Warum Unternehmen heute an der Nutzung ihrer eigenen Informationen scheitern

Die Digitalisierung sollte Abläufe vereinfachen. Dokumente liegen digital vor, Daten werden zentral gespeichert, Prozesse laufen automatisiert und Entscheidungen können stets auf Grundlage relevanter Kennzahlen getroffen werden. So sieht zumindest der Plan vieler Unternehmen aus.   

Im Alltag zeigt sich häufig ein anderes Bild. Informationen sind vorhanden, aber oft nicht dort, wo sie gerade gebraucht werden. Wer eine Frage beantworten oder eine Entscheidung treffen möchte, muss sich auf der Suche häufig mühsam durch mehrere Systeme klicken.

Auftragsdaten liegen im ERP, Kundeninformationen im CRM, die letzte Abstimmung in Teams, ergänzende Details im E-Mail-Postfach. Hat selbst diese Recherche nicht das gewünschte Ergebnis geliefert, bleibt oft nur der Anruf bei einer Kollegin oder einem Kollegen, die das Wissen vermutlich irgendwo parat haben.

Dabei ist das eigentliche Problem längst nicht mehr der Mangel an Informationen. Ganz im Gegenteil - viele Unternehmen stehen heute eher vor dem Problem, dass sie über enorme Datenmengen verfügen, dabei aber schlicht den Überblick verlieren. 

In den vergangenen Jahren wurden zahlreiche Prozesse digitalisiert. Für nahezu jede Aufgabe existiert eine spezialisierte Anwendung. ERP-Systeme steuern Aufträge und Finanzen, CRM-Lösungen bündeln Kundeninformationen, Dokumente werden in SharePoint oder anderen Archivsystemen abgelegt. Die Kommunikation läuft über Microsoft Teams, Outlook und weitere Plattformen. Jedes dieser Systeme erfüllt seinen Zweck. Jedes wurde eingeführt, um einen konkreten Prozess zu verbessern. Mit jeder zusätzlichen Anwendung sind häufig jedoch auch neue Silos entstanden. 

Die Folgen zeigen sich täglich. Zwar sammeln Unternehmen mehr Daten als je zuvor. Nach Angaben von Forrester werden davon allerdings weniger als 20 Prozent effektiv für zentrale, erkenntnisbasierte Entscheidungen genutzt.1 Viele Zusammenhänge in den übrigen Daten bleiben so faktisch unsichtbar. Der Grund hierfür liegt oftmals darin, dass Informationen auf verschiedene Plattformen verteilt sind, die oft nur eingeschränkt miteinander verbunden sind. Wenn Daten erst aus mehreren Quellen zusammengesucht werden müssen, kostet jede Entscheidung zusätzliche Zeit. Für Mitarbeitende bedeutet das mehr Aufwand und weniger Orientierung. 

Genau hier liegt eine Herausforderung, die in vielen Digitalisierungs- und KI-Projekten unterschätzt wird: Unternehmen denken häufig in Anwendungen. Mitarbeitende denken in Aufgaben.  

Ein Vertriebsmitarbeiter möchte nicht zwischen fünf Oberflächen wechseln. Er möchte wissen, welche Informationen er für das nächste Kundengespräch braucht. Eine Projektleiterin sucht keinen Ordner. Sie will verstehen, wo das Projekt aktuell steht. Führungskräfte interessieren sich selten für einzelne Datensätze. Sie benötigen ein klares Gesamtbild inklusive aller relevanten Zusammenhänge. 

Deshalb findet die tägliche Arbeit nur selten innerhalb eines einzelnen Systems statt. Sie entsteht an den Schnittstellen und Übergängen. Und genau dort geraten Prozesse ins Stocken.  

Der Wert von Informationen entsteht erst dann, wenn Daten, Dokumente, Kommunikation und Prozesse miteinander verbunden werden. Erst der Zusammenhang macht aus einzelnen Informationen eine belastbare Grundlage für Entscheidungen. Viele Unternehmen benötigen daher keine weiteren Werkzeuge. Sie brauchen eine Möglichkeit, bestehende Systeme intelligent zu verknüpfen.

Konnektivität wird damit zum digitalen Fundament produktiver Arbeit. Nicht, weil ständig neue Technologien eingeführt werden müssen, sondern weil vorhandene Informationen dort verfügbar werden, wo sie benötigt werden. 

Der nächste Schritt der Digitalisierung ist für viele Unternehmen deshalb nicht die Einführung eines weiteren Systems. Es ist die intelligente Vernetzung der bestehenden Systemlandschaft. Moderne Integrationskonzepte, wie das Model Context Protocol (MCP), ermöglichen eine tiefe Anbindung von ERP-, CRM-, Dokumenten- und Fachsystemen, ohne aufwendige Anpassungen an den bestehenden Anwendungen vorzunehmen. In Verbindung mit KI-Agenten entsteht damit eine neue Ebene der Prozessintegration: Informationen werden systemübergreifend nutzbar, Aufgaben automatisiert unterstützt und Prozesse entlang konkreter Anwendungsfälle optimiert. Statt zusätzliche Komplexität zu schaffen, wird die vorhandene IT-Landschaft zu einem vernetzten Arbeitsraum, in dem Daten, Wissen und Aktionen nahtlos zusammenwirken. 

Mit COSMA verfolgt COSMO CONSULT genau diesen Ansatz. Die Plattform verbindet Informationen aus unterschiedlichen Anwendungen und macht sowohl explizites Wissen wie Dokumentationen, Prozesse oder Richtlinien als auch implizites Wissen aus Erfahrungen, Best Practices und täglicher Zusammenarbeit dort verfügbar, wo es gebraucht wird. 

Viele Unternehmen haben ihre Prozesse erfolgreich digitalisiert. Trotzdem kämpfen sie Tag für Tag mit Medienbrüchen, Informationssilos und unnötigen Suchschleifen.   

Der Grund liegt weder in fehlenden Daten noch in unzureichender Technologie. Die Herausforderungen entstehen dort, wo Anwendungen nicht miteinander kommunizieren, und wichtige Zusammenhänge verloren gehen. Wer diese Lücken schließt und seine Systemlandschaft vernetzt, erreicht mehr als technische Integration. Informationen fließen dorthin, wo sie gebraucht werden. Entscheidungen fallen schneller, Prozesse werden effizienter und die tägliche Arbeit wird einfacher. 

Genau darin liegt der nächste Schritt der Digitalisierung: nicht noch mehr Systeme einzuführen, sondern das vorhandene Wissen nutzbar zu machen. Wer Informationen, Prozesse und Kommunikation zusammenführt, schafft die Grundlage für eine Arbeitsweise, in der Zusammenhänge sichtbar werden und Antworten nicht länger gesucht werden müssen, sondern verfügbar sind.