Weniger Handarbeit, mehr Zeit: So automatisieren Sie Ihre Abläufe mit Business Central

Wie viel Zeit kostet Ihr Team die tägliche Routine? Erfahren Sie, welche Aufgaben Business Central automatisch übernimmt – und wo Sie sich Handarbeit sparen können. 

Schon kleine Verzögerungen oder Fehler können dazu führen, dass eine Rechnung liegen bleibt, eine Lieferung später eintrifft oder ein Team auf wichtige Informationen wartet. Mit automatisierten Arbeitsabläufen sorgen Sie dafür, dass Ihre Prozesse verlässlich ineinandergreifen: 

• Sie reduzieren Fehler, weil Daten seltener von Hand eingegeben oder übertragen werden müssen.
• Sie verkürzen Bearbeitungszeiten, weil der nächste Schritt automatisch angestoßen wird.
• Sie schaffen einheitliche Abläufe, an denen sich alle Beteiligten orientieren können.
• Sie erleichtern die Zusammenarbeit, weil Informationen gezielt an die zuständigen Personen weitergegeben werden.
• Sie entscheiden fundierter, weil die benötigten Informationen schneller vorliegen.
• Sie bewältigen mehr Vorgänge, ohne dass der Personalaufwand im gleichen Maß wachsen muss. Skalierung wird einfach!
• Sie unterstützen die Einhaltung von Vorgaben, indem Sie interne Regeln und erforderliche Prüfungen fest in Ihren Abläufen verankern. 

Das Ergebnis: Ihr Unternehmen wird effizienter, senkt die Betriebskosten und kann schneller auf Marktveränderungen reagieren. 

Die Möglichkeiten reichen von Freigaben im Finanzbereich über das Auftrags- und Servicemanagement bis hin zu automatischen Benachrichtigungen und wiederkehrenden Aufgaben. Jede dieser Automatisierungen hilft Ihnen, Abläufe effizienter zu gestalten und die Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass Ihr Unternehmen nachhaltig wachsen kann. 

So automatisieren Sie Ihre Vertriebsprozesse 

Ihr Vertrieb braucht Zeit für Kunden und gute Beratung. Wenn Ihre Teams immer wieder dieselben Daten eingeben oder Dokumente von Hand erstellen, fehlt diese Zeit im Kundengespräch. Business Central hilft Ihnen, solche Routineaufgaben zu automatisieren, Fehler zu reduzieren und Ihre Kunden zuverlässig und zügig zu betreuen. So kann das in Ihrem Vertriebsalltag aussehen: 

• Verkaufsangebote schneller erstellen: Auf Basis vordefinierter Vorlagen erstellen Sie mit wenig Aufwand Angebote, die auf Ihre Kunden zugeschnitten sind.
• Rabatte gezielt freigeben: Standardrabatte können automatisch angewendet werden. Überschreitet ein Rabatt einen festgelegten Schwellenwert, wird er automatisch zur Genehmigung an die Vertriebsleitung weitergeleitet.
• Verkaufsrechnungen automatisch erstellen: Für wiederkehrende Bestellungen kann das System Rechnungen automatisch erstellen. So entfällt die manuelle Erstellung bei jedem Abrechnungszyklus.
• Ähnliche Artikel mit Copilot finden: Der integrierte KI-Assistent kann anhand von Artikelbeschreibungen oder vordefinierter Attribute ähnliche Artikel vorschlagen. 

So kann Ihr Vertrieb schneller passende Alternativen finden, wenn ein gewünschter Artikel gerade nicht verfügbar ist.

Automatisierte Beschaffung, auf die Sie sich verlassen können 

Fehlt Material, steht im schlimmsten Fall die Produktion still. Wird zu viel bestellt, bindet das unnötig Kapital und Lagerfläche. Im Einkauf kommt es deshalb darauf an, rechtzeitig für Nachschub zu sorgen und die Bestände im Blick zu behalten. Business Central hilft Ihnen, die Abläufe dahinter zu automatisieren, Versorgungsrisiken zu reduzieren und Einkauf, Lager und Produktion besser aufeinander abzustimmen. 

