Im Nachschuss erfolgreich

So unterschiedlich die Unternehmen der WIKOTOOL-Gruppe sind, so verschieden waren bisher auch die eingesetzten Lösungen: Während die Konzernzentrale mit dem betagten Großrechnersystem IBM AS/400 arbeitete, waren in den einzelnen Gesellschaften ERP-Systeme wie Sage bäurer, proALPHA oder MAS90 anzutreffen. Die meisten davon in die Jahre gekommen und individuell stark angepasst. Herausforderungen wie die Intercompany-Prozesse wurden mit Microsoft Excel und viel Improvisationstalent bewältigt. „Das hohe Alter der Systeme ist ein Problem. Die Technologie ist oft unflexibel und in aller Regel gibt es keinen Support. Hinzu kommt, dass die Menschen, die sich damit auskennen, langsam in Rente gehen. Und für Nachwuchskräfte sind veraltete Technologien eher unattraktiv“, beschreibt Steffi Henke, Systemadministratorin mit Schwerpunkt Datenbanken und Datenmigration bei der DEBAG-Gruppe, die Ausgangssituation. Neue Anwendungen, wie etwa die CRM-Software für Servicemitarbeiter im Kundendienst, ließen sich per Schnittstellen einbinden, jedoch nicht nahtlos integrieren. Zukunftssichere, effiziente Prozesse konnte man auf dieser Basis nicht aufbauen.  

WIKOTOOLS stellte ein Projektteam zusammen, um konzernweit einheitliche Strukturen zu schaffen und alle Gesellschaften mit einer modernen ERP-Software auszustatten. “Es bestand schon ein gewisser Handlungsdruck. Und da wir kaum Kapazitäten hatten, verzichteten wir auf eine detaillierte Prozessanalyse und ein umfassendes Lastenheft. Stattdessen haben wir uns mit einer Auswahl der wichtigsten Prozesse auf die Suche nach einer neuen Lösung gemacht”, erinnert sich Steffi Henke. Im Fokus standen dabei zunächst Anbieter aus der Region und solche, mit denen man bereits Erfahrungen sammeln konnte. Am Ende entschied sich das Projektteam zunächst für Microsoft Dynamics AX und einen kleinen, regionalen Partner. Doch schon bald geriet das Projekt in eine Sackgasse. Der Partner war mit den hohen Anforderungen überfordert und es fehlten die Kapazitäten, um Projektaufgaben und Meilensteine zügig umzusetzen. Die Folge: Der Zeitplan geriet in Verzug. Nur ein Teil der Gesellschaften war umgestellt und der Umfang individueller Erweiterungen war hoch, obwohl man sich am Standard orientieren wollte. „Wir hatten das Gefühl auf der Stelle zu treten und sahen keine langfristige Perspektive. Deshalb haben wir die Reißleine gezogen“, blickt Steffi Henke zurück. 

Anschließend beauftragte das Projektteam die COSMO CONSULT-Gruppe mit einer Bestandsaufnahme. Gemeinsam mit den Key Usern analysierten die Consultants zunächst die Prozesse der bereits auf Dynamics AX umgestellten Gesellschaften. Da man diese im Wesentlichen übernehmen konnte, startete ein halbes Jahr nach der ersten Teilumsetzung die zweite Migration auf das modernere Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management (kurz Dynamics 365 FSCM). „Diesmal stimmte die Chemie von Anfang an. COSMO CONSULT hat ein kompetentes Beraterteam zusammengestellt. Und diesmal konnten wir uns darauf verlassen, dass alles funktioniert“, betont Steffi Henke. 

