- ¿Qué significa “Business Central + Microsoft 365” en la práctica?
- Beneficios clave para pymes latinoamericanas
- 9 casos de uso para pymes
- ¿Cuándo conviene priorizar esta integración?
- Pasos recomendados para implementarlo
- Checklist de implementación
- Preguntas frecuentes
- ¿Quiere que lo aterricemos a su realidad?
En muchas pymes de Latinoamérica el problema no es “falta de herramientas”, sino trabajo duplicado: cotizaciones que nacen en Excel, aprobaciones que se pierden en correos, documentos en carpetas sueltas y equipos que saltan entre sistemas para cerrar una tarea simple.
La buena noticia: Microsoft Dynamics 365 Business Central (ERP) + Microsoft 365 están diseñados para funcionar como un solo flujo. En la práctica, el usuario puede trabajar desde donde ya está (Outlook, Teams, Excel) y aun así mantener el dato maestro, el control y la trazabilidad en Business Central.
Business Central gestiona la operación; Microsoft 365 acelera la ejecución diaria.
👉 Si este problema le resulta familiar, aquí puede profundizar en cómo Business Central centraliza la información y elimina los archivos dispares en la operación diaria.
¿Qué significa “Business Central + Microsoft 365” en la práctica?
El ERP de Microsoft Dynamics 365 Business Central, pensado para pequeñas y medianas empresas, ofrece integraciones listas para usar con:
- Outlook: ver datos y crear/enviar documentos (cotizaciones, facturas) sin salir del correo.
- Excel: Editar en Excel para actualizar información y publicarla de vuelta al ERP (con control).
- Teams: compartir registros, buscar información y colaborar en el mismo canal donde se toman decisiones.
- OneDrive: gestión y almacenamiento de archivos vinculados a procesos (evidencias, soportes).
- Power Automate / Power Apps / Power BI: automatización, apps ligeras y analítica sobre datos del ERP.
👉 Estas integraciones están evolucionando rápidamente. En este artículo analizamos las tendencias del ecosistema Microsoft que marcarán los próximos años para las pymes.
Beneficios clave para pymes latinoamericanas
- Menos “copiar/pegar” y más velocidad operativa
Ventas, compras y finanzas reducen el tiempo administrativo al trabajar desde herramientas diarias (Outlook/Teams/Excel), pero con trazabilidad en el ERP. - Mejor control sin frenar al negocio
El dato transaccional vive en Business Central; Microsoft 365 se vuelve la capa de colaboración y ejecución. - Adopción más fácil
Si su equipo ya usa Microsoft 365, reduce la resistencia al cambio: menos pantallas nuevas, más continuidad.
👉 ¿Qué impacto real tiene esto en finanzas y control?
Descubra cómo Business Central mejora la presentación y análisis de la información financiera cuando se integra con Microsoft 365.
9 casos de uso para pymes
1) Ventas: cotización desde Outlook
Problema: responder rápido sin reescribir datos en el ERP.
Cómo funciona: desde Outlook, el vendedor consulta cliente y genera cotización/factura vinculada en Business Central.
Microsoft Dynamics 365 Business Central ofrece un complemento que le permite gestionar las interacciones comerciales con sus clientes y proveedores directamente en Microsoft Outlook. Con el complemento de Business Central para Outlook, puede ver datos financieros relacionados con clientes y proveedores, así como crear y enviar documentos financieros, como presupuestos y facturas.
Impacto: menos tiempo de respuesta, más conversión, menos errores por re-digitación.
2) Finanzas: cobranza con contexto desde Outlook
Problema: cobrar “a ciegas” y perder tiempo buscando el estado de cuenta.
Cómo funciona: en el correo del contacto, se muestran datos clave (relación, documentos, contexto comercial/financiero).
Impacto: mejor priorización, conversaciones más efectivas y seguimiento consistente.
3) Compras: aprobaciones y coordinación en Teams
Problema: aprobaciones que se pierden en cadenas de correos.
Cómo funciona: se comparte el registro (proveedor, pedido, documento) en el canal correcto de Teams para revisar y responder.
Impacto: aprobaciones más rápidas y trazables; menos cuellos de botella.
4) Operación/Finanzas: actualizaciones masivas con “Editar en Excel”
Problema: mantenimiento de listas (precios, catálogos, datos maestros) lento o manual.
Cómo funciona: se edita en Excel y se publica de regreso al ERP (diferente de “abrir” solo para consulta).
Impacto: productividad alta sin perder gobernanza ni consistencia de datos.
5) Cierre contable: soportes y evidencias con OneDrive
Problema: documentos dispersos (PDF, contratos, guías, evidencias) y auditorías lentas.
Cómo funciona: OneDrive centraliza archivos asociados a transacciones/registros del ERP (abrir, compartir, controlar).
Impacto: auditoría y control documental más simples; menos tiempo “buscando archivos”.
