ERP-Einführung bei den Rietwerker Möbelwerken

Die Qualität beginnt für die Rietberger Möbelwerke bereits an der Wareneingangskontrolle: Erfahrene Teams nehmen Rohstoffe wie Furnier- und Massivholz genau unter die Lupe, um Materialfehler frühzeitig zu erkennen. Die Auswahl optimaler Maserung und Struktur sorgt für ein harmonisches Erscheinungsbild, strenge Tests der Lackfarben sichern Haltbarkeit und Optik. Die kleinteiligen Prozesse, die Produktvielfalt und die kundenindividuellen Anpassungen setzen maximale Transparenz und schnell verfügbare Daten voraus. Der veralteten IT-Struktur der Rietberger Möbelwerke ging jedoch angesichts der Marktdynamik und der steigenden Anforderungen an Nachhaltigkeit und Reporting zuletzt die Puste aus. Kein Wunder, denn das Herzstück der IT, ein Großrechnersystem auf Basis der AS/400, verrichtet bereits seit mehr als 20 Jahren treu seinen Dienst. Es arbeitete ausschließlich mit Planbeständen anstatt mit realen Buchungen. Und auch das vorhandene Kundenbeziehungsmanagement (CRM) war starr und schwer anzupassen. Wo Funktionen fehlten, nutzte das Team Excel-Tabellen, so etwa bei Analysen. In der Disposition führte die manuelle Bestandsführung dazu, dass für einen Teil der Artikel keine verlässlichen Bestandsdaten vorlagen. Viele Bestellungen erfolgten aus dem Bauch heraus und basierten auf den Erfahrungen einzelner Teammitglieder statt auf harten Fakten. So war ein radikaler Schnitt notwendig, um Handelspartnern und Kunden auch weiterhin einen Top-Service zu bieten. 

Ganz so einfach, das war dem Projektteam bewusst, würde es mit dem Softwarewechsel jedoch nicht werden. Schließlich war unklar, wie das alte System genau arbeitet. Da man so nicht auf bestehenden Strukturen aufbauen konnte, glich das Projekt eher einem Neuanfang als einer Migration. Das Projektteam stand also nicht nur vor der Herausforderung, eine neue Unternehmenssoftware zu finden, sondern auch sämtliche Prozesse im Unternehmen neu zu analysieren, lückenlos zu dokumentieren und grundlegend zu optimieren. Um den Wandel erfolgreich zu gestalten, setzten die Rietberger Möbelwerke auf ein intensives Change Management. Die Geschäftsführung bestimmte hierfür Key User, die Prozesse mitgestalteten und als Sprecher des Projekts in ihren Teams auftraten. Dadurch gelang es, die anfängliche Skepsis aufzufangen und die Neugier auf das neue System zu wecken. 

Ziel war eine zukunftsfähige IT-Landschaft, die das Altsystem ablöst und zugleich die Produktentwicklung voranbringt. An die Stelle einzelner Insellösungen sollte eine moderne Technologieplattform rücken, die Vertrieb, Produktion und Verwaltung gleichermaßen abbildet. Bei der Softwareauswahl überzeugte Microsofts Technologieplattform. „Bei Microsoft steht die Benutzerfreundlichkeit im Fokus. Jeder kennt die Lösungen und unser Team fand sich schnell damit zurecht. Auch deshalb haben wir uns am Ende für Dynamics 365 Business Central entschieden“, erklärt André Eikenkötter. Hinzu kam die Branchenlösung COSMO Discrete Manufacturing für Fertigungsbetriebe, das Qualitätsmanagementmodul COSMO M365 Quality Management, Microsoft Dynamics 365 CRM sowie das Analysewerkzeug Microsoft Power BI. Ein Gesamtpaket, das eng miteinander verzahnt und so flexibel ist, dass man die speziellen Anforderungen des Möbelbauers exakt abbilden konnte.  

Der Zuschlag für die Implementierung ging an die auf Digitalisierungsprojekte spezialisierte COSMO CONSULT-Gruppe. „Wichtig war uns, dass es menschlich passte. Wir werden eine lange Partnerschaft haben, da sollte man sich gut verstehen “, sagt Eikenkötter. Ihm gefiel, dass die COSMO-Berater erst einmal zuhörten: „Das Beraterteam ist auf unsere Anforderungen eingegangen, statt uns auf ein fertig entwickeltes Produkt zu ziehen. So haben wir am Ende gemeinsam eine Lösung entwickelt, die perfekt zu uns passt.“ 

In der Produktion bestand die größte Herausforderung darin, Dynamics 365 Business Central auf die starke Kundenzentrierung auszurichten. „Früher haben wir viel Material aus dem Bauch heraus bestellt und uns auf unser Gefühl verlassen. Durch das Projekt wandeln wir nun dieses Wissen in klare Daten und Regeln um – und legen damit das Fundament, um den Einkauf künftig regelbasiert zu automatisieren“, unterstreicht Julia Feldmann, Projektmanagerin bei den Rietberger Möbelwerken. Auch das grafische Planungstool, mit dem das Möbelwerk aus unzähligen bereits bestehenden Bauteilen neue Schränke komponiert, ließ sich problemlos anbinden. Das Werkzeug erzeugt automatisch Stücklisten und übergibt die Positionen direkt an die Branchenlösung COSMO Discrete Manufacturing. Bei tausenden Artikeln in unendlichen Varianten, die oft in Losgröße eins produziert werden, ist das eine echte Erleichterung. 

