Am Herzschlag der Digitalisierung

In Sachen Unternehmenssoftware arbeitete corpuls lange Zeit mit zwei getrennten Systemen: Oxaion für Materialwirtschaft, Logistik und Produktion, sowie DATEV für die Finanzbuchhaltung. Die Interaktion beider Systeme hatte Lücken, sodass die Datenübertragung teils manuell lief. Wer zum Beispiel eine Rechnung überweisen wollte, musste zunächst Daten exportieren, um sie dann wieder zu importieren. Kein großer Aufwand im Einzelnen, aber etwas, was sich summiert. Schwerwiegender war ein strukturelles Problem, das sich mit der Zeit verstärkte, erinnert Dr. Florian Lautenbacher, Vice President IT-Services: „Wir hatten das alte ERP-System stark an unsere Anforderungen angepasst. Das bedeutete, dass wir mit jedem Releasewechsel monatelang Arbeit hatten, um den Status wieder herzustellen. Hinzu kam, dass wir das System bei neuen Anforderungen nicht einfach erweitern konnten. Das hatte für uns langfristig keine Zukunft.“ Als dann auch noch der Systempartner aufgekauft wurde und Know-how verloren ging, wusste man: Es ist Zeit für etwas Neues. 

Ein einfacher Wechsel auf eine modernere Business Software sollte es nicht werden. „Wir wollten bei der Gelegenheit unsere Prozesse optimieren und durchgehend digitalisieren. Statt den Status Quo zu übernehmen, ging es darum, eine technisch solide Basis für die Zukunft zu bauen“, erklärt Dr. Florian Lautenbacher. 

Die Anforderungsliste war lang: Als Medizintechnikhersteller unterliegt corpuls der EU-Medizinprodukteverordnung MDR, die unter anderem eine lückenlose Chargenrückverfolgung vorschreibt. Und wegen der internationalen Expansion stand auch eine Multi-Mandanten-Struktur für internationale Töchter ganz oben auf der Wunschliste. „Unser Ziel war eine Lösung, die zukunftsfähig ist, Standards nutzt und Upgrades ermöglicht, statt nur die Vergangenheit abzubilden“, erklärt Johannes Beck. 

Die Produktauswahl lief methodisch: Ein Projektteam erstellte einen Anforderungskatalog, führte Gespräche mit mehreren großen und kleineren Systemhäusern und bewertete die Kandidaten. Neben SAP und Microsoft waren vor allem Anbieter mit ausgewiesener Medizintechnik-Erfahrung in der Vorauswahl. Am Ende machte Microsoft Dynamics 365 Business Central das Rennen. Dr. Florian Lautenbacher erklärt warum: „Entscheidend war für uns die Flexibilität und Offenheit des Systems. Microsoft Dynamics Business Central ist eine gute Basis für die nächsten Schritte. Egal ob wir jetzt ein CRM-System ergänzen, mit Power BI das Reporting erweitern oder mit Microsoft Copilot weitere Prozesse automatisieren. Alles Optionen, die wir bislang nicht hatten.“  

Ergänzt wird Business Central durch die Branchenlösung COSMO Life Science und weitere spezielle Module, etwa für Versand, Fertigung, Dokumentenmanagement und Lagerintegration. Dabei setzte GS Elektromedizinische Geräte G. Stemple GmbH zunächst auf eine lokale Installation mit eigenen Servern. Grund hierfür war die strenge Regulierung der Medizintechnik, die für Vorbehalte gegenüber der Cloud sorgte.  

Die Suche nach einem Implementierungspartner verlief strukturiert. Mehrere Systemhäuser präsentierten sich, darunter solche mit nachgewiesener Erfahrung in der Medizintechnik. COSMO CONSULT überzeugte dabei nicht nur durch fachliche Tiefe. „Beim Pitch hat COSMO einen tollen Job gemacht und dargestellt, wo die Kompetenzen lagen, welche Projekte man schon umgesetzt hat und wie die Lösungen laufen lernen. Das hat uns überzeugt,“ unterstreicht Markus Reichel, Projektleiter Business Central bei corpuls. Für das IT-Team, das viele Dinge im Projekt selbst steuert, ist COSMO CONSULT ein Partner, der mitdenkt und gestaltet, wenn der Standard nicht ausreicht. 

Bei Einführung wechselten schnelle Phasen mit anspruchsvolleren Abschnitten. Bei einigen Prozessanforderungen waren intensive Workshops erforderlich, in denen corpuls und COSMO CONSULT auf den Microsoft-Standard zurückgingen und ihn gezielt dort erweiterten, wo es nötig war. Eine der größten Hürden war dabei der Kundendienst, denn die spezifischen Serviceprozesse des Medizintechnik-Herstellers sind etwas Besonderes. „Als Hersteller von Medizintechnik müssen wir im Kundendienst viele verschiedene Prüfungen machen“, erklärt Dr. Florian Lautenbacher. Ein Ersatzteil zu tauschen, bedeutet bei corpuls: einen dedizierten Fertigungsprozess mit Qualitätssicherungsmaßnahmen zu durchlaufen, alles penibel zu dokumentieren und anschließend freizugeben. Das ließ sich zum Beispiel nicht mit einem herkömmlichen Serviceticket abbilden. „An dieser Stelle haben uns weder der Standard noch ein Add-on weitergebracht“, sagt Markus Reichel. Am Ende hat sich das Projektteam für ein externes Tool entschieden, das COSMO CONSULT in die Prozesslandschaft integriert hat. 

