In der Cloud sind ERP-Updates ein Kinderspiel

Ein Nachteil des umfangreichen Portfolios ist der hohe Stammdatenumfang, der das Unternehmen vor besondere Herausforderungen in puncto Sicherheit, Performance und Transparenz stellt. Lange Zeit nutzte Strack Norma hierfür ein ERP-System von proALPHA. Das war zwar auf die betrieblichen Prozesse zugeschnitten, ließ sich aber nur schwer anpassen. Hinzu kamen strukturelle Defizite, die nicht mehr zeitgemäß waren, erinnert sich Markus Hempel, IT-Leiter bei Strack Norma: „Wir haben proALPHA auf jedem Rechner installiert und selbst gehostet. Homeoffice war damit nur eingeschränkt möglich. Jede individuelle Anpassung mussten wir erst aufwendig testen, sodass für unser kleines IT-Team kaum noch Zeit für andere Aufgaben blieb.“ Alle drei Jahre kamen umfangreiche Update-Phasen hinzu, die das gesamte Unternehmen über Gebühr belasteten und jedes Mal ähnlich hohe Kosten verursachten wie eine Neuinstallation.

Trotz allem fand das IT-Team Zeit, neue Wege zu gehen. So konnte man während der Covid-Pandemie Erfahrungen mit der Cloud sammeln. Seitdem setzt das Unternehmen neben Office-Lösungen aus der Microsoft 365-Produktfamilie auch ein Online-Produktinformationssystem (PIM) ein. „Die Cloud ist für uns eine Chance, einheitliche Systemstrukturen aufzubauen und aufwendige Update-Phasen zu vermeiden“, betont Michael Lang den strategischen Aspekt der Cloud. Gleichzeitig werde das IT-Team entlastet und könne sich auf andere Aufgaben konzentrieren. 

So war es nicht überraschend, dass die Cloud gesetzt war, als kurz darauf proALPHA abgelöst werden sollte. Die Suche nach einer neuen, modernen Cloud-ERP war Teamwork. Gemeinsam analysierten IT-Abteilung, Management und Anwender zunächst die eigenen Prozesse und dokumentierten sie in einem Lastenheft. Bei der anschließenden Marktsondierung legte das Projektteam viel Wert auf einen hohen Standardanteil: „Standardmodule und Konfigurationen sind langfristig besser als individuelle Programmierung. Sie binden deutlich weniger Kapazitäten und erlauben es uns, das System jederzeit flexibel zu skalieren“, unterstreicht Carsten Woker, Projektleiter bei Strack Norma. Am Ende entschied sich das Unternehmen für Microsoft Dynamics 365 Business Central, kurz Dynamics 365 BC. Das cloudbasierte ERP-System ist im Mittelstand weit verbreitet und lässt sich durch zahlreiche Zusatzmodule beliebig erweitern. „Wichtig war für uns, dass Microsoft neue Trends wie KI frühzeitig aufgreift und bereitstellt. Dadurch können wir schneller von Effizienzvorteilen profitieren. Zudem ist Dynamics 365 BC ein sehr offenes System, das sich flexibel erweitern lässt“, betont Carsten Woker. 

Mit dem Systemwechsel beauftragte das Unternehmen den Digitalisierungsspezialisten COSMO CONSULT. „Wir haben gezielt nach einem Partner gesucht, der Beratung und Einführung aus einer Hand anbietet. Bei COSMO CONSULT kommt ein sehr breites Produktportfolio hinzu, sodass wir auf lange Sicht mit einem Ansprechpartner auskommen“, ergänzt er. So vermeide man Kompetenz-Pingpong und könne künftige Anforderungen schneller umsetzen.

Sich kompromisslos am Standard zu orientieren, war so etwas wie das Motto des Projekts. Im Laufe der Zeit hatte man das alte System umfangreich angepasst, um Anwenderwünsche zu berücksichtigen. Standard bedeutete daher auch, dass sich die Mitarbeiter*innen an neue Prozesse gewöhnen mussten. „Das ist nicht immer angenehm. Man bekommt schnell das Gefühl nicht mehr effizient zu sein, wenn man die gewohnten Abläufe verlässt. Auf der anderen Seite hat der Standard bei einem Systemwechsel enorme Vorteile: Grundschulungen sind einfacher, die externe Hotline kann sofort helfen und Updates werden in der Cloud fast automatisch eingespielt“, betont IT-Leiter Hempel. 

