
Virtuelle Meetings haben seit den letzten 2 Jahren Hochkonjunktur. Sie leisten einen wichtigen Beitrag, wenn es darum geht, persönlich miteinander in Kontakt zu treten. Allerdings gelten für das virtuelle Miteinander andere Regeln als für Besprechungen mit „echter“ Anwesenheit. Die folgenden fünf Tipps können Ihnen dabei helfen, Ihre virtuellen Meetings perfekt über die Bühne zu bringen:
Tipp 1: Schalten Sie Videos ein
Kommunikation lebt nicht nur von Sprache, sondern auch von Gestik und Mimik. Vor allem das Gesicht ist ein wichtiger Ausdruck der Persönlichkeit. Außerdem kann man verbindlicher miteinander reden, wenn man sich im übertragenen wie im wörtlichen Sinn „ins Gesicht sehen“ kann.
Tipp 2: Moderieren Sie das Meeting
Ein Moderator ist bei virtuellen Besprechungen noch wichtiger als bei herkömmlichen Meetings. Seine Aufgabe ist es, alle Teilnehmer einzubeziehen und sicherzustellen, dass jeder seine Themen zur Sprache bringen kann. Bei virtuellen Besprechungen ist dies auch deshalb wichtig, weil Latenzen in der Verbindung dazu führen können, dass man sich gegenseitig ins Wort fällt.
Tipp 3: Teilen Sie vor dem Meeting eine Agenda
Die Agenda ist die tragende Konstruktion eines virtuellen Meetings. Der damit verbundene Vorbereitungsaufwand ist zwar größer, aber durch den Zugewinn an Effizienz und Struktur im Meeting mehr als gerechtfertigt. Im Idealfall umfasst die Agenda übrigens nicht mehr als fünf Tagesordnungspunkte.
Tipp 4: Beschränken Sie sich zeitlich
Virtuelle Meetings fordern große Konzentration. Es bringt also nichts, einen ganzen Tag für eine Besprechung einzuplanen. Untergliedern Sie den Inhalt lieber in kleinere ein- bis zweistündige Blöcke, die am besten auch thematisch voneinander abgegrenzt sind. Geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, Pausen zwischen den Blöcken zu machen.
Tipp 5: Zeichnen Sie Meetings auf
Wenn die Teilnehmer einverstanden sind, kann man mit modernen Videokonferenz-Lösungen wie Microsoft Teams Besprechungen auch aufzeichnen – so werden wichtige Ergebnisse dokumentiert und auch die Teammitglieder, die nicht teilnehmen konnten, bleiben auf dem Laufenden.
Fazit
Virtuelle Meetings sind kein Hexenwerk. Wenn man ein paar Regeln beachtet, kann man mit digitalen Konferenzsystemen sehr effizient zusammenarbeiten. Und das gilt nicht nur für Krisensituationen – Homeoffice und flexible Arbeitsplätze liegen im Trend und werden bald zum Normalfall in vielen Bereichen gehören. Virtuelle Meetings sind dabei ein nicht zu unterschätzender Faktor: Wenn man sie richtig aufsetzt, kann davon das ganze Unternehmen profitieren.