Verträge im Griff mit Vertragsmanagement Software Shareflex Contract Management
ZentralesVertragsmanagement mit Shareflex und Microsoft 365: Verträge strukturiert verwalten, Fristen zuverlässig steuern und Prozesse vereinfachen.
Vertragsmanagement Software für Microsoft 365 für zentrale und nachvollziehbare Verträge
Verträge bilden die Grundlage Ihres Geschäfts, doch in der Praxis liegen sie oft verstreut in Netzlaufwerken, E-Mails und Papierakten. Zuständigkeiten sind unklar, Versionen schwer nachzuvollziehen und Fristen schnell übersehen. Shareflex Contract Management bringt Ordnung in diese Strukturen. Auf Basis Ihrer bestehenden Microsoft 365-Umgebung werden alle Verträge in einer zentralen, digitalen Vertragsakte gebündelt. So greifen alle Beteiligten jederzeit auf denselben, aktuellen Informationsstand zu.
Über übersichtliche Sichten, Filter und Dashboards steuern Sie Ihre Verträge entlang von Geschäftspartnern, Vertragsarten, Laufzeiten oder Status. Wichtige Unterlagen finden Sie in Sekunden, Sie arbeiten abteilungsübergreifend ohne Medienbrüche und Änderungen werden nachvollziehbar dokumentiert. Das spart Suchzeiten im Alltag, senkt Risiken und sorgt Transparenz für Einkauf, Vertrieb, Management und Legal.
Vertragsmanagement Software für strukturierte Prüf- und Freigabeprozesse
In vielen Unternehmen laufen Vertragsprozesse noch über E-Mail-Ketten, Excel-Listen oder Papierfreigaben. Das kostet Zeit und erschwert es, den aktuellen Status eines Vertrags zuverlässig nachzuvollziehen.
Shareflex Contract Management digitalisiert Ihre Prüf-, Freigabe- und Genehmigungsprozesse durchgängig – vom ersten Entwurf bis zur final unterzeichneten Version. Alle Beteiligten arbeiten in klar definierten Abläufen mit transparenzen Zuständigkeiten.
Vorlagen, automatische Versionierung und digitale Signaturen sind direkt in die Prozesse eingebunden. Jeder Schritt wird revisionssicher dokumentiert, inklusive Freigabehistorie und Zuständigkeiten. Das reduziert Abstimmungsaufwand, verkürzt Durchlaufzeiten und erhöht die Compliance. Und das auch bei komplexen Vertragsstrukturen.
So packt Shareflex Contract Management Ihre Herausforderungen an
Shareflex Vertragsmanagement: KI-gestützte Einblicke in Ihre Verträge
Shareflex Contract Managenet basiert auf Microsoft 365 und erweitert die Plattform um Funktionen für strukturiertes Vertragsmanagement und Auswertung So verbinden Sie die gewohnte Arbeitsumgebung mit einer spezialisierten Lösung für Vertragsprozesse. KI-gestützte Funktionen unterstützen Sie dabei, Verträge automatisch zu klassifizieren, relevante Inhalte schneller zu finden und Zusammenhänge auszuwerten. So erkennen Sie Fristen, Risiken und Potenziale deutlich früher.
Vertragsdaten werden über Metadaten strukturiert und auswertbar gemacht. Sie analysieren Ihr Vertragsportfolio nach Geschäftspartnern, Vertragsarten oder Laufzeiten und behalten auch größere Bestände im Blick. Dashboards schaffen Transparenz und geben Orientierung für strategische Entscheidungen.
Funktionen - was unter der Haube steckt
Zentrale Vertragsakte mit intuitiver Oberfläche
Alle Verträge, Dokumente, E-Mails und Notizen werden als digitale Vertragsakte in Microsoft 365 und SharePoint geführt. Klare Strukturen und rollenbasierte Sichten erleichtern den Einstieg und reduzieren Schulungsaufwand.
Automatisiertes Fristen- und Terminmanagement mit Erinnerungen
Fristen, Verlängerungen und Meilensteine werden zentral gepflegt. Automatische Erinnerungen informieren sie rechtzeitig per E-Mail, Outlook oder Microsoft Teams.
Digitale Workflows für Prüfung, Freigabe und Genehmigung
Konfigurierbare Workflows steuern Prüf- und Freigabeprozesse über alle Beteiligten hinweg. Statusanzeigen zeigen jederzeit, wo ein Vertrag steht und wer gerade verantwortlich.
Digitale Signaturen direkt im Prozess integriert
Shareflex Contract Management bindet gängige eSign-Lösungen an. Verträge werden direkt aus der Vertragsakte zur digitalen Signatur versendet und rechtssicher archiviert, inklusive Nachvollziehbarkeit der Unterschriftskette.