Zum Start des Projekts wurden zunächst alle Key User geschult, die ihr Wissen später weitergeben sollten. Um die einzelnen Aufgaben zu strukturieren und schrittweise umzusetzen, nutzte das Projektteam agile Azure DevOps-Werkzeuge. Bevor es in den Live-Betrieb ging, testete das Projektteam jeden Prozess unter realen Bedingungen. Zu den Besonderheiten zählte dabei die Integration des Autostore-Lagersystems. Hier fahren kleine Roboter über Stapelboxen und lagern präzise die Box mit den benötigten Teilen aus. Das Lagersystem kennt dabei nur den Lagerort der Boxen. Inhalt und Bestand werden im ERP-System geführt. Eine weitere Herausforderung betraf die Datenübernahme ins neue System. Da Dynamics 365 BC in anderen Strukturen und mit anderen Beschaffungsmethoden arbeitet, mussten die Daten zunächst manuell aufbereitet werden. Nur so konnte man später Planungsvorschläge generieren. Im Zuge der Datenbereinigung gelang es, das Datenvolumen von 450 auf 100.000 Datensätze zu reduzieren. „Trotzdem haben wir für die Datenmigration rund vier Tage benötigt. Das war mitunter schon ein Geduldspiel“, erinnert sich Michael Lang.

Rückblickend sieht er vor allem das Plus an Sicherheit und den gewonnenen Handlungsspielraum als wichtige Vorteile. Das Ausfallrisiko tendiere gegen Null und Updates würden nun regelmäßig und in überschaubarem Umfang eingespielt. “Das können wir mit einem kleinen Team gut bewältigen und sind daher technisch immer auf dem neuesten Stand”, sagt Strack Norma-Chef Lang. So bleibe genug Zeit für strategische Planungen und dafür, neue Ideen zu realisieren. In zentralen Bereichen wie Einkauf, Fertigung, Vertrieb und Logistik ist es dem Projektteam gelungen, die bereits ausgereiften Prozesse im Standard abzubilden. Weitere Anforderungen, wie etwa zusätzliche Berichte in Microsoft Power BI, setzt das Unternehmen heute ohne externe Beratung in kurzer Zeit selbst um. „Die meisten Kunden haben gar nicht bemerkt, dass wir hinter den Kulissen unser ERP-System gewechselt haben. Und das ist perfekt“, freut sich Markus Hempel. Im E-Commerce sind die Verbesserungen hingegen für jeden erlebbar: Hier sehen die Kunden ihre individuellen Produkte und Preise und können auf einfache Weise bestellen. Mit einem Klick wird der Auftrag freigegeben und geht direkt in die Kommissionierung und den Versand. „Den Fortschritt der Bestellung kann man praktisch live verfolgen“, ergänzt IT-Leiter Hempel.   

Für viele Menschen bei Strack Norma bedeutet die neue Cloud-ERP deutlich flexibleres Arbeiten. So ist es heute viel einfacher, mit mobilen Endgeräten an den Prozessen teilzunehmen. An vielen Arbeitsplätzen können die Mitarbeiter*innen selbst entscheiden, wie und wo sie arbeiten – solange dabei Datenschutz und Sicherheitsvorgaben eingehalten werden. Der Vorteil standardisierter Prozesse zeigt sich auch, wenn es darum geht, neue Kolleg*innen einzuarbeiten: Waren früher teure individuelle Schulungen notwendig, kann man heute viele Bereiche mit einem Basisseminar im COSMO College abdecken.

Im Moment lotet das Industrieunternehmen die Möglichkeiten des neuen ERP-Systems aus. „Wir werden immer fitter mit Dynamics 365 BC. Es macht Spaß, die Entwicklung zu beobachten und zu sehen, wie unser Team täglich besser wird“, freut sich Michael Lang. Ziel der nächsten Monate ist es, die Prozesse weiter zu optimieren. Neue Funktionen und Verbesserungen sollen dabei per Konfiguration oder über standardisierte Erweiterungen umgesetzt werden. Parallel dazu treibt das Unternehmen die Digitalisierung weiter voran. So arbeitet das Projektteam bereits daran, ein Produktinformationssystem (PIM) an Dynamics 365 BC anzubinden. „Künftig müssen wir unsere Produktdaten dann nur noch an einem Ort pflegen“, blickt Markus Hempel voraus. Auch das Reporting, das im Standard noch nicht den Anforderungen des Unternehmens entspricht, soll weiter ausgebaut werden. Die nächsten Bausteine der Digitalisierung sind eine neue CRM-Software und der Wissensbot COSMA. Letzterer wird dem Strack Norma-Team künftig helfen, IT-Fragen zu beantworten und Produktinformationen zu recherchieren.