Business Central: Cloud vs. On-Premises – Kosten und Lizenzen im Vergleich

Was kostet Ihr ERP wirklich? Vergleichen Sie Business Central in der Cloud mit On-Premises und erfahren Sie, wo Sie sparen können und welche Lizenzen Ihr Team braucht.

• Dynamics 365 Business Central SaaS: Sie zahlen eine monatliche Abonnementgebühr pro Benutzer. Wächst Ihr Team oder ändern sich Ihre Anforderungen, können Sie die Anzahl der Lizenzen im Rahmen der vereinbarten Vertragsbedingungen anpassen. Größere Vorabinvestitionen in Kauflizenzen entfallen. Für den Wechsel von Dynamics NAV oder Business Central On-Premises kommen außerdem Microsoft-Förderprogramme wie „Bridge to the Cloud“ infrage. Ob Ihr Unternehmen davon profitieren kann, hängt von den jeweils geltenden Bedingungen ab. 
• Dynamics NAV/Business Central On-Premises: Beim klassischen Kaufmodell erwerben Sie die Lizenzen zu Beginn. Das bedeutet eine größere Anfangsinvestition. Hinzu kommen jährliche Gebühren für den Wartungsplan, den sogenannten „Enhancement Plan“ (EP). Dieser sichert Ihnen unter anderem den Zugang zu neuen Versionen; deren Einführung und zusätzliche Supportleistungen können weitere Kosten verursachen.

• Dynamics 365 Business Central SaaS: Eigene ERP-Server anschaffen, Speicher erweitern, Hardware ersetzen: Diese Aufgaben übernimmt beim SaaS-Modell Microsoft für Sie. Business Central wird auf der Microsoft Azure-Plattform betrieben. Damit entfallen die Investitionen in eine eigene Server-Infrastruktur für Ihr ERP-System samt zugehörigen Betriebssystem- und Datenbanklizenzen. Ihre Teams benötigen weiterhin geeignete Endgeräte und eine zuverlässige Internetverbindung. 
• Dynamics NAV/Business Central On-Premises: Beim Betrieb im eigenen Haus kümmern Sie sich selbst um die technische Grundlage: Server, Betriebssysteme, Datenbanken und Backup-Lösungen müssen angeschafft und betriebsbereit gehalten werden. Dazu kommen laufende Ausgaben für Strom, Kühlung und Serverplatz. Auch Ersatzbeschaffungen sollten Sie einplanen – schließlich hält keine Hardware unbegrenzt. 

• Dynamics 365 Business Central SaaS: Das nächste Update steht an? Microsoft übernimmt die technische Bereitstellung und aktualisiert Business Central Online regelmäßig. Damit entfallen die Wartungs- und Upgrade-Kosten weitgehend. In Folge muss sich Ihr IT-Team weniger um den laufenden Systembetrieb kümmern und gewinnt Zeit für andere Aufgaben. Ganz ohne Aufwand geht es allerdings auch in der Cloud nicht: Erweiterungen und Schnittstellen müssen auf Kompatibilität geprüft und neue Funktionen gegebenenfalls getestet werden. Dafür können weiterhin interne Aufwände und Kosten für Ihren Dienstleistungspartner entstehen. 
• Dynamics NAV/Business Central On-Premises: Wartung, Sicherheitspatches und größere Versionswechsel liegen in Ihrer Verantwortung. Ihr IT-Team muss diese Arbeiten planen und durchführen, häufig gemeinsam mit externen Beratern. Gerade bei stark angepassten Systemen können Upgrades viel Zeit und Budget beanspruchen. Hinzu kommt der Blick auf die Supportfristen: Läuft der Herstellersupport Ihrer Version aus, sollten Sie den Wechsel rechtzeitig vorbereitet haben. 