Revisionssichere Ablage und klare Compliance-Strukturen
Alle Vertragsdokumente werden versioniert gespeichert, Änderungen protokolloert und Aufbewahrungsfristen berücksichtig. Audits lassen sich so deutlich besser vorbereiten.
Nahtlose Integration in Microsoft 365, Outlook und Teams
Verträge lassen sich aus Outlook heraus zuordnen, in Microsoft Teams nutzen und in SharePoint verwalten. Sie arbeiten in Ihrer gewohnten Umgebung, ohne zwischen Systemen wechseln zu müssen.
Dashboards und Reporting für Contract Management und Controlling
Auswertungen zu Vertragsvolumen, Laufzeiten, Fristen, Verantwortlichkeiten und Risiken unterstützen Management und Controlling. Individuelle Dashboards liefern Kennzahlen für fundierte Entscheidungen.
KI-gestützte Suche, Klassifizierung und Auswertung von Verträgen
Künstliche Intelligenz hilft bei der Analyse und Kategorisierung von Verträgen. Relevante Metadaten werden automatisch erkannt, sodass Sie Inhalte schneller finden und Risiken im Vertragsbestand besser einschätzen können.
Flexible Schnittstellen zu ERP-, CRM- und Drittsystemen
Über standardisierte Schnittstellen werden ERP-Systeme wie SAP oder Microsoft Dynamics, CRM-Lösungen und weitere Anwendungen angebunden. Stammdaten, Bestellungen und Rechnungen werden mit Verträgen verknüpft.
Digitales Fristenmanagement mit Vertragsmanagement Software für weniger Risiko im Alltag
Fristen gehören zu den kritischsten Punkten in jedem Contract Lifecycle Management. Versäumte Kündigungen, automatische Verlängerungen oder fehlende Eskalationen führen schnell zu unnötigen Kosten und Risiken. Shareflex Contract Management integriert das Fristenmanagement direkt in Ihrer digitalen Vertragsakte. Laufzeiten, Optionen und Meilensteine werden strukturiert erfasst und zentral überwacht.
Sie sehen anstehende Fristen nach Verantwortlichen, Abteilungen oder Vertragstypen und werden automatisch erinnert, per E-Mail oder in Microsoft 365. Zuständigkeiten sind klar geregelt, manueller Pflegeaufwand wird deutlich reduziert.
So gewinnen Sie Planungssicherheit für Budgets, Liefer- und Dienstleistungsverträge und machen Fristenmanagement zu einem verlässlichen Bestandteil Ihrer Prozesse.
Vollständig integriert in Microsoft 365
Shareflex Contract Management fügt sich nahtlos in Ihre Microsoft 365-Umgebung ein. Sie arbeiten in den Anwendungen, die Sie täglich nutzen: in SharePoint, Outlook und Microsoft Teams. Verträge, E-Mails und Dokumente sind miteinander verknüpft, ohne Dateien zu kopieren oder zwischen Systemen wechseln zu müssen.
Alle relevanten Vertragsdaten liegen zentral in einer Plattform. Einkauf, Vertrieb, Legal, Controlling und Management greifen jederzeit auf denselben, aktuellen Informationsstand zu. Über Schnittstellen zu ERP-, CRM- und Drittsystemen werden Vertragsdaten mit Geschäftspartnern, Bestellungen oder Rechnungen verbunden.
So entsteht eine integrierte Vertragsverwaltung, die Ihre bestehende IT-Landschaft optimal ergänzt und skalierbar mitwächst.
COSMO CONSULT – Ihr Partner für professionelles Vertragsmanagement
Ein digitales Vertragsmanagement einzuführen, ist ein Change-Projekt für Ihr gesamtes Unternehmen. Mit COSMO CONSULT haben Sie einen Partner, der Contract Management, Microsoft 365 und Ihre Branche versteht. Wir begleiten Sie von der ersten Idee bis zum stabil laufenden System.
Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir Ihre bestehenden Vertragsprozesse, definieren Ziele und entwickeln eine passende Lösungsarchitektur. Von der Analyse über die Implementierung bis zu Schulung und Support erhalten Sie alles aus einer Hand. Wir binden Shareflex Contract Management in Ihre Systemlandschaft ein, befähigen Ihre Anwender durch Trainings und stehen Ihnen auch nach dem Go-live mit Support und Weiterentwicklung zur Seite. So wird Ihr Vertragsmanagement zu einem zentralen Baustein Ihrer Digitalstrategie.
Aktuelle Auszeichnungen
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Seit 2014 jedes Jahr unter den Top 1 % Partnern weltweit.
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