Wegen umfangreicher Umstrukturierungen bei der größten Konzerntochter DEBAG machte die LFT Metall, Spezialist für Blechbearbeitung, den Anfang. „Die LFT gehörte zu den Gesellschaften, die bereits mit Dynamics AX arbeiteten. Dadurch konnten wir die bestehenden Prozesse eins zu eins übernehmen. Das hat den Wechsel vereinfacht und war für uns ein guter Startpunkt“, erklärt Systemadministratorin Henke. Es folgten die DEBAG sowie die Gastro- und Gerätebau GmbH, deren Wechsel aktuell noch läuft. Eine der größten Herausforderungen war die Integration angrenzender Lösungen wie das Dokumentenmanagement von PROXXESS. Die DEBAG steuert mit dem System unter anderem den Rechnungseingang. „Für uns war es schon wichtig, dass wir das gut funktionierende System weiter nutzen zu können. Allerdings gab es dafür keine Anbindung, so dass wir beide Lösungen selbst integrieren mussten. Und das war aufwendiger als gedacht“, blickt Steffi Henke zurück. Auch beim Doppelpass zwischen Dynamics 365 FSCM und der Customer Relationship Management (CRM)-Lösung Microsoft Dynamics 365 Field Services steckte der Teufel im Detail, obwohl es sich um Schwesterprodukte handelt. „Auch hier lauern in der Kommunikation zwischen den Systemen einige Fallstricke“, unterstreicht sie. Viel Arbeit machte es zudem, die vorhandenen Berichte und Formulare im neuen System aufzusetzen und als Standards für den Konzern zu vereinheitlichen. 

Aktuell sind drei von fünf Gesellschaften und der Großteil der Prozesse auf Dynamics 365 FSCM umgestellt. Für die Mitarbeiter*innen hat sich damit alles geändert. „Wir profitieren von mehr Transparenz und viel detaillierteren Informationen. Und durch die nahtlose Anbindung an die Microsoft Office-Welt können wir dieses Wissen einfach abrufen und für uns nutzen. Dass wir zum Beispiel aktuelle Kennzahlen als Kacheln auf einem Dashboard sehen, wäre früher undenkbar gewesen“, betont Steffi Henke. Ein Pluspunkt, der auch im Management gut ankommt. Auswertungen kann man jetzt nicht nur auf Sachkontenebene abrufen, sondern auch nach verschiedenen Finanzdimensionen. Und im Vertrieb stehen erstmals konsolidierte Ergebnisse auf Knopfdruck zur Verfügung. Früher war das mit viel manuellem Aufwand und langen Wartezeiten verbunden. Entsprechend gut kommt Dynamics 365 FSCM im Management des Unternehmens an. Zudem profitiert das Unternehmen von schnellen und schlanken Prozessen – besonders im Intercompany-Umfeld. “Wir bearbeiten heute etwa 4.000 bis 5.000 Vorgänge pro Monat. Davon hätten wir in der alten Konstellation nur träumen können”, freut sich die Systemadministratorin. 

Dem Digitalisierungspartner COSMO CONSULT stellt Steffi Henke ein gutes Zeugnis aus: „Die Berater waren in allen Bereichen kompetent und haben eng mit unseren Key Usern zusammengearbeitet“, unterstreicht Steffi Henke. Kritischer sieht sie die Rahmenbedingungen im eigenen Unternehmen. „Ehrlich gesagt haben wir den Personalbedarf für das Projekt unterschätzt. Ein ERP-Projekt neben dem Tagesgeschäft umzusetzen, bedeutet unzählige Überstunden und ist für alle Beteiligten anstrengend. Das hat viele Mitarbeiter*innen erschöpft.“ So benötigte das Projektteam nicht nur deutlich länger, um die Projektziele zu erreichen, sondern musste auch zusätzliche Beratungsleistungen buchen. Wenn sie anderen Unternehmen einen Tipp geben kann, dann diesen: „Es ist effizienter, neue Prozesse erst im Projektteam zu definieren, um sie dann im zweiten Schritt im kleinen Kreis mit den Anwendern zu verbessern. Wir haben zu viele Nutzer ins Boot geholt und dann viel Zeit mit Prozessdiskussionen verbracht.“ 

Im Moment stellt das Projektteam die ascobloc Gastro-Gerätebau GmbH auf Microsoft Dynamics 365 FSCM um. Das Unternehmen stattet Großküchen und Gastronomiebetriebe im Projektgeschäft aus. „Wegen der unterschiedlichen Prozesse können wir hier keine vorhandenen Standards nutzen, was den Wechsel etwas aufwendiger macht“, erklärt Steffi Henke. Danach stehen die erste Auslandsgesellschaft in Polen und der Ausbau der Konzernkonsolidierung ganz oben auf der Agenda.