La IA de Copilot en el ERP: 3 formas de ayudarte a trabajar

Cuando alguien escucha “Copilot en el ERP”, suele imaginar el típico chat al que le preguntamos cosas, y bueno, al final es que es a este tipo de información a la que hemos estado acostumbrados a recibir como definición de IA.

Ahora, lo interesante es lo siguiente: la IA de Copilot aparece de distintas maneras según la tarea a realizar dentro del ERP. Y cuando lo entendemos, se vuelve mucho más fácil elegir por dónde empezar y qué esperar.

En Microsoft Dynamics 365 (como Finance/SCM y Business Central) hay una forma simple de verlo:

Copilot puede ser:

1. Un copiloto al lado (nos acompaña mientras trabajamos)

2. Una ayuda dentro del proceso (el que sugiere o resuelve en el momento)

3. Un “asistente” que trabaja para nosotros (automatizando tareas completas, aunque estemos fuera del ERP)

Estas tres formas son conocidas dentro de la solución como:

• Sidecar (al lado)
• Embedded (en el flujo)
• Outside (agentes conectados)

Es importante comprender lo que se llama “experiencia”, que no es más que la forma de dónde y cómo aparece Copilot en el ERP, por ejemplo:

· ¿Se abre en un panel mientras estamos en una pantalla del ERP?

· ¿Aparece como un botón o ayuda en una parte específica del proceso?

· ¿Funciona como un agente que ejecuta tareas completas y devuelve el resultado?

No es lo mismo “preguntar” que “hacer”. Y el valor del ERP es justamente ese: hacer, con reglas, con control y sin inventar.

Esta es la experiencia más fácil de entender y trabajar: Copilot aparece en un panel lateral y le hablamos en lenguaje normal.

¿Para qué sirve?

• Entender qué significa algo (“¿qué es este campo?”)
• Encontrar dónde se hace algo (“¿dónde reviso las facturas pendientes?”)
• Resolver dudas sin buscar manuales ni preguntarle a alguien.

¿Cuándo usar Sidecar?

• Cuando hay muchas dudas de usuarios
• Cuando el proceso es complejo o tiene muchos pasos
• Cuando se entrena equipos nuevos y queremos acelerar la adopción.

Aquí Copilot ya no se siente como un chat, sino como una ayuda que aparece dentro del flujo del proceso, es como una guía que sugiere lo mejor para seguir.

¿Para qué sirve?

• Resumir qué cambió (en una orden de compra, un plan de demanda, una lista de pendientes)
• Señalar lo importante (“ojo con estos 5 casos, son los que requieren atención”)
• Sugerir el siguiente paso con claridad.

¿Cuándo usar Embedded?

• Cuando el proceso tiene “demasiados pasos” para llegar a una decisión
• Cuando hay mucho trabajo repetitivo de revisión y clasificación
• Cuando quiere ahorrar tiempo sin cambiar toda la operación.

Esta última es la experiencia que más se siente como una automatización real, aquí Copilot no solo responde, sino que ejecuta tareas completas y luego entrega el resultado.

Un agente es como un asistente que:

• Entiende lo que necesita.
• Sigue reglas.
• Pide aprobación cuando corresponde.
• Y devuelve el trabajo listo.

Lo potente de esta experiencia es que puede operar incluso si estamos trabajando en Teams, en correo o en otra herramienta.

¿Cuándo usar un Agente?

• Cuando el trabajo cruza sistemas (ERP + correos + aprobaciones + archivos)
• Cuando queremos automatizar procesos “de punta a punta”
• Cuando necesitamos consistencia y control (no solo sugerencias).

Las tres experiencias existen en todos los ERP, pero se sienten distintas según el ERP y los procesos típicos.

Copilot en Dynamics 365 Finance / Supply Chain (Finance/SCM)

En Finance/SCM normalmente se verá mucho valor en:

Sidecar: para soporte y velocidad

Porque Finance/SCM suele ser más robusto, con más procesos y pantallas. Sidecar ayuda a que el usuario no “se pierda”.

Embedded: para análisis rápido en workspaces

Donde hay grandes listas (facturas, órdenes, inventario, excepciones), Embedded ayuda a filtrar, resumir y priorizar.

Agentes: para automatizar operaciones repetitivas

Especialmente en cuentas por pagar, compras y supply chain. Aquí es donde realmente se “ve” el ahorro de tiempo.

Copilot en Business Central

Business Central suele destacar mucho más con experiencias “en el flujo” porque los equipos quieren resolver rápido.

Embedded: “acciones con Copilot”

Aquí Copilot aparece como una acción directa:

•  “Conciliar”
• “Analizar”
• “Generar texto”
• “Ayúdame con…”

Y el usuario lo percibe como “un botón inteligente” dentro del trabajo de siempre.

Sidecar/Chat: para preguntas sobre el negocio

Es ideal para usuarios que quieren consultar cosas sin armar reportes complejos.

Agentes: para tareas entre sistemas

Cuando la pyme usa mucho Microsoft 365, Teams y correo, un agente puede ser el “pegamento” que automatiza tareas sin fricción.