ERP-Neustart für effiziente Prozesse

Wenn Oberflächenlösungen für die Holzindustrie gefragt sind, braucht es Prozesse, die genauso durchdacht, robust und flexibel sind wie die Produkte selbst. Genau diesen Anspruch verfolgt surfactor bei der Erneuerung seiner ERP-Landschaft. Gemeinsam mit COSMO CONSULT startet das international tätige Unternehmen ein ERP-Projekt auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management. 

Maßgeschneiderte Oberflächenlösungen und ein international engagiertes Team mit langjähriger Expertise - das ist surfactor. Seit über 75 Jahren zählt das Unternehmen zu den Technologieführern in der Entwicklung hochwertiger Oberflächenmaterialien für die Holzindustrie. Die Produkte sind so individuell wie ihre Einsatzgebiete – und damit auch die dahinter stehenden Produktionsprozesse. Dafür setzt der Hersteller laufend neue Maßstäbe in der Prozesstechnologie. Um auch in Zukunft Innovationen aktiv voranzutreiben und interne Abläufe zu optimieren, führt surfactor gemeinsam mit COSMO CONSULT eine moderne und cloudbasierte ERP-Lösung ein. 

Das bestehende System auf Basis von Navision ist nach vielen Jahren im Einsatz an seine Grenzen gestoßen. Ziel der Erneuerung ist eine stärkere Integration der Unternehmensprozesse mit besonderem Fokus auf den Finanz- und Controlling-Bereich. Auch bislang nicht vollständig abgebildete Abläufe sollen künftig nahtlos in das System eingebunden werden. 

Im Auswahlprozess für das richtige System, der durch den IT-Matchmaker von Trovarit begleitet wurde, war schnell klar: surfactor braucht ein System, das genau auf die Bedürfnisse eines mittelständischen Industrieunternehmens zugeschnitten ist - ohne zu viele Anpassungen notwendig zu machen. „Wir wollten keinen überdimensionierten Funktionsumfang, sondern eine moderne Lösung, die zu uns passt“, beschreibt Michael Hillmann, Supply Chain Manager bei surfactor, die Anforderungen. Entscheidend war daher vor allem die Nähe zum Standard. 

Die Wahl fiel auf Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management – und erneut auf COSMO CONSULT als Umsetzungspartner. Bereits beim früheren ERP-Rollout von Microsoft Dynamics NAV überzeugte der Digitalisierungspartner. Auch diesmal punktete COSMO CONSULT mit einem klaren Gesamtkonzept, einem starken Branchenverständnis und vor allem mit der passenden Lösung: Die COSMO Rollenfertigung konnte mit der umfangreichen Abbildung spezifischer Funktionen überzeugen. „COSMO Rollenfertigung war hier ein echtes Plus. Es deckt unsere speziellen Anforderungen der Oberflächenfertigung optimal ab, ohne unnötige Systemmodifikationen“, so Herr Hillmann, der das ERP-Projekt als interner Projektleiter betreut. 

Die Freude über den Projektstart ist groß. Die Beteiligten sind sich bewusst, dass ein ERP-Projekt kein Selbstläufer ist. Sie sehen in der Neueinführung jedoch die Chance, die Prozesse nach ihren Anforderungen mitzugestalten und auf den neuesten Stand zu bringen. Viele Mitarbeitende sind seit Jahren im Unternehmen, einige waren bereits beim ersten ERP-Rollout dabei - ihr Know-how und Engagement sind ein wichtiger Erfolgsfaktor. Gemeinsam tauchen sie in eine neue ERP-Welt ein, denn in der Zwischenzeit hat sich in diesem Bereich einiges getan. Von der neuen Lösung verspricht sich surfactor vor allem mehr Transparenz, weniger manuelle Eingaben und eine nahtlose Prozessintegration. „Durch die Automatisierung unserer Prozesse wollen wir Fehlerquellen reduzieren und Doppelarbeit verhindern. Zusätzlich verschafft uns das integrierte Power BI eine komfortablere Auswertungsmöglichkeit unserer Zahlen“, so Michael Hillmann. Die Cloud-Technologie hält das System dabei stets aktuell. 

Die Ziele sind klar definiert und das Team geht lösungsorientiert und umsetzungsstark in das Projekt. Mit COSMO CONSULT haben sie dabei einen starken Partner an ihrer Seite. „COSMO hat uns mit seinem tiefen Verständnis für unsere Prozesse überzeugt - das zeigt sich auch in den ersten Workshops. Die Consultants steigen gemeinsam mit unserem Team tief in die Abläufe ein und widmen sich gezielt den relevanten Details“, erklärt Hillmann. 

Das ERP-Projekt ist für surfactor mehr als ein technischer Wechsel - es ist ein gemeinschaftliches Vorhaben über Ländergrenzen hinweg. Je nach Standort werden rechtliche Anforderungen im ERP berücksichtigt, darüber hinaus sollen international einheitliche Prozesse geschaffen werden. Entsprechend intensiv und lösungsorientiert ist der Austausch. 

„Wir sind ein familiäres Unternehmen. Man könnte sagen; Jeder kennt jeden. Die Teamarbeit steht bei uns im Vordergrund“, so Michael Hillmann. „Um die Key-User im Arbeitsalltag zu unterstützen, wurde bereits im Vorhinein für Vertretungslösungen gesorgt“, beschreibt der interne Projektleiter die Vorbereitungen. 

In erster Linie ist die ERP-Modernisierung ein Gemeinschaftsprojekt der Standorte in Deutschland und Finnland. Trotzdem wird bereits weitergedacht. Punktuell sind auch Mitarbeitende aus Malaysia eingebunden, sodass perspektivisch auch weitere Standorte in die Systemwelt integriert werden können.