• Dynamics 365 Business Central SaaS: Was kostet Ihr ERP-System über mehrere Jahre hinweg? Die monatliche Abonnementgebühr ist ein Teil der Rechnung. Einsparungen bei eigener Server-Infrastruktur und technischem Betrieb sowie die Entlastung Ihres IT-Teams können die Gesamtbetriebskosten senken. Für einen realistischen Vergleich gehören aber auch die Migration, Erweiterungen und laufende Betreuung in die Kalkulation. COSMO CONSULT unterstützt Sie mit Upgrade-Services dabei, den Wechsel zu planen und den Aufwand im Blick zu behalten. 
• Dynamics NAV/Business Central On-Premises: Die Lizenzen sind bezahlt, die Server laufen – damit ist die Rechnung allerdings noch nicht abgeschlossen. Wartung, Upgrades und qualifiziertes IT-Personal verursachen laufende Kosten. Hinzu kommen der Wertverlust Ihrer Hardware und spätere Ersatzbeschaffungen. Über mehrere Jahre können sich diese Ausgaben erheblich summieren. Ob der eigene Betrieb oder SaaS für Ihr Unternehmen wirtschaftlicher ist, zeigt deshalb erst der Vergleich aller relevanten Kosten über denselben Zeitraum. 

Wer täglich mit Business Central arbeitet, braucht andere Funktionen als jemand, der gelegentlich Daten nachschlägt oder eine Freigabe erteilt. Mit den passenden SaaS-Lizenzen geben Sie Ihrem Team die benötigten Möglichkeiten und behalten gleichzeitig Ihre Kosten im Blick. Entscheidend ist, wer welche Aufgaben im System übernimmt. 

Von der täglichen Finanzbuchhaltung bis zum gemeinsam genutzten Lagerterminal: Dynamics 365 Business Central SaaS bietet verschiedene Lizenztypen für unterschiedliche Aufgaben und Arbeitsplätze: 

• "Premiumuser"-Lizenz: Bietet vollen Zugriff auf alle Module von Dynamics 365 Business Central, einschließlich erweiterter Produktions- und Servicemanagementfunktionen. Sie ist ideal für Unternehmen mit komplexen Produktions- oder Dienstleistungsprozessen. 
• "Essentialsuser "-Lizenz: Deckt die grundlegenden Funktionen eines ERP-Systems ab, wie z. B. Finanzmanagement, Vertrieb, Einkauf, Bestands- und Projektmanagement. Sie ist für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen geeignet. 
• "Device"-Lizenz: Nutzen mehrere Mitarbeitende dasselbe Gerät, etwa ein Lagerterminal, kann eine Gerätelizenz infrage kommen. Sie ermöglicht den Zugriff über dieses Gerät für festgelegte Aufgaben. 
• "Team Member"-Lizenz: Wer hauptsächlich Informationen nachschlägt und ausgewählte Aufgaben wie bestimmte Genehmigungen oder Zeiterfassungen übernimmt, benötigt möglicherweise keinen vollen Funktionsumfang. Team Members bietet dafür eingeschränkte Lese- und Bearbeitungsrechte. Entscheidend sind die benötigten Funktionen und die geltenden Lizenzbedingungen. 

Brauchen Sie die Fertigungsplanung oder müssen Sie Serviceaufträge und Wartungsverträge verwalten? Dann lohnt sich der Blick auf die Premium-Lizenz: Sie umfasst alle Funktionen von Essentials und ergänzt diese um das Produktions- und Servicemanagement. 

Für die meisten grundlegenden Geschäftsprozesse ist die Essentials-Lizenz ausreichend. Sie deckt Finanzmanagement, Vertrieb, Einkauf, Bestands- und Projektmanagement ab. Entscheidend ist, welche Geschäftsprozesse Sie in Business Central abbilden möchten. Benötigen Sie die integrierten Funktionen für Produktion oder Servicemanagement, ist Premium erforderlich. 

Was kostet Ihr ERP-System wirklich – und wo könnten Sie Ihr Budget sinnvoller einsetzen? Der Wechsel zu Dynamics 365 Business Central SaaS bietet die Chance, Kosten besser zu planen, Ihr IT-Team zu entlasten und regelmäßig von neuen Funktionen zu profitieren. Ob sich die Cloud für Ihr Unternehmen rechnet, zeigt der Blick auf die Gesamtbetriebskosten (TCO) und die passenden Lizenzen für Ihr Team. 

Wenn Sie Ihre Kostenstruktur und Ihren Funktionsbedarf kennen, können Sie die Umstellung gezielt planen. So schaffen Sie eine Lösung, die zu Ihrem Arbeitsalltag passt und mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.