Frei von Dissonanzen: Wie der Audiospezialist Teufel seine IT-Prozesse neu einstimmt

Mehr als ein Jahrzehnt arbeitete Teufel mit einem am Ende technisch veralteten ERP-System. Es begleitete das Wachstum zuverlässig, stieß jedoch angesichts der Internationalisierung und immer komplexerer E-Commerce- und Multichannel-Prozesse zunehmend an Grenzen. Auch wegen der über die Jahre gewachsenen tiefen Verankerung der Software in der Organisation. Was anfangs als Stärke erschien, entwickelte sich mehr und mehr zur Sackgasse. Wegen der vielen Sonderlogiken geriet jede kleine Aktualisierung zu einem komplizierten, aufwendigen Unterfangen, das die IT-Abteilung nachhaltig belastete. „Wir waren an einem Punkt, an dem das nächste Upgrade so aufwendig gewesen wäre wie ein kompletter Systemwechsel. Wir mussten jeden selbst entwickelten Code einzeln übernehmen, testen und an geänderte Datenmodelle anpassen“, blickt Lindemann zurück. Die Trägheit des betagten Systems stand damit im Widerspruch zu den Anforderungen eines Marktes, dessen Vertriebskanäle und Technologien sich rasant verändern. Hinzu kam die besondere Dynamik saisonaler Schwankungen:  

Teufel erzielt in den Monaten November bis Januar rund 40 Prozent des Jahresumsatzes. An Tagen wie dem Black Friday stieß das Altsystem an seine Leistungsgrenzen und musste von ERP-Fachleuten manuell stabil gehalten werden. „Es wurde Zeit, die Dinge neu zu denken und ein zukunftsfähiges System aufzusetzen“, resümiert CIO Lindemann, „Das alte System war nicht schlecht – es war mit uns gewachsen. Aber irgendwann wächst man aus einem System heraus.“ 

Teufel wollte eine moderne Plattform, die kontinuierlich weiterentwickelt wird. Ein System, das mit regelmäßigen Updates frisch bleibt und mit internationalen Vorschriften umgehen kann. Eines, das bereits im Standard gut ausgestattet ist und mit dem man neue Trends wie etwa künstliche Intelligenz leicht umsetzen kann. Ein besonderes Augenmerk legte das Projektteam dabei auf die Integration von Materialwirtschaft und Finanzbuchhaltung, die im Altsystem weitgehend autark nebeneinander lebten. Statt Daten manuell hin- und herzuschaufeln, sollten APIs die Kommunikation übernehmen. So könnten Transaktionen in Echtzeit gebucht und temporäre Lasten so geschickt verteilt werden, dass man sich bei Prime Day, Black Friday & Cyber Monday gelassen zurücklehnen kann. Damit Updates zum Selbstläufer werden, legte man viel Wert auf flexible Standard-Strukturen, die sich auf verschiedene Anforderungen konfigurieren lassen. 

Trotz Affinität zur Microsoft-Welt startete Teufel einen ergebnisoffenen Auswahlprozess mit detailliertem Lastenheft und externer Beratung. Neben Microsoft Dynamics 365 Business Central standen auch Lösungen von SAP und Comarch auf der Auswahlliste. „Am Ende waren wir aber doch von Microsoft Dynamics 365 Business Central als Transaktionsmaschine überzeugt. Die vorhandenen Handels- und Logistikprozesse passten gut zu unserem Geschäft“, betont Dr. Marcus Lindemann. 

Den Zuschlag für die Implementierung sicherte sich die auf Digitalisierungsprojekte spezialisierte COSMO CONSULT-Gruppe. Der Digitalisierungsspezialist überzeugte mit technischem Wissen, E-Commerce-Expertise und räumlicher Nähe. „COSMO CONSULT hat sehr kompetente Leute. Wir waren daher sicher, zu fast allen Themen, die während eines so großen Projekts auftauchen, passende Lösungen zu finden“, blickt Lindemann zurück. Eine Einschätzung, die sich als belastbar erweisen sollte. 

