Vielseitige Datenplattform für den weltweiten Geländer-Vertrieb

„Wenn wir das Reporting zunehmend automatisieren, sparen wir eine Menge Zeit“, prognostiziert Noah Orlovius. Er ist Teil des Controlling-Teams des Emmericher Geländer-Spezialisten Q-railing. „Am Anfang des Monats war ich bisher eine Woche lang mit dem Reporting für den Vormonat beschäftigt“, erklärt er. Das kann zum Beispiel bedeuten: Rohdaten der internationalen Niederlassungen in große Excel-Mappen importieren, dabei verschiedene Formate vereinheitlichen, Auswertungen fahren, Pivot-Tabellen berechnen, Berichte erstellen, Diagramme ausgeben – und das fertige Reporting den Länder-Vertrieben zur Verfügung stellen. 

Dass es auch anders geht, ist Orlovius und seinen Controlling-Kolleg*innen schon lange klar. Deshalb hat Q-railing schon vor einigen Jahren entschieden, die Weichen für Echtzeit-Reporting zu stellen. Die Komplexität zeigt sich im Detail, denn keine Ländergesellschaft gleicht der anderen. „Manche Filialen sind nur für ein Land zuständig, andere für mehrere. Mal sind die Daten durch Postleitzahlen gruppiert, mal nach einem anderen System“, berichtet Controller Simon Ratering von Q-railing. Mit dem Framework „Export to Data Lake“ in Kombination mit der Datenplattform Microsoft Azure Synapse konnte das Team erfolgreich erste Daten konsolidieren. Doch als Microsoft ankündigte, den Support für diese Plattform einzustellen, war klar: Eine neue technologische Lösung muss her. 

Mit COSMO CONSULT war der richtige Partner dafür bereits an Bord. Der Geländer-Spezialist und die IT-Profis arbeiten seit einigen Jahren zusammen und haben bereits ambitionierte Projekte umgesetzt. So hat Q-railing den Wechsel vom ERP-System Navision zur Cloud-Lösung Microsoft Dynamics 365 FSCM (vormals AX) gemeistert – bereits 2018 als Early Adopter. „Die langjährigen Berater kennen unsere komplexe Firmenstruktur bereits sehr gut“, erläutert Ratering. „Bei Themen rund um Software, Digitalisierung und IT-Infrastruktur ist COSMO CONSULT deshalb unser Hauptansprechpartner.“ 

Die Entscheidung für eine neue Datenplattform war schnell getroffen: Mit Microsoft Fabric setzt Q-railing auf eine zukunftssichere Technologie, die viele Vorteile bündelt. „Im sogenannten OneLake sind alle Unternehmensdaten zentral und einheitlich verfügbar“, erklärt Klaus Teppan von COSMO CONSULT. „Dadurch gibt es keine unerwünschte Datenverdoppelung mehr. Außerdem entfallen die zeitaufwändigen ETL-Prozesse zum Umwandeln verschiedener Datenformate. Die Integration in verschiedene Microsoft-Produkte ist sehr einfach“, so der Experte. Das macht sich im Reporting-Alltag direkt bemerkbar. „Mit einer Datenquelle für alle Mandanten brauchen wir keine Daten mehr manuell zusammensuchen“, so Controller Noah Orlovius. Sein Kollege Simon Ratering stimmt zu: „Mit der einheitlichen Datenstruktur können wir nun identische Reports für alle Filialen erstellen.“ 

Als erstes haben die beiden Controller ein interaktives Reporting mit Microsoft Power BI getestet: „Das umfangreiche Dashboard zeigt die wichtigsten täglichen Vertriebs-KPIs wie Umsätze vom Vortag, Plan- und Ist-Werte“, erklärt Ratering. Die Testgruppe ausgewählter internationaler Sales Manager kann über ein Feedback-Formular Rückmeldungen zum zeitgemäßen Reporting geben. Diese Erfahrungen helfen beim Optimieren und beim Aufbau weiterer Dashboards. „Wir wollen in naher Zukunft den größten Teil des Reportings automatisieren“, ergänzt Orlovius. Report für Report, KPI für KPI werden damit die Berichte aktueller, die Daten verlässlicher und die Erkenntnisse valider. Perspektivisch können die Dashboards dann sogar Echtzeit-Daten darstellen. Das schrittweise Vorgehen stellt sicher, kein Detail zu übersehen und die Kontinuität zu wahren. Zurzeit kommen Dashboards und Tabellen noch parallel zum Einsatz. „Beides hat seine Vorteile“, meint Orlovius: „Microsoft Excel ist vielseitig bei Berechnungen mit großen Datenmengen, während Microsoft Power BI interaktive Filter auf Produkt- und Kundenebene anbietet. Außerdem ist die Visualisierung viel ansprechender.“ Die Datenplattform Microsoft Fabric stellt dabei sicher, dass in jeder Anwendung dieselben, aktuellen und einheitlichen Daten zugrunde liegen. 

Der Anfang ist gemacht, doch noch läuft ein Teil des Reportings manuell. Jedes zusätzliche interaktive Dashboard und jeder weitere automatisierte Report bedeutet noch mehr Zeitersparnis für die Controller. Denn sie brauchen diese Daten und Visualisierungen dann nicht mehr händisch zusammenstellen. „Dadurch gewinnen wir wieder Freiraum, um zu überlegen, welches Reporting wir als nächstes verbessern“, freut sich Orlovius. „Ideen gibt es genug, auch von den Sales Managern.“ Mittelfristig sollen auch intelligente Algorithmen und KI-unterstützte Prognosen verstärkt zum Einsatz kommen. „Darin steckt noch ein riesiges Potenzial, etwa bei der Budgetplanung“, ist sich Kollege Ratering sicher. Mit der Einführung der zukunftssicheren Datenplattform Microsoft Fabric beginnt die Rolle des Controllings, sich zu wandeln: Statt immer wieder manuell Daten bereitzustellen, kann das Team kontinuierlich das Reporting verbessern – und in Zukunft aus automatisierten, intelligenten Echtzeit-Dashboards Erkenntnisse gewinnen, die bislang verborgen blieben.