Mission possible mit BC2GO: Insourcing des Finanzmanagement in Eigenregie

Wie bei vielen rasch wachsenden Spin-offs lag die Finanzbuchhaltung inklusive der Finanzberichte bei der jetzigen Proteintech Deutschland in Händen des Steuerberaters. Mit der Übernahme durch den US Konzern Proteintech Group kamen vermehrt Finanzreporting-Aufgaben auf die deutsche Tochter zu, die das bewährte Modell auf die Probe stellten. Denn die Finanzberichte des Steuerberaters kamen prozessbedingt zeitverzögert in Form von PDFs und Excel-Files, die dann jeweils in kürzester Zeit in das Konzernreporting händisch zusammengeführt werden mussten. Abgesehen davon, dass der Prozess sehr zeitaufwändig und fehleranfällig war, konnten ad-hoc Anfragen kaum beantwortet werden, zumal das Unternehmen nur begrenzt Zugriff auf die Daten beim Steuerberater hatte. 

Im Herbst 2023 entschied Proteintech Deutschland, die Finanzbuchhaltung künftig intern im Unternehmen abzudecken, um vor allem die enormen Aufwände für das Konzernreporting maßgeblich zu reduzieren. Außerdem hatte sich das Unternehmen zum Ziel gesetzt, das Forderungsmanagement zu professionalisieren und damit die Außenstände zu reduzieren.

Die Entscheidung für Microsoft Dynamics 365 Business Central war leicht gefällt: „Mit den Vorgängerversionen von Business Central hatte ich bereits sehr gute Erfahrungen gemacht“ sagt der Standortleiter Deutschland Rainer Gebhart. Die Herausforderung war, Business Central möglichst schnell und kostengünstig einzuführen und parallel auch gleich die Mitarbeitenden mit dem System vertraut zu machen. 

Da Business Central die Anforderungen von Proteintech Deutschland insbesondere im Bereich Finanzwesen und Controlling weitgehend im Standard abdeckt, traute sich das Unternehmen zu, möglichst viele Projektaufgaben selbständig übernehmen. Mit dem professionellen Do-it-Yourself Ansatz von BC2GO konnte COSMO CONSULT das Team von Proteintech Deutschland sofort überzeugen. 

Mit BC2GO folgt COSMO CONSULT einem Trend, der sich sukzessive bei Softwareprojekten etabliert: Die Implementierung von vorkonfigurierter Software in weitgehender Eigenregie. Was bei ERP-Einführungen bislang undenkbar erschien, hat COSMO CONSULT möglich gemacht: Der Digital Consultant punktet mit Wissenstransfer „on demand“ direkt in Business Central – also genau dort, wo es gebraucht wird. Der smarte Einführungsassistent ist eine Erweiterungsapp für Business Central von COSMO CONSULT, über die den Usern umfangreiche Lernmaterialien, Videokurse und Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Verfügung gestellt werden. Auch die zahlreichen Tipps und Tricks, die es bis dato nur von persönlichen Consultants gab, hat der smarte Assistent für jeden Bereich im System parat. 

„Der Digital Consultant hat uns gleich in zweierlei Hinsicht bei der Einführung geholfen: Erstens hat er uns sicher durch die Implementierung geführt und zweitens hat er alle Mitarbeitenden mitgenommen und gleichzeitig geschult.“ Damit kein kreativer Wildwuchs an Prozessen entsteht und gesetzliche Regelungen eingehalten werden, führt das Expertenteam der COSMO CONSULT regelmäßige Reviews durch. Nicht zuletzt steht bei Bedarf jederzeit ein persönlicher Consultant zur Seite, so dass sich das Projektteam der Proteintech Deutschland zu keiner Zeit allein gelassen fühlt. Besonders hervorzuheben ist laut Rainer Gebhart neben dem Digital Consultant die durchgängig kompetente Beratung und die kurzen Reaktionszeiten von COSMO CONSULT.

Für Rainer Gebhart war die Projektplanung in Etappen ein wichtiger Erfolgsfaktor für das Projekt in Eigenregie. In der ersten Projektphase wurde die laufende Buchhaltung in Business Central abgebildet. Danach wurden die Banken, der OP-Ausgleich über OPplus sowie das Steuerportal Elster integriert. In den nächsten Schritten wurde vor allem das Reporting erweitert und das Forderungsmanagement in Business Central integriert. 

„Als messbaren Erfolg kann man durchaus das Forderungsmanagement heranziehen: Hier ist es uns gelungen, unsere Außenstände deutlich zu reduzieren, weil wir jetzt unser Mahnwesen effektiv betreiben können!“

Ein weiterer Erfolg ist das Reporting Package, das inzwischen regelmäßig mit wenig Aufwand an die Konzernzentrale geliefert wird: Die Konzernzentrale hat zum Best Practice gekürt, der künftig als Standard ausgerollt werden soll. 

Ein weiteres Highlight ist für Proteintech die nahtlose Integration in die Microsoft Office-Welt, von der insbesondere Excel und Teams besonders beliebt sind. Abgesehen davon erleichtert das durchgängige Microsoft Look&Feel das Onboarding der Mitarbeitenden in Business Central und spart somit aufwendige Schulungsprogramme ein.

Das Fazit: Mit BC2GO gelingt die Mission, ein ERP-System schnell, einfach, kostengünstig und in Eigenregie zu implementieren.