Obwohl ein strenges Qualitätsmanagement in der Möbelbranche unüblich ist, nutzen die Rietberger Möbelwerke das Zusatzmodul COSMO M365 Quality Management, um Anweisungen, Wartungspläne und Prozessbeschreibungen – etwa für Lackierprozesse – zentral zu hinterlegen. Das Team findet solche Dokumente nun an einem Ort, statt auf lokalen Laufwerken zu suchen. 

In der Warenwirtschaft lag die größte Herausforderung darin, dass klare Prozesse fehlten und Waren unterschiedlich entnommen und aufgezeichnet wurden – ein einheitlicher Ablauf musste erst etabliert werden. Im Zuge des ERP-Projekts lösten moderne Barcodes und Handscanner die alten Excel-Listen ab. Werden heute Waren aus dem Lager entnommen, korrigiert das System die Bestände vollautomatisch. Für Projektmanagerin Vanessa Böcker ist das ein wichtiger Meilenstein: „Die Scanner sind sehr hilfreich, trotzdem mussten wir unser Logistikteam erst überzeugen. Der persönliche Nutzen spielte dabei eine große Rolle. Wenn Artikel tatsächlich vorhanden sind und die Bestände stimmen, profitiert jeder davon. Im täglichen Einsatz macht es sogar Spaß. Aus- und Umlagerungen sind dadurch viel einfacher.“ 

Während der gesamten Implementierung hat das Projektteam immer wieder kleine Fehler ausgebügelt. „Mitunter standen wir plötzlich vor Herausforderungen, die niemand auf dem Zettel hatte“, sagt André Eikenkötter. Der Lohn der Fleißarbeit: Die finale Umstellung gelang über ein langes Wochenende – ein echtes Highlight des Projekts. 

Heute sind die Bereiche Einkauf, Verkauf, Buchhaltung und Logistik bereits vollständig umgestellt, während der Wechsel in der Produktion aktuell noch läuft. Die positiven Effekte sind bereits jetzt unübersehbar: Wiederkehrende Aufgaben sind durchgehend automatisiert, wodurch Freiräume für neue Ideen entstehen. Die gesamte Auftragsbearbeitung läuft spürbar schneller. Zudem gelang es im Zuge des Projekts, die Finanzbuchhaltung ins eigene Haus zu holen. 

Dank Power BI profitiert das Management von einem komfortablen, tagesaktuellen Reporting für Vertrieb und Einkauf. „Durch die Ad-hoc-Datenanalysen können wir Fragen viel schneller fundiert beantworten“, resümiert Eikenkötter. Auch Julia Feldmann zieht eine positive Bilanz: „Wir sehen jetzt auf einen Blick, wo wir bei einzelnen Vorgängen und insgesamt stehen. Der Mehrwert, den wir durch die Digitalisierung unserer Prozesse erzielen, ist enorm. So sind etwa bei größeren Bestellungen keine Ad-hoc-Inventuren mehr nötig, um Bestände im Zweifelsfall zu beziffern.“ Stattdessen entwickelt Dynamics 365 Business Central – basierend auf realen Daten – präzise Bestellvorschläge. Das vereinfacht die Planung selbst bei komplexen Lieferketten und wechselnden Laufzeiten. 

Dynamics 365 CRM und Business Central sind für die Rietberger Möbelwerke heute die Basis für weitere Digitalisierungsprojekte. Künftig sollen zum Beispiel die Bestände automatisch gemindert werden, sobald fertiggestellte Möbel auf den Lkw verladen sind – inklusive aller damit verbundenen Systembuchungen. Dadurch werden Kennzahlen tagesaktuell noch präziser. Allerdings schränkt André Eikenkötter ein, könne man im Mittelstand nur einen Schritt nach dem anderen gehen: „Wir können niemanden exklusiv für den digitalen Wandel abstellen. In Teilzeit neben dem Tagesgeschäft ziehen sich die Projekte allerdings oft in die Länge. Auch den Key Usern müssen wir genügend Zeit einräumen, um sich mit neuen Ideen und Herausforderungen zu beschäftigen. “ Entscheidend sei vor allem die Priorisierung. So dürften Themen wie Automatisierung oder künstliche Intelligenz die Rietberger Möbelwerke auch in den nächsten Jahren weiter beschäftigen.