Oavsett om du funderar på att flytta till molnet med ett helt nytt system eller uppgradera din nuvarande ERP-lösning eller om du inte är nöjd med din nuvarande ERP-plattform - det finns många olika alternativ att välja mellan. Vilken typ av ERP-lösning passar bäst för din verksamhet? Open-Source eller kanske en prenumerationsbaserad modell?
I den här bloggen ska vi diskutera vad ett open-source affärssystem är, vilka fördelarna/nackdelarna med ett sådant system är, samt jämföra det med mer klassiska, integrerade lösningar som Microsoft Dynamics 365 Business Central. Vi fokuserar särskilt på två centrala aspekter: säkerhet och hidden costs (dolda kostnader).
1 Vad är ett Open-Source Affärssystem?
Ett open source affärssystem innebär att källkoden är fritt tillgänglig för användare som vill modifiera, anpassa och utöka funktionerna i systemet. Detta kan ge en högre grad av flexibilitet och möjlighet att snabbt skräddarsy lösningen för specifika affärsbehov. Eftersom systemets källkod inte är låst, kan initialkostnaderna ofta vara lägre än hos kommersiella alternativ.
Fördelarna med Open-Source
- Kostnadseffektivitet:
- Initialt sett är licenskostnaderna för open-source ERP ofta lägre än hos kommersiella leverantörer, vilket kan vara attraktivt för start-ups och mindre företag med begränsad budget.
- Möjligheten att anpassa koden innebär att man kan utnyttja befintliga lösningar för att passa företagets unika behov utan att behöva betala för licenser.
- Flexibilitet och Anpassningsbarhet:
- Eftersom källkoden är öppen kan utvecklarteamet modifiera systemet i takt med att nya krav uppstår.
- Integration med andra verktyg och applikationer blir enklare då företaget har full insyn i systemets funktionalitet.
- Gemenskapsdriven Utveckling:
- Ett aktivt community kan bidra med regelbundna uppdateringar, nya funktioner och snabb felsökning.
- Flera ögon granskar koden, vilket potentiellt kan leda till snabbare identifiering av buggar och säkerhetshål.
Nackdelar och Risker med Open-Source
Trots många fördelar finns det även viktiga risker och nackdelar att beakta med open-source system:
- Beroende av Intern Kompetens:
- Eftersom systemet bygger på att källkoden är öppen krävs det att företaget har ett kompetent IT-team eller tillgång till extern expertis för att underhålla, anpassa och säkra systemet. Utan denna kompetens riskerar man att sårbarheter inte upptäcks eller hanteras optimalt.
- Begränsad Garanti och Support:
- Till skillnad från kommersiella lösningar som erbjuder dedikerad support och tjänstenivåavtal, kan open-source projekt sakna en formell supportstruktur. Vid kritiska systemfel är det inte alltid självklart att man får den hjälp man behöver i tid.
- Fragmentering av Koden:
- Open source-projekt kan ibland leda till att olika versioner eller förgreningar skapas, vilket i sin tur kan medföra kompatibilitetsproblem och en fragmenterad utvecklingsmiljö. Detta kan göra långsiktigt underhåll mer komplext.
- Säkerhetsrisker vid Underlåtenhet att Uppdatera:
- Även om öppen källkod möjliggör transparens och granskning, kräver det en kontinuerlig process att hålla koden uppdaterad med de senaste säkerhetsfixarna. Företag som inte aktivt följer dessa uppdateringar kan utsättas för onödiga risker.
- Otydlig Ansvarsfråga:
- I händelse av stora störningar eller säkerhetsincidenter är det ofta oklart vem som bär det fulla ansvaret. Den saknade garantin kan bli en kritisk faktor om leverantören eller communityn skulle tappa intresset för projektet.
- Brist på Användarvänlighet och Dokumentation:
- Vissa open-source ERP-lösningar kan ha bristande dokumentation och mindre polerade användargränssnitt jämfört med kommersiella produkter. Detta kan leda till längre implementeringstider och högre beroende av specialiserad IT-kompetens.
2 Säkerhet: Open Source vs. Microsoft Dynamics 365 Business Central
Open-Source ERP:
- Transparens: Eftersom koden är öppen finns möjligheten för externa granskningar, vilket kan hjälpa till att identifiera och åtgärda säkerhetsbrister. Detta kräver dock att företaget har resurserna och expertisen för att genomföra dessa granskningar regelbundet.
- Anpassningsbar säkerhet: Ett företag med IT-expertis kan implementera skräddarsydda säkerhetsåtgärder. Men saknas intern kompetens finns risken att sårbarheter inte upptäcks eller hanteras optimalt.
- Affärsmodellens påverkan: För många start-ups inom IT-sektorn, som har en flexibel och kunnig utvecklingsorganisation, kan ett open-source system vara en bra lösning då de själva kan långsiktigt säkerställa att systemet är säkert och uppdaterat.