Business Central facilita el almacenamiento, la administración y el uso compartido de archivos con otras personas a través de Microsoft OneDrive para la Empresa. En la mayoría de las páginas con archivos disponibles, como la Bandeja de entrada de informes o cuando se adjuntan archivos a registros, encontrarás las acciones Abrir en OneDrive y Compartir.
6) Seguimiento automático: recordatorios y alertas con Power Automate
Problema: tareas críticas dependen de alguien “acordándose” (vencimientos, aprobaciones, retrasos).
Cómo funciona: flujos disparados por eventos (crear/modificar/eliminar registro), por calendario o a demanda.
Impacto: menos seguimiento manual, más cumplimiento y menos atrasos operativos.
Con Business Central, tiene una licencia de Microsoft Power Automate. Esta licencia le permite usar sus datos de Business Central como parte de un flujo de trabajo en Microsoft Power Automate.
Los flujos de Power Automate se ejecutan cuando ocurre un evento, como al crear, modificar o eliminar un registro. También puedes ejecutar flujos según una programación o a demanda.
7) Apps de última milla: procesos rápidos con Power Apps
Problema: necesidades puntuales (capturas en terreno, checklist, solicitudes internas) sin “tocar” mucho el ERP.
Cómo funciona: Power Apps consume datos de Business Central para extender procesos con apps ligeras.
Impacto: digitalización rápida sin proyectos eternos. 8) Power BI para gerencia: del “reporte atrasado” al tablero accionable
8) Gerencia: Power BI para pasar de “reporte atrasado” a tablero accionable
Problema: reportes manuales y tardíos, con baja confianza.
Cómo funciona: Power BI se alimenta del ERP para crear tableros, profundizar análisis y combinar datos.
Impacto: decisiones con datos, menos horas de consolidación, visibilidad por área/país/sucursal.
Es fácil obtener información valiosa de sus datos de Business Central con Power BI, un sistema de visualización de datos de Microsoft. Power BI recupera datos de Business Central para que pueda crear paneles e informes basados en ellos. Power BI ofrece una alternativa flexible a los informes creados en Business Central, lo que le permite profundizar y personalizar la visualización, e incluso combinar datos de diferentes empresas en Business Central.
9) Servicio al cliente: Teams como “sala de control”
Problema: responder “¿en qué va mi pedido?” implica pedirle favores a otro equipo.
Cómo funciona: Teams facilita consultar/compartir registros de Business Central para resolver en el momento.
Impacto: mejor experiencia de cliente y menos fricción interna.
Business Central ofrece una aplicación que conecta Microsoft Teams con los datos de tu empresa en Business Central para que puedas compartir información rápidamente entre los miembros del equipo, buscar contactos y responder consultas con mayor rapidez.
¿Cuándo conviene priorizar esta integración?
Priorícela si su pyme:
- Trabaja día a día en Outlook/Teams/Excel y la operación depende de esos canales.
- Sufre por aprobaciones, seguimientos, actualizaciones masivas o documentos dispersos.
- Quiere resultados en semanas antes de pensar en personalizaciones grandes.
Pasos recomendados para implementarlo
Checklist de implementación
Paso 1: defina 2–3 flujos críticos
Ejemplos: cotización rápida, aprobación de compras, actualización masiva en Excel.
Paso 2: habilite integraciones base
Outlook, Teams, Excel, OneDrive, Power BI, Power Automate (y Power Apps si aplica).
Paso 3: reglas mínimas de gobierno (sin burocracia)
- Quién puede publicar cambios desde Excel
- Qué registros se comparten en Teams y en qué canales
- Estructura de archivos y permisos en OneDrive
Paso 4: mida impacto con 4 KPIs simples
- Tiempo ciclo: solicitud → cotización
- Días de aprobación (compras)
- Horas de consolidación de reportes
- Tasa de errores por re-digitación
Preguntas frecuentes
¿Business Central se integra con Outlook?
Sí, existe un complemento que permite ver datos y trabajar con documentos desde Outlook.
¿Se puede actualizar información desde Excel y devolverla al ERP?
Sí, con “Editar en Excel” puedes actualizar y publicar cambios de vuelta a Business Central en escenarios habilitados.
¿Business Central funciona con Microsoft Teams?
Sí, hay una app que conecta Teams con datos del ERP para compartir registros y colaborar.
¿Qué integraciones estándar existen con Power Platform?
Power Automate para flujos, Power Apps para apps ligeras y Power BI para analítica sobre datos del ERP.
Business Central es el corazón transaccional; Microsoft 365 es donde su equipo realmente trabaja. Cuando se unen, gana velocidad sin sacrificar control: menos fricción, más trazabilidad y mejor colaboración.
¿Quiere que lo aterricemos a su realidad?
Las imágenes y capturas utilizadas en este artículo corresponden a material oficial de Microsoft y se utilizan con fines ilustrativos.
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