Das ERP-System mit den guten Ideen

Lange sollte Unternehmenssoftware nur Daten erfassen, verwalten und nach festen Regeln verarbeiten. Mit künstlicher Intelligenz ändert sich das. ERP-Systeme werden zu schlauen Assistenten, die Entscheidungen vorbereiten und Prozesse selbst optimieren. Besonders Fertigungsbetriebe mit sich ständig wiederholenden Abläufen können davon profitieren. 

Mit den Chancen und Möglichkeiten moderner Technologien steigen die Anforderungen an Unternehmen. Wurden Daten früher hauptsächlich für Berichte erfasst, geht es heute darum, Wissen in Echtzeit zu nutzen – für fundiertere Entscheidungen im Tagesgeschäft. Künstliche Intelligenz liefert diese Informationen wie kleine Canapés – mundgerecht und unmittelbar verwertbar. Dafür müssen sich Unternehmenssysteme weiterentwickeln: weg vom reinen Verwaltungswerkzeug hin zu einem Assistenten, der in vielen Situationen unterstützen kann. Besonders Fertigungsbetriebe, die derzeit von A wie Arbeitskräftemangel bis Z wie Zollkrieg vor zahlreichen Herausforderungen stehen, könnten davon profitieren. 

Steuern, Löhne, Energiekosten – in Deutschland zu produzieren war bereits in der Vergangenheit kostspielig. Bislang gelang es der Industrie, steigende Kosten durch Produktivitätszuwächse abzufedern. Doch das ist aktuell schwieriger, weil mehrere Belastungsfaktoren gleichzeitig wirken. Doch KI könnte die Produktion grundlegend verändern, die Kosten langfristig senken und fehlende Fachkräfte teilweise kompensieren. Bemerkenswert ist, dass sich bereits jetzt viel erreichen lässt, obwohl die Technologie sich noch in einem vergleichsweise frühen Stadium befindet. Digitalisierungsspezialisten und Entwickler finden kontinuierlich neue Wege, Prozesse zu verbessern, Anwendungen zu vernetzen oder große Datenbestände gezielt zusammenzuführen. Ein Beispiel ist die Integration von KI und KI-basierten Workflows in Arbeitsabläufe. Microsoft setzt dabei z.B. auf Werkzeuge wie ‚Copilot Agents‘ und ‚Copilot Studios‘. Beide verbinden Systeme für Enterprise Resource Planning (ERP), Kundenmanagement oder Unternehmensanalysen zu einer Plattform, die sämtliche betrieblichen Daten, Funktionen und Prozesse vereint. So lassen sich unterschiedliche Quellen effizienter analysieren oder Abläufe über mehrere Systeme hinweg automatisieren. 

Kommt dann noch KI hinzu, erschließen sich zusätzliche Optimierungsmöglichkeiten: Assistenten auf KI-Basis können bereits heute Prozesse eigenständig steuern und fortlaufend verbessern. Sie reagieren dabei nicht nur auf bestimmte Ereignisse, sondern berücksichtigen auch potenzielle Entwicklungen. Werden etwa Ineffizienzen oder Engpässe erkannt, ist es möglich, Abläufe dynamisch anzupassen. Auch in der Verwaltung können digitale Technologien dazu beitragen, Fehler zu vermeiden und Unternehmen in schwierigen Phasen zu stabilisieren. KI-basierte Prognosen unterstützen Mitarbeitende etwa durch alternative Szenarien oder Handlungsempfehlungen, noch bevor ein Problem konkret auftritt. So kann sich der Mensch verstärkt auf übergeordnete Aufgaben konzentrieren – beispielsweise auf strategische Unternehmensplanung oder kundennahe Entwicklungen. Ein gut integriertes ERP-System kann damit auch zur Innovationsfähigkeit beitragen. 

Früher waren ERP-Systeme wie Bauprojekte: Nach der Einrichtung waren Änderungen nur mit großem Aufwand möglich. Wer möchte schon eine dauerhafte Baustelle im Betrieb? Heutige Systeme sind flexibler und modular aufgebaut. Einzelne Bereiche lassen sich gezielt anpassen, ohne das Gesamtsystem zu beeinträchtigen. Funktionen und Prozesse basieren auf definierten Regeln, die sich mit wenigen Klicks grafisch konfigurieren lassen. Auf diese Weise können individuelle Anpassungen unkompliziert und kurzfristig umgesetzt werden. Davon könnten insbesondere Fertigungsunternehmen profitieren: Prozesse wie Produktionsplanung, Kapazitätssteuerung oder Wartungszyklen lassen sich punktgenau optimieren – für mehr Effizienz und Wirtschaftlichkeit. 

Laut dem ITK-Branchenverband Bitkom setzen aktuell 42 Prozent der deutschen Industriebetriebe KI-Technologien ein. Im Unterschied zu anderen neuen Technologien existieren bei KI bereits zahlreiche anwendungsnahe Beispiele. Dazu zählt etwa die automatische Lieferantenerkennung: Ein KI-gestütztes Texterkennungstool erfasst physische Dokumente wie Rechnungen oder Lieferscheine und überträgt relevante Daten direkt in das ERP-System. Das kann Zeit sparen und Fehler reduzieren. Auch bei der Ersatzteilsuche findet KI zunehmend Anwendung: In großen Lagern identifiziert sie Bauteile per Bild und verknüpft diese mit den passenden Artikeln. Im Vertrieb unterstützt KI beispielsweise bei Ausschreibungen im Maschinen- und Anlagenbau, indem sie Projektvorgaben analysiert und bei der Erstellung individueller Angebote hilft. Ein weiteres Beispiel ist die KI-gestützte Artikelkonfiguration: Digitale Assistenten begleiten Kundinnen und Kunden interaktiv zum passenden Produkt – abgestimmt auf ihre Anforderungen. 

Erfolg beginnt im Kopf – das gilt auch für den Einsatz von KI. Die Technologie sollte als Chance betrachtet werden – nicht als Risiko. Erfolgreiche KI-Projekte entstehen aus Neugier, nicht aus Angst. Viele Ideen lassen sich schon jetzt mit überschaubarem Aufwand realisieren. Der Kreativität sind dabei kaum Grenzen gesetzt. Entscheidend ist, ins Handeln zu kommen. KI-Initiativen müssen keine radikale Transformation bedeuten. Häufig reicht es, mit einem klar abgegrenzten Projekt zu starten, erste Erfahrungen zu sammeln – und darauf schrittweise aufzubauen. 

Lesen Sie den Artikel hier.