Mit Fingerspitzengefühl zu neuen Märkten

Wenn Unternehmen ihre Software selbst entwickeln, ist das in etwa so, wie ein Handwerker, der sein Haus selbst baut. Es ist bequem, relativ preiswert und Erweiterungen sind schnell umgesetzt. Trotzdem ist irgendwann eine gründliche Modernisierung fällig, etwa weil sich die Technik weiterentwickelt und die Anforderungen geändert haben. In dieser Situation übernahm Robert Morlock die Geschäftsführung der Nailscamp GmbH und schlug damit ein neues Kapitel der Firmenhistorie auf: „Das Unternehmen war straff organisiert, aber nicht in jeder Hinsicht effizient. So spielte zum Beispiel die lange Verweildauer der Waren im Lager kaum eine Rolle.“ Ein professionelles Bestellwesen fehlte ebenso wie die Basis, um die Marke Proglow international nachhaltig zu entwickeln. Und mit der vorhandenen Warenwirtschaft hätte man künftiges Wachstum nur mit zusätzlichem Personal stemmen können. So perfekt viele Prozesse auch gestaltet waren, die Technologie hinter den Kulissen war in die Jahre gekommen. Und was noch schwerer wog: Es gab niemanden mehr, der sich mit dem System auskannte. Für alle Beteiligten war deshalb klar: es besteht Handlungsbedarf. 

Dies galt nicht nur für die Warenwirtschaft, sondern auch für das Shopsystem, das ebenfalls in die Jahre gekommen war. Beide Bereiche sind symbiotisch miteinander verbunden: Änderungen an einem System, haben stets Auswirkungen auf das jeweils andere. Bei der folgenden Suche nach einem neuen Softwarepartner stand daher beides zur Disposition. Eines war dem Projektteam dabei klar: Individuelle Lösungen wollte man nicht mehr – weder beim Webshop noch beim ERP-System. Am Ende eines mehrstufigen Auswahlprozesses kam es zum Duell zwischen dem ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central (kurz Dynamics 365 BC) auf der einen und der E-Commerce-Plattform diva-e auf der anderen Seite. Auch wenn diva-e viele Anforderungen des Unternehmens abdeckte, entschied sich Nailscamp für die Microsoft-Lösung. Ausschlaggebend waren dabei vor allem die Flexibilität und die Investitionssicherheit. Weil man das IT-Management künftig schlank halten wollte, ging der Systemwechsel mit einem Umzug vom eigenen Server in die Microsoft-Cloud einher. Ergänzt wird die neue Unternehmenssoftware durch das Shopsystem Shopify, das den bestehenden Webshop ablöst. Den Zuschlag für die komplette Systemeinführung erhielt die auf Digitalisierung spezialisierte COSMO CONSULT-Gruppe. „Für uns war vor allem das E-Commerce-Know-how entscheidend. Außerdem haben uns der offene Beratungsansatz und die kurzen Reaktionszeiten gefallen. Beides hat Vertrauen geschaffen und uns die nötige Projektsicherheit gegeben“, erinnert sich Robert Morlock. So sei man zuversichtlich gewesen, das Projekt im geplanten Zeitrahmen umzusetzen.   

Bei den zentralen Arbeitsabläufen in Auftragsbearbeitung und Logistik orientierte sich das Projektteam eng am Programmstandard von Dynamics 365 BC. Die meisten betrieblichen Anforderungen ließen sich auf einfache Weise durch Konfiguration umsetzen. Kniffliger war da die Integration zwischen dem Shopsystem im Frontoffice und der neuen Unternehmenssoftware im Backoffice. Um die Prozesse zwischen beiden Welten durchgängig digital umzusetzen, lag der Anteil eigener Entwicklung am Ende bei rund 50 Prozent. Trotz der Detailarbeit wurde es kurz vor dem Start noch spannend: Zum einen funktionierte die Kommunikation zwischen beiden Systemen nicht auf Anhieb. Während in Frankreich alles glatt lief, wurden beim finalen Test im deutschen Markt zunächst nicht alle Aufträge übertragen. Zudem stellte das Projektteam fest, dass die mobile Picking App lahmte und den Arbeitsfluss bremste. „Unser Logistikteam arbeitet sehr effizient. Da konnte die App schlicht nicht mithalten. Doch zu den Stärken großer Partner wie COSMO CONSULT zählt, dass sie kurzfristig zusätzliche Kapazitäten bereitstellen können, wenn es mal eng wird“, erklärt der Geschäftsführer. So entstand auf Basis der Apps COSMO Mobile Solution und COSMO Logistics binnen kürzester Zeit eine mobile Lösung, die den mehrstufigen Kommissionierprozess ohne Leistungseinbußen perfekt unterstützt. Dafür nutzen die Mitarbeiter*innen in der Logistik Tablets und Handheldscanner unter Android. 

In nur fünf Monaten gelang es dem Projektteam, die IT-Infrastruktur auf Vordermann zu bringen. Ideen, die sich bisher wegen der veralteten Technik nicht umsetzen ließen, bereichern nun die Prozesslandschaft. „Mit Dynamics 365 BC können wir jetzt Artikel picken, zum Versandplatz bringen und sofort mit dem nächsten Sammelauftrag starten. Vorher konnten die Aufträge nur nacheinander abgearbeitet werden“, erklärt Robert Morlock. Insgesamt sei man dadurch um bis zu 20 Prozent schneller und könne deutlich mehr Aufträge pro Kopf bearbeiten. „Unsere Kunden profitieren so von kürzeren Lieferzeiten“, ergänzt er. Hinzu kommt ein verbessertes Lager- und Bestellmanagement mit effizienten Komfortfunktionen, wie etwa automatischen Bestellvorschlägen. Zusätzlich bringen neue Reports mehr Transparenz in die Logistik. Für das Proglow-Team war der Start mit der neuen Software zuerst gewöhnungsbedürftig. „Wenn man von einem schlanken, stark individualisierten System auf eine leistungsstarke Standardsoftware wechselt, findet man nicht sofort alles wieder“, sagt er. Es dauere etwas, bis sich Routine einstellt. 

Mit Dynamics 365 BC und Shopify beginnt für Nailscamp ein ganz neues Kapitel. Es wird eine Geschichte über internationales Wachstum, neue Perspektiven und spannende Märkte. Und das moderne E-Commerce-System ist dabei so etwas wie das Schiff, mit dem er und sein Team zu neuen Ufern aufbrechen. „Wir haben jetzt eine solide IT-Infrastruktur, mit der wir unsere Pläne verwirklichen und unsere Ziele erreichen können“, ist sich der Firmenchef sicher. Und damit die Sache richtig Fahrt aufnimmt, zündet man bei Nailscamp den Turbo – mit neuen Funktionen zum Kategorienmanagement und zur Prozessautomatisierung.