Microsoft Dynamics 365 Business Central:
- Inbyggd säkerhet och support: Detta system levereras med robusta säkerhetsmekanismer och regelbundna uppdateringar, vilket ger trygghet för företag som inte har egna IT-säkerhetsexperter.
- Certifieringar: Lösningen följer branschstandarder och säkerhetsnormer, vilket är en stor fördel för företag – speciellt för dessa som hanterar känsliga data.
- Outsourcad säkerhet: Eftersom säkerhetsansvaret delvis hanteras av Microsoft minskar den driftsmässiga bördan för kundföretaget, vilket är extra värdefullt för scale-ups där fokus ligger på kärnverksamheten.
3 Follow Up Costs (Dolda Kostnader)
Open-Source ERP:
- Integration med andra system: Även om själva ERP-lösningen kan vara billig eller gratis, behöver företag ofta komplettera med ytterligare system (såsom CRM, samarbetsplattformar, med flera) för att skapa en komplett digital verktygslåda. Dessa integrationer kan medföra extra utvecklingskostnader.
- Löpande support och underhåll: Även om koden är öppen kan kostnaden för att anlita expertis för support, systemunderhåll och säkerhetsuppdateringar bli betydande över tid. Detta kan snabbt urholka den initiala kostnadsbesparingen.
- Anpassningskostnader: Skräddarsydda lösningar med open-source kräver ofta långsiktiga investeringar i anpassning och kontinuerlig utveckling för att hålla jämna steg med förändrade affärsbehov och säkerhetskrav.
Microsoft Dynamics 365 Business Central:
- Allt-i-ett-lösning: Denna plattform erbjuder ett integrerat ekosystem, vilket innebär att du från början får med många nödvändiga verktyg. Detta kan minska behovet av ytterligare integrationer och därmed dolda kostnader.
- Förutsägbarhet i kostnader: Med regelbundna licensavgifter och supportavtal vet man i förväg vilka löpande kostnader man kan förvänta sig, vilket är en stor fördel för företag som vill undvika oväntade utgifter.
- Initiala licenskostnader jämnas ut över tid: Även om den totala ägandekostnaden kan vara högre, kompenseras detta ofta av den extra säkerheten och den inbyggda supporten som erbjuds.
4 När ska du välja vilket system?
Open Source ERP:
- Perfekt för start-ups och mindre företag inom IT-sektorn som har en stark intern IT-avdelning.
- Om du väljer ett open-source system krävs att ni själva aktivt underhåller säkerheten och integrerar med kompletterande applikationer för att skapa en helhetslösning.
- Systemet är endast lämpligt om företaget har kapaciteten att hantera de potentiella riskerna och dolda kostnaderna som kan uppstå.
Microsoft Dynamics 365 Business Central:
- Bättre lämpad för scale-ups och växande företag med mindre IT-avdelningar
- Fördelen med en komplett, integrerad lösning minskar risken för dolda kostnader och säkerhetsproblem.
- Ger en trygghet med outsourcad support och regelbundna, certifierade säkerhetsuppdateringar, vilket är avgörande när företaget växer.
5 Sammanfattning
Valet mellan ett open-source affärssystem och en lösning som Microsoft Dynamics 365 Business Central handlar om att balansera flexibilitet, säkerhet och totala ägandekostnader. Ett open-source-system kan vara mycket attraktivt för tekniskt kunniga start-ups som kan hantera säkerheten själva och snabbt anpassa systemet efter sina behov. Samtidigt finns det viktiga nackdelar att beakta – såsom beroendet av intern expertis, bristande support, risk för fragmentering och att säkerhetsuppdateringar kräver ett aktivt åtagande. Vad händer om dessa anställda lämnar företaget?
För företag i snabb tillväxt (scale-ups) där en smidig integration av affärsprocesser samt en robust, inbyggd säkerhet är avgörande, kan kostnaden för ett mer komplett system som Dynamics 365 Business Central vara väl motiverad.
Genom att noggrant utvärdera vilka resurser och vilken expertis som finns internt kan företag göra ett välinformerat val som gynnar både säkerhet och den ekonomiska planeringen på lång sikt.
Vill du veta mer om Microsofts affärssystem Business Central? Hör av dig till mig via gustav.angermark@cosmoconsult.com eller titta på vår hemsida.
Nyckelord
Kontakta vår COSMOnaut
Av Gustav ÄngermarkSom head of Sales & Business Development ansvarar Gustav för försäljningen för COSMO CONSULT i Sverige. Som Customer Strategy Manager stöttar han våra kunder från vision till genomförande i den digitala transformationen.
Fler liknande blogginlägg:
Hittade du vad du letade efter?
Starta din intelligenta sökning nu