zum Go-live alle Herausforderungen zu bewältigen. 

In der Buchhaltung von Claranet Deutschland arbeiten heute acht bis neun Nutzer*innen mit dem neuen ERP-System Microsoft Dynamics 365 FSCM. Die Umstellung ist den meisten leichtgefallen, denn bereits im Projekt waren Finance-Mitarbeiter*innen beteiligt. So konnten sie die Umstellung erfolgreich mitgestalten. Eine von ihnen ist Silke Lohmann, die als General Ledger bei Claranet Deutschland arbeitet. „Wichtig ist, dass Team immer mitzunehmen, damit alle das gleiche Verständnis haben“, erklärt die Fachkraft. Nach dem erfolgreichen Rollout ist sie noch immer im Projekt involviert: Die offenen Punkte können mit ihrer Hilfe – und der von COSMO CONSULT – nach und nach aus dem Post-Migration Backlog gestrichen werden. 

Und um Synergien ging es schließlich von Anfang an. Durch die harmonisierten ERP-Systeme ist bereits heute ein fast konzernweites einheitlicheres Reporting möglich; eine weitere Ländergesellschaft stellt momentan auf den neuen Konzernstandard um. Das vereinfacht das Konzern-Reporting und stellt die Weichen für einheitliche, effiziente Prozesse. Mit dem Ergebnis des eigenen Projekts ist Arne Schefer zufrieden – und ebenso mit der externen Unterstützung. „Es hat genauso gut funktioniert, wie ich das von einem kompetenten Dienstleister erwarte. Deshalb würde ich vor zukünftigen Projekten zuerst COSMO CONSULT anfragen.“