Comment changer d’intégrateur ERP Business Central sans interrompre son activité ?

La difficulté d’une reprise ne dépend pas uniquement de la taille de l’entreprise. Elle dépend surtout de l’environnement de l'ERP existant : niveau de personnalisation, nombre d’interfaces, extensions installées, organisation du support ou encore qualité de la documentation. Quelques étapes permettent de mieux préparer la transition : 

Cartographier l’environnement Business Central existant

La première étape consiste à savoir précisément ce qui doit être repris. Au-delà de l'ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central, le périmètre peut comprendre des extensions métier, des applications tierces, des développements spécifiques et des connexions avec d’autres solutions.

Il faut notamment identifier :

• les environnements de production et de test
• les sociétés ou pays concernés
• les extensions et applications installées
• les développements spécifiques
• les principales interfaces
• les flux
• les outils de reporting
• les processus critiques pour l’activité.

L’objectif n’est pas de réaliser immédiatement un inventaire technique complet. Il s’agit d’abord d’identifier ce dont dépend le fonctionnement quotidien de l’entreprise et ce que le nouvel intégrateur devra reprendre.

Vérifier les accès et la documentation

Le nouvel intégrateur doit ensuite pouvoir accéder aux environnements dont il aura la responsabilité.

Les droits à prévoir dépendent du périmètre concerné : environnements Business Central, centre d’administration et, si nécessaire, ressources Azure, Power Platform ou solutions tierces.

Microsoft permet notamment de contrôler l’accès aux environnements Business Central et les possibilités d’administration déléguée des partenaires.

Cette étape est aussi l’occasion de vérifier un point essentiel : l’entreprise doit conserver la maîtrise de ses environnements, comptes, abonnements et droits d’accès.

La documentation disponible doit également être rassemblée : architecture, paramétrages spécifiques, interfaces, procédures de support, incidents connus ou encore évolutions en cours.

Si certains éléments manquent, cela ne bloque pas automatiquement la transition. Le travail d’audit devra simplement permettre de les reconstituer.

Auditer les applications, extensions et développements spécifiques

Au fil du temps, des applications Microsoft Marketplace, des solutions métier, des extensions spécifiques ou des interfaces avec d’autres systèmes peuvent avoir été ajoutées à l'ERP.

Le nouvel intégrateur doit donc comprendre :

• quelles fonctionnalités relèvent du standard de l'ERP Business Central
• quelles applications proviennent d’éditeurs tiers
• quels développements ont été réalisés spécifiquement pour l’entreprise
• quelles interfaces sont indispensables
• quelles dépendances existent entre ces différents éléments.

La disponibilité du code source doit être vérifiée pour les développements spécifiques concernés. Toutes les extensions ne permettent pas automatiquement d’accéder à leur code.

Pour les applications tierces, il faut également vérifier leur éditeur, leur maintenance, leur compatibilité et les conditions contractuelles associées. Microsoft rappelle notamment que les applications et extensions doivent être maintenues en phase avec le rythme de mise à jour de Business Central.

Organiser la reprise du support Business Central

Le passage d’un support à un autre doit être clairement délimité.

À partir de quelle date le nouvel intégrateur prend-il les tickets ? Que deviennent les incidents encore ouverts ? Qui doit être contacté en cas de problème bloquant ? Quels sont les niveaux de priorité et les engagements de service ?

Ces questions doivent être réglées avant le changement d'intégrateur.

Une période de transmission peut être utile lorsque le contexte le permet, notamment pour passer en revue les tickets en cours, les problèmes connus et les sujets sensibles.

Les utilisateurs doivent également savoir à partir de quelle date et par quel canal contacter le nouveau support de leur ERP Business Central.

Pas nécessairement.

Un environnement fortement personnalisé demandera généralement davantage de travail de compréhension qu’un ERP resté très proche du standard mais cela ne signifie pas qu’il est impossible à reprendre.

Le point important est de savoir précisément ce qui a été développé et dans quelles conditions ces éléments peuvent être maintenus.

Pour les développements spécifiques, le nouvel intégrateur peut notamment avoir besoin de retrouver la documentation technique, les dépôts de code disponibles, les procédures de déploiement et les dépendances avec d’autres composants.

Pour les solutions éditées par des tiers, le sujet est différent : il s’agit principalement de vérifier les contrats, versions, compatibilités et possibilités de support.