•  Rechtzeitig für Nachschub sorgen: Auf Basis der festgelegten Mindestbestände kann das System automatisch Nachschubanforderungen oder Bestellungen auslösen. So beugen Sie Fehlbeständen und Verzögerungen in Produktion oder Lieferung vor. 
• Bestellungen gezielt genehmigen: Ob Gesamtwert, Produkttyp oder ausgewählter Lieferant: Sie legen fest, wann eine Bestellung eine Genehmigung braucht. Automatisierte Genehmigungsabläufe helfen Ihnen, Budgets im Blick zu behalten und Entscheidungen nachvollziehbar zu dokumentieren. 
• Eingangsrechnungen automatisch erstellen: Microsoft Business Central kann auf Grundlage genehmigter Bestellungen und erfasster Wareneingänge Eingangsrechnungen erstellen. Das spart manuelle Eingaben und erleichtert die weitere Bearbeitung. 

Bestände im Blick, Nachschub im Griff 

Ihre Kunden verlassen sich auf zugesagte Liefertermine. Damit Ihr Team diese einhalten kann, muss es wissen, welche Produkte verfügbar sind und wo die Bestände knapp werden. Dynamics 365 Business Central hilft Ihnen, die Bestandsverwaltung zu automatisieren und den Überblick zu behalten. So vermeiden Sie Überbestände, reduzieren Verschwendung und schaffen die Grundlage dafür, dass Ihre Kunden ihre Ware pünktlich erhalten. 

• Automatische Bestandsaktualisierung in Echtzeit 

Das System aktualisiert die Bestandsmengen automatisch, sobald Verkäufe, Einkäufe, Umlagerungen oder interner Verbrauch erfasst werden. So behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Lagerbestände. 

• Automatische Erstellung von Bestandsberichten 

Das System kann automatisiert Bestandsberichte für interne Audits, Bestandsabgleiche oder Managementanalysen erstellen und an festgelegte Empfänger senden. 

• Automatisierte Umlagerungen zwischen Standorten 

Wenn Ihr Unternehmen mehrere Lager oder Standorte betreibt, können Sie Umlagerungen auf Grundlage der jeweiligen Lagerbestände automatisieren. 

• Batch-Erstellung von Bestandseinheiten für Artikel 

Mit Lagerhaltungseinheiten (SKUs) verwalten Sie Artikel in Microsoft Dynamics 365 Business Central nach Standort und Variante.  Die gebündelte Erstellung dieser Einheiten erleichtert Ihre Planungs- und Beschaffungsprozesse. 

Rechnungen, Zahlungen, Fristen: Ihre Buchhaltung behält den Überblick 

Ihre Buchhaltung muss Fristen einhalten, Zahlungseingänge im Blick behalten und dafür sorgen, dass die Zahlen stimmen. Wiederkehrende Aufgaben kosten dabei Zeit und verlangen jeden Monat aufs Neue volle Aufmerksamkeit. Business Central hilft Ihrem Team, diese Routinen zu automatisieren, Fehler zu reduzieren und interne Richtlinien sowie gesetzliche Vorgaben verlässlich in die Abläufe einzubinden: 

• Wiederkehrende Rechnungen automatisch erstellen 

Bei Abonnementdiensten oder langfristigen Verträgen kann das System automatisch Rechnungen in festgelegten Intervallen erstellen und versenden.  So muss Ihr Team nicht jeden Abrechnungszyklus von Hand anstoßen. 

• Kunden rechtzeitig an Zahlungen erinnern 

 Automatische Zahlungsbenachrichtigungen vor und nach dem Fälligkeitstermin helfen Ihren Kunden, offene Rechnungen im Blick zu behalten, und unterstützen pünktliche Zahlungseingänge. 

• Verzugszinsen automatisch berechnen 

 Bei verspäteten Zahlungen können Verzugszinsen nach den hinterlegten Regeln berechnet werden. Das entlastet Ihre Buchhaltung bei der Bearbeitung überfälliger Forderungen. 

• Bankabstimmung erleichtern  

Sie importieren elektronische Kontoauszüge und lassen das System Banktransaktionen automatisch den passenden offenen Posten zuordnen. Das spart manuelle Abgleiche und hilft Ihnen, Zahlungseingänge schneller zu prüfen. 

