Nicht jeder Schatz besteht aus Gold und Silber

In Sachen Unternehmenssoftware setzt man seit vielen Jahren auf SAP R/3 – wenn auch nicht flächendeckend. So werden in einigen Bereichen Daten auch mit Microsoft Excel oder selbst erstellten SQL-Datenbanken verwaltet. Hinzu kommen viele papierbasierte Prozesse. Sie sind vor allem den strengen regulatorischen Vorgaben geschuldet, die hohe Anforderungen an die Digitalisierung stellen. „In diesen Papieren steckt wertvolles Wissen, das bisher nur schwer zugänglich war. Wir hatten die Idee, diese Informationen zu heben und dem gesamten Unternehmen zur Verfügung stellen“, sagt Enrico Stumpf, Project Lead Qlik Sense bei der Henke-Sass, Wolf GmbH. Sein Arbeitsfeld – das Qualitätsmanagement – gehört zu jenen Bereichen, die von der Digitalisierung besonders profitieren. Sie macht Daten zu Fehlern, Ursachen und den eingesetzten Materialien transparent und auswertbar. „Unser erster Ansatz war, alles mit Excel zu erfassen und über Power Queries auszuwerten. Mit den leistungsfähigen Tools lassen sich Daten aus verschiedenen Quellen extrahieren und aufbereiten“, erklärt Enrico Stumpf, „doch der Datenumfang war für ein solches Szenario einfach zu groß.“ 

Also suchte er einen Partner für die Einführung von Microsoft Power BI. Eine Data & Analytics-Plattform, die mit großen Datenmengen besser zurechtkommt. Über Microsoft kam er mit dem Digitalisierungsspezialisten COSMO CONSULT in Kontakt. Die Consultants prüften zunächst die Anforderungen, empfahlen dann aber das Analysewerkzeug Qlik Sense. Die Argumente überzeugten. „Entscheidend waren für uns die einfache Anbindung an SAP und die starken Analysefähigkeiten. Qlik Sense hat ein assoziatives Datenmodell, mit dem man sehr flexibel arbeiten kann. Das gilt vor allem, wenn Daten ohne klare Zielsetzung analysiert werden.“ Zudem sei es mit Qlik Sense einfach, automatisierte Berichte zu erstellen – etwa für Finanzen, Qualitätsmanagement oder die Geschäftsführung. Dabei helfe das Analysetool auch, unsaubere Datenbestände aufzuspüren und zu verbessern. „Uns war es wichtig, die Zügel selbst in die Hand zu nehmen und unsere Anforderungen ohne externe Unterstützung umzusetzen. Mit Qlik Sense ist uns das gelungen“, unterstreicht Stumpf. Bei Microsoft Power BI hätte man dafür zusätzliche Tools benötigt, womit das Projekt aufwendiger gewesen wäre. Ohne die Expertise von COSMO CONSULT, räumt Enrico Stumpf ein, wäre man allerdings nicht so einfach zu dieser Lösung gekommen: „Die Consultants haben sehr viel Erfahrung. Statt ein bestimmtes Produkt schönzureden, haben sie ehrlich gesagt, wo die Grenzen liegen. Wir sind ergebnisoffen an das Projekt herangegangen und haben so eine Lösung gefunden, die wirklich zu uns passt.“

Zum Projektstart erarbeitete das Team gemeinsam einen Proof of Concept. Also ein Konzept, aus dem hervorgeht, dass sich das Vorhaben auch tatsächlich umsetzen lässt. Anschließend wurden die ersten User auf der Online-Version von Qlik Sense geschult. Für den späteren Betrieb waren wegen der strengen Sicherheitsvorschriften und der starken Regulierung in der Medizintechnik hingegen eigene Server vorgesehen. Ein Knackpunkt des Projekts war die Frage, wie gut sich die verschiedenen Datenquellen zusammenzuführen lassen. „SAP ist mitunter sperrig und wenig benutzerfreundlich. Spezielle Anforderungen – wie etwa Werkzeugmanagement, Maßnahmenverfolgung oder Messwertanalysen – im System darzustellen, ist aufwendig und alles andere als einfach. Deshalb arbeiten wir an den verschiedenen Standorten mit zusätzlichen SQL-Datenbanken und Excel-Tabellen", erklärt Enrico Stumpf.