C’est justement l’un des rôles de l’audit : faire la différence entre ce qui peut être repris simplement, ce qui nécessite une analyse et ce qui représente éventuellement un risque pour les évolutions futures.

Changer de partenaire est aussi l’occasion de redéfinir les critères réellement importants pour l’entreprise.

L’expertise Microsoft Dynamics 365 Business Central

Le nouvel intégrateur doit naturellement maîtriser Business Central, mais aussi son fonctionnement dans le contexte spécifique de l’entreprise : finance, supply chain, production, gestion de projets ou autres processus métier.

L’expérience de la reprise d’environnements existants est particulièrement importante. Reprendre un ERP que l’on n’a pas soi-même déployé nécessite une capacité d’analyse différente de celle d'un nouveau projet.

La connaissance de votre secteur

Un même ERP peut répondre à des réalités métier très différentes.

Une entreprise industrielle n’aura pas les mêmes problématiques qu’un distributeur, une société de services ou une entreprise opérant dans un environnement réglementé.

La connaissance du secteur facilite la compréhension des processus et évite de recommencer depuis le début l’apprentissage du métier.

L’organisation du support et de la TMA

Le support est souvent l’une des raisons ayant conduit l’entreprise à rechercher un nouveau partenaire. Il mérite donc une attention particulière. Avant de choisir, il faut clarifier :

• les modalités de prise en charge des tickets
• les horaires de support
• les délais et priorités
• la gestion des incidents critiques
• l’organisation de la TMA
• la prise en charge des évolutions et mises à jour

L’objectif est de savoir concrètement qui fera quoi une fois le contrat signé.

La maîtrise de l’écosystème Microsoft

Business Central est souvent connecté à d’autres briques : Power BI, Power Platform, Microsoft 365 ou différents services et applications métier.

Un partenaire capable d’avoir une vision plus large du système d’information peut faciliter le diagnostic lorsque les problématiques dépassent strictement le périmètre ERP.

Même si chaque environnement est différent, une reprise peut généralement être structurée autour de six étapes.

1. Clarifier les objectifs
   Pourquoi souhaitez-vous changer : support, manque d’expertise, évolution de l'entreprise, nouveaux projets, demandes à faire au nouvel intégrateur : qu'est-ce que vous souhaitez et qu'est-ce que vous ne souhaitez plus ?
2. Cartographier l’existant
   Recenser les environnements, applications, extensions, personnalisations et principales interfaces.
3. Auditer l’environnement
   Identifier les dépendances, points de vigilance, composants critiques et éléments manquants.
4. Préparer le transfert du support
   Définir la date de reprise, les interlocuteurs, les tickets ouverts, les priorités et les procédures d’escalade.
5. Sécuriser avant d’optimiser
   Traiter les risques immédiats avant de lancer de nouveaux projets.
6. Construire une feuille de route
   Une fois l’environnement maîtrisé, prioriser les évolutions en fonction de leur valeur et de leur urgence.

L’idée est simple : reprendre proprement l’existant avant de chercher à le transformer.

COSMO CONSULT accompagne les entreprises dans leurs projets Microsoft Dynamics 365 Business Central, de la mise en œuvre au support et à l’évolution de leur ERP.

Dans le cadre d’un changement d’intégrateur, notre accompagnement peut commencer par l’analyse de l’environnement existant : architecture, applications et extensions, développements spécifiques, interfaces, processus métier et organisation actuelle du support.

Cette phase permet de définir les conditions de reprise, les éventuels points de vigilance et les actions à traiter en priorité.

Notre double expertise d’intégrateur et d’éditeur de solutions métier nous permet également d’accompagner l’évolution de l’environnement une fois la transition réalisée, en tenant compte des processus et des contraintes propres à chaque entreprise.

Changer d’intégrateur Business Central ne signifie pas abandonner son ERP ni reconstruire son système d’information.

La première étape consiste à comprendre ce qui existe déjà. Quels sont les composants indispensables ? Quelles extensions sont utilisées ? Quels développements sont spécifiques ? Quelles interfaces doivent être maintenues ? Et comment assurer la continuité du support pendant la transition ?

Un audit permet d’apporter des réponses concrètes à ces questions et d’évaluer la complexité de la reprise avant d’engager les évolutions futures.

Vous envisagez de changer d’intégrateur ou de support pour Microsoft Dynamics 365 Business Central ?

COSMO CONSULT peut analyser votre environnement existant et vous accompagner dans la préparation de sa reprise.