Sikeres ERP átállás nagyvállalati környezetben – így zajlott a digitális átalakulás a Zoltek Zrt.-nél

A Zoltek korábbi Microsoft Dynamics AX (korábbi nevén Axapta) vállalatirányítási rendszere idővel nem tudta követni a növekvő gyártási komplexitást és riportálási igényeket. A termelési, pénzügyi és logisztikai területeken jelentkező adattorlódások, valamint az adatok megbízhatóságának hiánya egyértelművé tette, hogy elengedhetetlen a váltás (upgrade) egy modern, integrált ERP rendszerre.

A döntés mögött nemcsak a digitalizációs igény, hanem a nemzetközi anyavállalat felé történő pontos és gyors adatszolgáltatás is állt. Emellett cél volt egy olyan skálázható rendszer kiépítése, amely hosszú távon is képes kiszolgálni a vállalat növekedését, és stabil alapot biztosít a működéshez.

„Egy olyan rendszerre volt szükségünk, ami biztosítja az egységes működésünket, mégis van benne rugalmasság, hogy saját folyamatainkhoz tudjuk igazítani. Emellett szempont volt a gyors bevezetés is és az, hogy legyen egy megbízható partner, aki a teljes folyamatot végig is viszi. Olyan ERP megoldást kerestünk, amely rugalmasan skálázható, képes a gyártás, pénzügy, logisztika és karbantartás teljes körű kezelésére, és hosszú távon is fenntartható” – mondta Mayer Péter.

Ráadásul a Zoltek a japán kormány egyik támogatási programjában vett részt, ami miatt nagyon feszes ütemezésben kellett dolgoznia a két cégnek. Gyakorlatilag fél év alatt került bevezetésre a rendszer. Ez egy ERP rendszer bevezetése esetében viszonylag gyorsnak számít, különösen egy komplex megoldásnál, mint amilyen a Dynamics 365 FSCM.

A kiválasztási folyamat során a Zoltek a Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management mellett döntött, partnerként pedig a COSMO CONSULT csapatát választotta. A döntésben kulcsszerepet játszott a COSMO módszertani felkészültsége, valamint a nagyvállalati ERP projektek terén szerzett tapasztalata.

„A COSMO CONSULT csapata nemcsak implementációs partnerként volt jelen, hanem tanácsadóként is. Végig éreztük, hogy értik az iparági sajátosságainkat, és képesek testre szabni a rendszert a mi igényeink szerint” – teszi hozzá Mayer Péter.

A projekt fél év alatt, három ütemben valósult meg. Az első gyár 2022 novemberében állt át az új rendszerre, 2023 őszére pedig az összes magyarországi gyár és logisztikai központ is a Dynamics 365-öt használta. A legnagyobb kihívást a belső gyártási és anyagmozgatási folyamatok pontos leképezése, valamint a riportálás testreszabása jelentette – ezekre a COSMO tanácsadói sikeres megoldásokat dolgoztak ki.

1. ütem: magyarországi indulás és kontrolling modul

Elsőként a magyarországi gyárban vezették be a rendszert, pilot jelleggel. Ez a helyszín ideális választásnak bizonyult: elérhető volt a projektcsapat, ismertek voltak a folyamatok, és könnyebben kezelhető volt a változás. A bevezetés a kontrolling modullal kezdődött, amely már az első hónapokban értéket teremtett.

„A kontrolling modul rengeteget segített abban, hogy az adataink ne csak rendelkezésre álljanak, hanem értelmezhetőek is legyenek. Már az első hónap után pontosabban láttuk a működésünket, mint korábban bármikor” – emeli ki Péter.

2. ütem: amerikai és mexikói gyártóegységek

A következő lépés az amerikai és mexikói gyártóegységek integrálása volt. Ez már lényegesen nagyobb kihívást jelentett: időeltolódás, eltérő jogszabályi környezet és a helyi csapatok eltérő működési gyakorlatai mind-mind nehezítették a bevezetést.

„Ez volt talán a legösszetettebb ütem. Nemcsak arról volt szó, hogy máshogy működnek a gyártóegységek, hanem arról is, hogy az emberek máshogy állnak hozzá egy új rendszerhez. Kulcsfontosságú volt a türelem és a helyi igények figyelembevétele” – mondja Péter.

Ennek ellenére a moduláris felépítésű rendszer és a jól előkészített bevezetési terv lehetővé tette, hogy ezek az egységek is sikeresen átálljanak, és bekapcsolódjanak az egységes vállalati struktúrába.

3. ütem: japán központ és globális értékesítés

A legutolsó, harmadik ütemben a japán központ és a globális értékesítési tevékenységek kerültek be a rendszerbe. Ez stratégiai szempontból volt a legfontosabb lépés, hiszen a japán központból irányítják a vállalatcsoportot, így minden ott történő változás kihatással van a teljes szervezetre. 

„Japánban más a tempó, más a működés logikája, mint amit Európában vagy Amerikában megszoktunk. Különösen fontos volt az érzékenység és a rugalmasság – úgy kellett rendszert vinni a működésbe, hogy közben ne borítsunk fel semmit” – mondta az IT vezető.

A globális értékesítés integrálása pedig végérvényesen egységessé tette az adatokat, az ügyfélkapcsolatokat és a riportálást. Most már a Zoltek bárhonnan, bármelyik gyárból hozzáfér a kulcsfontosságú üzleti adatokhoz, egységes struktúrában.

„Ma már nem az az első kérdés, hogy ‘melyik gyárból jön az adat’, hanem az, hogy ‘mit mutat az adat’. Ez egy hatalmas előrelépés az üzletmenetben. "A COSMO lehetőséget adott arra, hogy rendet tegyünk a fejünkben és a szerveren is. Nem csak egy új rendszer született, hanem egy újfajta gondolkodásmód is.” — Mayer Péter.

A projekt minden szakaszában ott állt szakmai partnerként a COSMO CONSULT, aki a tapasztalatával és strukturált módszertanával segítette a gördülékeny átállást. A tanácsadók nemcsak a rendszertechnikai kérdésekben, hanem az üzleti folyamatok újragondolásában is valódi partnerek voltak.

A bevezetés során külön figyelmet kaptak a felhasználók: a COSMO és a Zoltek közösen építették fel a képzési struktúrát, a tesztelési folyamatokat és a go-live támogatást is. A zökkenőmentes átállás érdekében szoros együttműködés alakult ki a projektcsapatok között.

A rendszer bevezetésével a Zoltek működése átláthatóbbá vált: az anyagmozgások, gyártási folyamatok és készletek valós időben követhetők, a riportálás pontosabb és gyorsabb lett. Ez különösen fontos egy nemzetközi hátterű, nagy volumenű termelést végző cég esetében, ahol minden nap számít.

A Dynamics 365 rendszer lehetővé tette, hogy a Zoltek pénzügyi, kontrolling és gyártási folyamatai egységes alapokra kerüljenek. Az átláthatóság, a riportálás és a folyamatok skálázhatósága jelentősen javult. Az adatok minősége, elérhetősége és egységessége hosszú távon támogatja a stratégiai döntéshozatalt.

„Amit korábban manuálisan vagy Excel-táblákban kezeltünk, most automatizálva, integráltan működik. Az új ERP-rendszerrel végre egy nyelvet beszélnek a különböző telephelyeink” – mondja Mayer Péter.

A COSMO CONSULT támogatása a bevezetés után is folytatódik – a két vállalat továbbra is közösen dolgozik a rendszer fejlesztésén, újabb modulok bevezetésén és a nemzetközi terjeszkedés előkészítésén.