Für eine der zentralen Herausforderungen – die teils hohe Individualisierung der Prozesse – hatte COSMO CONSULT ein innovatives Konzept im Gepäck. „Die meisten individuellen Wünsche kamen aus Vertrieb und Marketing. Die Idee war, sie in einer separaten Lösung zu kapseln: plentymarkets sollte dabei als Hub für Marktplätze wie Amazon, eBay oder MediaMarkt sowie als Frontend für den Customer Service und den Verkauf in den Stores dienen“, erklärt Dr. Lindemann. Im Projekt lag der sprichwörtliche Teufel im Detail: Die SaaS-Lösung plentymarkets und auch der Connector, der die Software mit Dynamics 365 Business Central vernetzt, waren dafür nicht flexibel genug. Besonders im Customer Service waren die Lücken groß. Die Folge: Das Projektteam musste umdenken und die IT-Architektur im laufenden Prozess ändern. Am Ende fand man einen anderen Weg: plentymarkets verblieb als schlanke Marktplatzanbindung, während der Kundenservice direkt an das ERP-System angebunden wurde. Für Gutscheine und Store-Kassen wurden alternative Lösungen integriert. „Das Redesign führte zu Verzögerungen im Projektverlauf und wir mussten für das Gesamtsystem mehr Geld in die Hand nehmen“, räumt Lindemann ein. „Aber am Ende konnten wir das neue System plangemäß in Betrieb nehmen.“ Ein Vorgang, der unterstreicht, wie konstruktiv beide Partner bei dem Projekt zusammengearbeitet haben. „Auf fachlicher und menschlicher Ebene passte es einfach – und das tut es bis heute. Wir haben ein starkes Vertrauensverhältnis und eine hohe Identifikation auf beiden Seiten“, erklärt Dr. Marcus Lindemann. 

plentymarkets ist nur eine von vielen Verbindungen, die Business Central in der IT-Landschaft von Teufel verankern. „Ein ERP-System ist keine Insel“, stellt Dr. Marcus Lindemann klar. „Besonders wichtig ist für uns der Draht zu den Logistikdienstleistern.“ Über teils komplexe Schnittstellen werden etwa Lagerbewegungen, Lieferaufträge, Wareneingänge, Retouren und Statusmeldungen ausgetauscht. Auch die externe Reparaturwerkstatt ist nahtlos eingebunden, sodass Informationen zum Kundenservice und Geschäftszahlen wie Materialentnahme, Rückversand und Abrechnung in Echtzeit zur Verfügung stehen. Alles in allem gibt es mehr als ein Dutzend Schnittstellen zu Planungssoftware, Data Warehouse oder Versandtracking. „In den meisten Fällen reicht einfache Konfiguration dabei nicht aus“, erläutert der Teufel-CIO, „Die Schnittstellenentwicklung gehört zu den zentralen Herausforderungen des Projekts. Eine, an der wir bis heute arbeiten.“ 

Eine andere Besonderheit ist die Set-Logik. „Ein Heimkino-Set kann etwa aus Receiver, Frontlautsprechern, Rear-Lautsprechern, Deckenlautsprechern und Subwoofer bestehen, die gleichzeitig auch Einzelprodukte sind und zu weiteren Sets gehören können“, schildert Lindemann. „Solche Zusammenhänge lassen sich nur in wenigen Systemen im Standard sauber abbilden.“ Das gilt vor allem deshalb, weil jede Bewegung Einkauf, Disposition, Vertrieb und Finanzbuchhaltung gleichermaßen betrifft. Ebenso wichtig war die präzise Migration der Altdaten. Da Teufel bis zu zwölf Jahre Garantie gewährt, mussten jede Menge historische Auftragsdaten überführt werden.