In Qlik Sense baute das Projektteam kleine Apps, um alle Daten zu konsolidieren, auszuwerten und den Mitarbeiter*innen übersichtlich auf Dashboards bereitzustellen. Und während man mit Excel maximal 30 Tage zurückverfolgen konnte, basieren die Erkenntnisse heute auf Daten aus den letzten zwei Jahren. „Qlik Sense ist sehr performant. Man erhält schnell Informationen und kann zwischen verschiedenen Perspektiven wechseln“, betont Enrico Stumpf. Kommen die Daten aus SAP, reicht der Blick in die Vergangenheit sogar sechs Jahre zurück. Rund 200 Tabellen hat das Projektteam mittlerweile eingebunden. Davon werden 120 in regelmäßigen Abständen und 80 inkrementell, also sobald sich etwas ändert, abgeglichen. Die wichtigsten Basisauswertungen sind in einem Standard-Dashboard zusammengefasst, das sich schnell auf neue Fachbereiche und Standorte ausrollen lässt. Mit Qlik Sense ist es dem Projektteam gelungen, komplexe Routinen zu vereinfachen. Bestes Beispiel dafür ist das umfangreiche Reporting für die internationalen Tochtergesellschaften. „Normalerweise hätten wir hierfür rund 40 einzelne Berichte erstellen müssen, jeweils in Euro und den verschiedenen Landeswährungen. Bei Qlik Sense genügt ein gemeinsames Datenmodell, um diese Berichte über Filter – etwa zu Unternehmen, Sprache oder Währung – bei Bedarf zu erstellen. Die Zahlen werden dabei alle fünf Minuten automatisch aktualisiert.“

Was im Qualitätsmanagement begann, wird nun Schritt für Schritt an allen Standorten auf Bereiche wie Produktion, Auftragsplanung oder Finanzen ausgerollt. „Damit gewinnen wir Einblicke und Erkenntnisse zu Fragen der Liefertreue, Disposition oder Vertriebssteuerung, die wir vorher nicht hatten. Das ist für uns eine wichtige Grundlage, um zum Beispiel Prozesse nachhaltig zu verbessern“, unterstreicht Enrico Stumpf. Inzwischen nutzt das Unternehmen 125 Qlik-Sense-Lizenzen – Tendenz steigend. Da sich die Vielfalt der Themen kaum in einem einzigen Datenmodell abbilden lässt, arbeitet Henke-Sass, Wolf mit verschiedenen Apps. Genau hier liegt eine der Stärken von Qlik Sense: Die Analyseplattform lässt sich leicht auf unterschiedliche Szenarien ausrichten und anpassen. Und im täglichen Betrieb können die Mitarbeiter*innen Berichte und Grafiken auch ohne IT-Unterstützung gestalten. Dass sich Darstellungen und Dashboards dabei automatisch an das jeweilige Eingabegerät anpassen, ist für Stumpf ein großer Vorteil: „Qlik Sense funktioniert perfekt auf allen Geräten und Bildschirmen. Das ist für uns sehr komfortabel.“ 

Derzeit arbeitet das Projektteam daran, die Abläufe und Funktionen in Qlik Sense weiter zu optimieren. So sind zuletzt etwa einheitliche Layouts und Deckblätter für die einzelnen Apps hinzugekommen, die den Umgang mit dem System weiter vereinfachen. Auch die Prozesse stehen im Fokus. Hier gilt es das Reporting zu beschleunigen, indem PDF-Berichte automatisch erstellt und per E-Mail verschickt werden. „Unser Ziel ist es, die gesamte Gruppe standortübergreifend und unabhängig von der jeweiligen Landessprache in Qlik Sense abzubilden. So erreichen wir maximale Transparenz zwischen den Abteilungen und unsere Teams haben alle Informationen, die sie benötigen – entweder im Stream oder über Dashboards“, erklärt Enrico Stumpf. Aktuell, so schätzt er, werden gerade einmal 15 Prozent der Möglichkeiten von Qlik Sense wirklich genutzt. Da ist also noch viel Luft nach oben. Dabei haben sich Informationsumfang und Geschwindigkeit des Reportings schon jetzt nachhaltig verbessert. Den Return on Investment, schätzt er, wird man nach spätestens 36 Monaten erreichen. Manche Schätze glitzern nicht – sie leuchten in Dashboards.