- Por qué los archivos separados ya no son suficientes para las empresas modernas
- ¿Qué es Business Central?
- Principales problemas causados por archivos dispares en las empresas
- Cómo Business Central resuelve los retos de no tener un sistema ERP
- Ventajas de Dynamics 365 Business Central
- Ejemplo concreto
- ¿Sigues trabajando con archivos separados?
Por qué los archivos separados ya no son suficientes para las empresas modernas
En muchas empresas, los archivos independientes (por ejemplo, Microsoft Excel) han sido durante años herramientas básicas para gestionar los datos financieros, el inventario y las ventas. Sin embargo, a medida que el negocio crece, trabajar con archivos aislados se vuelve ineficiente y arriesgado. La falta de integración entre departamentos, los errores humanos y la duplicación del trabajo pueden ralentizar seriamente el rendimiento del negocio.
Ahí es donde entra en juego Microsoft Dynamics 365 Business Central, una solución ERP en la nube que unifica todos los datos en una única plataforma integrada, eliminando la dependencia de archivos separados y proporcionando visibilidad en tiempo real de todo el negocio.
¿Qué es Business Central?
Dynamics 365 Business Central es una completa plataforma ERP desarrollada por Microsoft que integra todos los procesos empresariales clave en un único sistema: contabilidad, informes financieros, inventario, ventas, compras, proyectos, producción y recursos humanos.
Como solución ERP moderna, Business Central es escalable, accesible desde la nube y se puede integrar con Microsoft 365 (Outlook, Excel, Teams), Power BI y otras aplicaciones críticas para el negocio.
Principales problemas causados por archivos dispares en las empresas
1. Datos aislados y sin relación entre sí.
Cada departamento gestiona sus datos en sus propios archivos Excel, que no están vinculados entre sí.
2. Alto riesgo de errores humanos.
Copiar, pegar e introducir datos manualmente aumenta el riesgo de cometer errores, y un error en un informe financiero puede tener consecuencias costosas.
3. Duplicación del trabajo y redundancia
Los datos se introducen varias veces en diferentes lugares, lo que provoca una pérdida de tiempo y confusión operativa.
4. Falta de visibilidad global
Los directivos no pueden tomar decisiones en tiempo real porque tienen que correlacionar manualmente la información de docenas de archivos.
Cómo Business Central resuelve los retos de no tener un sistema ERP
Centralización de datos: Business Central reúne toda la información importante en una sola plataforma. De este modo, los departamentos ya no trabajan con archivos aislados y los datos están disponibles en tiempo real para todos los usuarios autorizados. Esto permite tener una visión unificada del negocio en cualquier momento.
Procesos automatizados: ya no es necesario el procesamiento manual de datos y la mayoría de los cálculos y la generación de informes se realizan automáticamente. Esto reduce el riesgo de errores y ahorra mucho tiempo.
Integración con otros sistemas: Business Central se puede integrar con otras plataformas utilizadas por la empresa (por ejemplo, sistemas CRM, soluciones de comercio electrónico o plataformas de pago), lo que facilita un flujo continuo de información entre departamentos y con socios externos.
Accesibilidad en tiempo real: los datos se actualizan en tiempo real, lo que significa que la dirección y los empleados pueden tomar decisiones basadas en la información más reciente. Los informes también se pueden personalizar y consultar en cualquier momento, lo que elimina la necesidad de buscar en múltiples archivos.
Análisis avanzados e informes personalizados: Business Central incluye herramientas avanzadas de generación de informes que le permiten crear informes financieros y empresariales detallados en un formato fácil de entender. En lugar de pasar horas creando informes manualmente, Business Central lo hace de forma rápida y precisa.
Ventajas de Dynamics 365 Business Central
- Mayor eficiencia: gracias a la centralización de los datos y la automatización de los flujos de trabajo, los empleados pueden ahorrar un tiempo valioso que pueden dedicar a actividades realmente importantes.
- Decisiones más informadas: el acceso instantáneo a datos precisos y actualizados permite a los equipos directivos tomar decisiones estratégicas rápidas basadas en información relevante y precisa.
- Escalabilidad: a medida que su empresa crece, Business Central puede adaptarse a sus necesidades, proporcionando funcionalidades adicionales sin tener que cambiar todo el sistema.
- Menor riesgo de errores: la automatización de los procesos y la centralización de los datos reducen significativamente el riesgo de errores e inconsistencias.
- Seguridad de los datos: Business Central se beneficia de los mejores estándares de seguridad, y los datos se almacenan en un entorno protegido al que solo pueden acceder los usuarios autorizados.
Ejemplo concreto
1. Ventas por cliente (lista de los 10 principales clientes)
Este informe detalla las ventas de cada cliente, lo que le ayuda a comprender quiénes son sus clientes más rentables y qué volúmenes de ventas generan. Business Central permite filtrar por diferentes períodos (mensual, trimestral, anual).
Características de Business Central: puede segmentar sus datos por tipo de producto, punto de venta o grupo de clientes. Además, puede solicitar informes personalizados que incluyan descuentos, estado de los pagos y detalles del historial de pedidos.
2. Informe de ventas de artículos por cliente
Business Central le permite realizar un seguimiento de las ventas por cliente y por producto. Es útil para analizar las tendencias de ventas, el comportamiento de los clientes y optimizar el inventario.
Características de Business Central: este informe incluye un análisis detallado del margen de beneficio por producto, lo que proporciona información esencial para tomar decisiones rápidas de abastecimiento y marketing. Si la empresa opera en varias ubicaciones, el informe puede incluir información de ventas para cada ubicación o tienda.
3. Informe de lista de compras de proveedores
Un informe esencial para la gestión eficaz de las relaciones con los proveedores. En Business Central, este informe detalla todas las compras de cada proveedor, incluido el importe total de la compra.
Características de Business Central: este informe se puede personalizar (con herramientas como Power BI) para incluir información sobre pagos pendientes, plazos de entrega y rendimiento de los proveedores en relación con los términos del contrato.
4. Informe de valoración de inventario
Business Central proporciona un informe detallado del inventario, incluido el valor del mismo. Este informe ayuda a los equipos de compras y logística a analizar el rendimiento del inventario para evitar el exceso o la falta de existencias.
Características de Business Central: se pueden ver los datos por categorías de productos, ubicaciones y tipos de existencias (por ejemplo, existencias en tránsito o existencias sin terminar), y la integración con los datos de ventas ayuda a optimizar el abastecimiento.
5. Previsión de flujo de caja (previsión de flujo de caja personalizable en el módulo de informes)
Se trata de un informe de gestión que muestra el flujo de caja de la empresa, destacando tanto los ingresos como los gastos. Business Central utiliza datos en tiempo real para presentar previsiones financieras precisas, esenciales para una gestión eficaz del efectivo.
Características de Business Central: el informe puede incluir transacciones previstas, facturas pendientes de cobro, pagos a proveedores y cualquier otro movimiento de efectivo importante, y puede ajustarse a diversos escenarios financieros.
¿Sigues trabajando con archivos separados?
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Por Oana VoinescuMás entradas de blog similares:
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