Trotz aller Komplexität gelang es dem Projektteam, übers Wochenende auf Business Central zu wechseln. Pünktlich zum Montagmorgen fanden sich die Menschen bei Teufel in einer anderen Welt wieder. „Am Ende sind wir mit Business Central planmäßig live gegangen – und hatten seitdem an keinem einzigen Tag businesskritische Schwierigkeiten“, sagt CIO Lindemann. 

Für das Team bedeutete der Wechsel zunächst ein intensives Change-Projekt mit hohem Schulungsaufwand. Doch das Bild hat sich rasch gewandelt. Heute bewegen sich die Teammitglieder sicher im neuen System. „Zurück möchte heute niemand mehr. Die Phase, in der manche dem alten System nachgetrauert haben, war schnell vorbei“, blickt Dr. Marcus Lindemann zurück. 

Business Central läuft heute in der On-Premises-Version auf Azure-Servern, die von COSMO CONSULT gehostet werden. Damit kann Teufel auf saisonale Spitzen maximal flexibel reagieren. Der Automatisierungsgrad im Vertrieb liegt bei weit über 95 Prozent. Eine Webshop-Bestellung wird nahezu berührungslos verarbeitet. „Unser Nummer-eins-Vertriebskanal ist der Webshop. Darüber laufen rund 70 Prozent unseres Umsatzes. Er ist damit unsere wichtigste Vertriebsmaschine“, so Lindemann. Dass E-Commerce-Prozesse heute nahezu vollständig automatisiert laufen, ist keine Selbstverständlichkeit. Schließlich sind viele Abläufe extrem kleinteilig – wie etwa bei der Verfügbarkeitsprüfung von Sets vor dem Versand oder bei Retouren von Set-Teilen in Kombination mit Gutscheinen. Hinzu kommen jede Menge externer Anforderungen. „Jeder Marktplatz bringt eigene Anforderungen mit. Manche erlauben keine direkte Kundenkommunikation, andere verlangen bestimmte Retourenlabels oder Abholprozesse“, erklärt Lindemann. 

Doch selbst bei Retouren und Gutscheinverrechnungen hat das Projektteam eine Automatisierungsquote von 80 bis 90 Prozent erreicht. „Rund 70 Prozent der Kundinnen und Kunden erfassen Retouren über das Self-Service-Portal. Danach informiert der Dienstleister, ob die Ware angekommen ist, in welchem Zustand sie sich befindet und wie sie klassifiziert wurde“, führt Lindemann aus. „Die Musik spielt eindeutig im Vertrieb: Dort ist das Geschäft hoch automatisiert und in der Hochsaison auch hochfrequent.“  

Dass in Business Central auch die Finanzbuchhaltung Teil der Prozesslandschaft ist, wirkt fast wie eine Randnotiz. Jede Warenbewegung löst heute unmittelbar eine Buchung aus. „Jetzt können wir zum Beispiel über die Lagerregulierung nachsteuern, wenn sich Einstandspreise rückwirkend ändern. Das ging im alten System überhaupt nicht“, so Lindemann. 

Mit der modernen IT-Infrastruktur im Rücken blickt Teufel optimistisch nach vorn und kann Trends wie künstliche Intelligenz viel besser aufgreifen. So ist Microsoft 365 Copilot bereits im täglichen Betrieb etabliert und ermöglicht geschützten Zugriff auf Daten in SharePoint, Outlook und OneDrive. Und für Analysen und Entscheidungsfindung nutzt Teufel Power BI als zentrales Reporting-Tool für das eigene Data Warehouse. „Früher kamen wir häufiger an den Punkt, an dem etwas technisch nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand funktionierte. Das passiert heute nur noch selten“, zieht Lindemann Bilanz. Für ihn ist der größte Nutzen des Projekts die Gewissheit, „dass uns das System nicht mehr darin limitiert, was wir tun wollen.“ Was immer Teufel auch vorhat: Am System wird es nicht scheitern. Damit ist der Berliner Audiospezialist bestens aufgestellt, um auf den Märkten der Welt den richtigen Ton zu treffen.