Produktionsprozesse automatisieren: Damit Ihre Produktion im Takt bleibt 

Welcher Auftrag muss zuerst fertig werden? Reicht das Material, und welche Kapazitäten sind verfügbar? Ihr Produktionsteam muss täglich viele Faktoren aufeinander abstimmen. Business Central unterstützt es dabei, Fertigungsabläufe zu planen, Termine im Blick zu behalten und wiederkehrende Schritte zu automatisieren: 

• Produktionsaufträge automatisch erstellen: Das System erstellt die benötigten Produktionsaufträge zur Erfüllung Ihrer Kundenaufträge und berücksichtigt dabei aktuelle Lagerbestände und verfügbare Kapazitäten.
• Aufträge automatisch priorisieren: Nach festgelegten Regeln ordnet das System Aufträge nach Vorlaufzeiten, Dringlichkeit und Rentabilität.
• Genehmigungsprozesse automatisch anstoßen: Änderungen an Rezepturen und Arbeitsplänen durchlaufen einen festgelegten Freigabeprozess. Das System leitet die erforderlichen Prüfungen und Genehmigungen automatisch ein und dokumentiert die Schritte nachvollziehbar.
• Servicerechnungen automatisch erstellen: Das System stellt Rechnungen in den vereinbarten Intervallen aus, etwa monatlich oder vierteljährlich. Grundlage sind die im jeweiligen Servicevertrag hinterlegten Bedingungen.
• Wiederkehrende Serviceaufträge automatisch planen: Anhand der im Servicevertrag festgelegten Vorgaben erzeugt das System wiederkehrende Aufträge für die jeweiligen Geräte oder Kunden.
• Serviceverträge automatisch verlängern: Nach Ablauf verlängert das System die Verträge gemäß den hinterlegten Einstellungen. 

Service, auf den Ihre Kunden zählen können 

Ihre Kunden erwarten, dass Wartungstermine eingehalten und Serviceanfragen zügig bearbeitet werden. Business Central hilft Ihrem Serviceteam, die Abläufe dahinter zu digitalisieren und wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Das erleichtert die tägliche Planung und schafft mehr Zeit für die Betreuung Ihrer Kunden. 

Weniger Daten abtippen, seltener nachfragen und schneller Antworten geben: Die Vorteile automatisierter Abläufe zeigen sich direkt im Arbeitsalltag. Mit Dynamics 365 Business Central profitieren Sie davon in mehreren Bereichen: 

•  Mehr Zeit für Aufgaben, die Menschen brauchen  

Wenn wiederkehrende Handgriffe automatisch ablaufen, kann sich Ihr Team stärker auf Kunden, anspruchsvolle Entscheidungen und neue Ideen konzentrieren. Das steigert Effizienz und Produktivität. 

• Weniger Fehler, verlässliche Ergebnisse 

Automatisierte Prozesse folgen festgelegten Regeln. Das sorgt für einheitliche Abläufe und reduziert Fehler und Unstimmigkeiten bei der manuellen Bearbeitung. 

•  Schneller reagieren 

Dokumente werden zügiger bearbeitet, Informationen stehen früher bereit. So können Ihre Teams schneller entscheiden und Kunden- oder Partneranfragen zeitnah beantworten. 

•  Abläufe nachvollziehen 

 Protokollierte Prozessschritte machen sichtbar, was wann passiert ist. Das schafft Transparenz und erleichtert Audits und interne Kontrollen. 

•  Betriebskosten senken 

Weniger manuelle Arbeit und weniger aufwendige Fehlerkorrekturen entlasten Ihre Teams. So nutzen Sie vorhandene Ressourcen besser und reduzieren den Aufwand im Tagesgeschäft. 

Eine Rechnung weniger von Hand erstellen, eine Freigabe schneller einholen, einen Wartungstermin automatisch einplanen: Oft sind es die wiederkehrenden Aufgaben, bei denen Automatisierung den größten Unterschied macht. Ihr Team gewinnt Zeit, Abläufe werden verlässlicher und Ihre Kunden bekommen schneller, was sie brauchen. 

Mit Dynamics 365 Business Central können Sie diese Entlastung Schritt für Schritt in Ihren Arbeitsalltag bringen. So schaffen Sie die Voraussetzungen dafür, dass Ihr Unternehmen wachsen kann, ohne dass der Verwaltungsaufwand im gleichen Maß zunimmt.