Hinzu kam die regulatorische Dimension: Es dauert über ein halbes Jahr, um mit neuen Funktionen die Computersystemvalidierungsphase zu durchlaufen, in der sämtliche Prozesse für alle ERP-Module durchgetestet, dokumentiert und überprüft werden. „Wir können nicht pragmatisch schnelle Wege gehen. Bei jeder Änderung sind mehrstufige dedizierten Tests und Freigaben erforderlich“, betont Dr. Florian Lautenbacher. Dass die Kosten am Ende über dem ursprünglichen Budget lagen, verschweigt er nicht. Gleichzeitig ist seine Bewertung eindeutig: „Wir haben jetzt eine Basis, mit der wir für die Zukunft perfekt aufgestellt sind.“ 

Der Systemwechsel forderte das Unternehmen auch auf menschlicher Ebene: Prozesse veränderten sich, Oberflächen sahen anders aus, manche Abläufe bedeuteten ein Umdenken. Ein strukturiertes Change-Management erleichterte den Menschen im Unternehmen die Einarbeitung. Nach der typischen Anlaufphase, in der die Geschwindigkeit temporär sank, hat man inzwischen wieder das frühere Tempo erreicht – mit dem Unterschied, dass die Plattform jetzt skaliert. „Wir haben nun eine Basis, um in Zukunft noch effizienter zu werden“, so Dr. Lautenbacher. 

Heute arbeiten 530 Anwender mit Microsoft Dynamics 365 Business Central. Das System bildet die gesamte Wertschöpfungskette ab: Produktion, Verkauf, globaler Vertrieb, Service und Reparaturen. Dazu kommen rund 80 Module – von COSMO Life Science über Lösungen für Versand, Fertigung und Dokumentenmanagement bis hin zur Integration des Lagersystems. „Wir haben aktuell etwa 80 unterschiedliche Module im Einsatz. Es ist schon sehr komplex, diesen kleinen Zoo zu orchestrieren und weiterzuentwickeln“, sagt Markus Reichel. Erst kürzlich führte zum Beispiel eine Verbesserung im CRM-System dazu, dass die Schnittstelle zum CAQ-System ausfiel, weil ein Passwort für die Verschlüsselung aktualisiert wurde, das auch an anderer Stelle relevant war. Solche Abhängigkeiten in einer gewachsenen Systemlandschaft zu managen, werden mit zunehmender Digitalisierung zur Daueraufgabe. 

Gleichzeitig laufen mehrere Baustellen parallel: So wird gerade Microsoft Dynamics 365 Sales als CRM-Lösung unternehmensweit eingeführt. Zeitgleich rollt das Projektteam Microsoft Power BI als zusätzliche Reporting-Lösung aus. Power BI soll die Unternehmenssteuerung weiter verbessern – Berichte und Auswertungen, die bis dato aus einem anderen System kamen, werden Schritt für Schritt migriert. 

Dem Wechsel in die Cloud standen bislang die strengen Vorgaben der Computersystemvalidierung im Weg. Hier hat Microsoft inzwischen nachgezogen, sodass sich für das Medtech-Unternehmen die Tür öffnet. „In der Cloud muss man nicht mehr jeden Releasewechsel sofort mitgehen. Es gibt die Möglichkeit eine Computersystemvalidierung durchzuführen, was für uns im regulierten Umfeld sehr wichtig ist. Microsoft hat das erkannt und unterstützt das“, unterstreicht Reichel. 

Konkrete Kennzahlen wurden für das Projekt nicht erhoben. Eine Entscheidung, die Lautenbacher mit der Dringlichkeit des Projekts begründet. Die langfristige Handlungsfähigkeit stand im Fokus, nicht der ROI. Was sich verändert hat, lässt sich trotzdem beschreiben: Alle Unternehmensbereiche sind heute deutlich stärker vernetzt. Die Buchhaltung läuft vollständig in Business Central, manuelle Datentransfers entfallen und Prozesse greifen sicher ineinander. „Business Central bietet hohe Transparenz über Prozesse und erlaubt sowohl den Überblick als auch das tiefe Eintauchen in Detailanalysen, was das Management effektiv unterstützt“, sagt Johannes Beck. 

Zu den Leuchttürmen des Projekts gehört das neue AutoStore-Lagersystem. Es wird über ein Warehouse-Management-System gesteuert, das direkt an Business Central angebunden ist: Sobald ein Auftrag eintrifft, übernehmen autonom fahrende Roboter die Ein- und Auslagerung – für Produktionsmaterial wie für fertige Geräte. „Damit entfallen viele manuelle Tätigkeiten, das wäre mit dem Altsystem nicht möglich gewesen und beschleunigt unsere Logistik ungemein“, erklärt Beck. 

Viele internationale Tochtergesellschaften arbeiten derzeit noch mit eigenen ERP-Systemen. Deren Ablösung durch Business Central steht in den nächsten Monaten an – inklusive einer mehr oder weniger aufwendigen Datenmigration. Dabei startet das corpuls-Team direkt in der Cloud, ein klarer Vorteil gegenüber der ursprünglichen On-Premises-Architektur. Weil für die neuen Instanzen keine alten Strukturen übernommen werden müssen, lässt sich die Basis zwar auf der grünen Wiese aufbauen. Für ein Medizintechnikunternehmen bringt dieser Schritt jedoch umfassende Validierungsprozesse und strenge regulatorische Anforderungen mit sich. Das bedeutet ein strukturiertes Mehrmonatsprojekt für jeden Standort. Ebenfalls auf dem Wunschzettel stehen ein Webshop für Vertriebspartner und ein Ticketsystem für den Kundenservice. Was am meisten fordert, ist jedoch nicht die Technologie, sondern die Projektvielfalt. „Wir haben so viele gute Ideen und so viele schöne Projekte, dass es manchmal schwer ist, sich auf die Dinge zu fokussieren, die dem Unternehmen den größten Mehrwert bringen“, stellt Dr. Florian Lautenbacher klar. Zumindest die Plattform ist jetzt breit genug, um alles aufzufangen.