Mit tanulhatunk egy sikeres ERP-bevezetésből? A Columbus Klíma története

A Columbus Klíma Kft. egy év alatt valósította meg teljes ERP átállását a COSMO és a Microsoft megoldásaival. Szeidl Tamás, a Columbus Klíma Kft. digitalizációs projektmenedzsere első kézből mesél a folyamatról, kihívásokról és a tanulságokról, egészen az éles indulásig és azon túl.

Cégbemutatás és a rendszerkiválasztás háttere

Szeidl Tamás, digitalizációs projektmenedzser | Columbus Klíma Kft.: A Columbus Klíma egy 1994-ben alapított magyar családi vállalkozás, amely professzionális klíma-nagykereskedelemmel foglalkozik. Nem lakossági ügyfeleket szolgálunk ki, hanem viszonteladókat és kivitelező cégeket, a kisautós klímaszerelőktől egészen a nagy volumenű projekteket megvalósító cégekig.

Három jelentős márka kizárólagos magyarországi forgalmazója vagyunk: a Fisher, amely a saját márkánk, amely a split klímáktól a VRF rendszereken át ipari eszközöket is lefed, a Fujitsu, valamint a Galletti, amely olasz gyártmányú ipari berendezéseket kínál. A Columbus Klíma termékpalettája tehát a komfortklíma megoldások teljes spektrumát lefedi, beleértve szállodák, üzletközpontok hűtését is.

Miért volt szükség a meglévő vállalatirányítási rendszer cseréjére és hogyan született meg a döntés?

Sz. Tamás: A Columbus Klíma több ERP bevezetésen is túl volt már, amikor a legutóbb használt, jól működő rendszerünk támogatása megszűnt. Az új verzióra tett ajánlat anyagilag nem volt versenyképes, ezért más megoldások után kezdtünk kutatni.

A Microsoft ökoszisztéma ebben a helyzetben ideális választásnak tűnt, mivel nemcsak az ERP rendszer (Business Central), hanem a szerviz, a dokumentumkezelés (SharePoint) és más digitális folyamatok is integrálhatók voltak benne.

Milyen célkitűzésekkel indultatok neki a bevezetési projektnek?

Sz. Tamás: A cél egy teljes körű rendszerbevezetés volt, amely lefedi a vállalat összes folyamatát a raktározástól kezdve az értékesítésen, webes megrendeléseken és ügyfélkezelésen át a szerviztevékenységig. Az előző rendszer már összekapcsolódott egy weboldallal, ahová partnereik beléphettek, látták a saját kedvezményeiket, készletszinteket, árakat. Emellett a webshopjaik adatokat kaptak API-n keresztül.

Mivel 2024. január 1-jén a régi rendszer támogatása megszűnt, nem volt lehetőség csúszásra, ezen a napon már az új rendszerből kellett számláznunk.

Milyen szerepe volt a koncepciótervezésnek és hogyan segítette a projekt sikerét?

Sz. Tamás: A koncepciótervezés fázisa kulcsszerepet játszott, és ez a korábbi bevezetésekkel szemben sokkal alaposabb és struktúráltabb volt. A kiválasztásnál már rendelkeztünk egy kialakult működési logikával, amit pontosan meg tudtak mutatni a COSMO csapatának. Így ők már a kezdetekkor rögzítették azokat a sarokpontokat (például az egyedi értékesítési logikánkat, mint a szettként történő klímaértékesítést), amelyeket a rendszernek mindenképp tudnia kellett kezelni.

Ez a közös megértés és dokumentált tervezés nagyban hozzájárult ahhoz, hogy a projekt átlátható és kiszámítható maradjon a későbbiekben is.

Hogyan zajlott a bevezetési szakasz és milyen kihívásokat hozott magával?

Sz. Tamás: Fontos volt, hogy kellő létszámban és megfelelő munkakörökből dedikáljunk kollégákat a projektre, ezért a kb. 90 fős vállalatból 7 fő dedikáltan dolgozott a bevezetésen. A kulcsfelhasználói csapatban minden osztályról volt egy-egy képviselő, így a működési igényeket alulról felfelé is be lehetett csatornázni. A projekt első szakaszában a rendszer megismerése és tanulása zajlott. Ezután következett a részletes koncepciók kidolgozása és a fejlesztési igények feltérképezése.

Sok egyedi igény a tanulási folyamat során okafogyottá vált, mert kiderült, hogy a Business Central rendszerében más logikával ugyan, de már meglévő funkcióval is kezelhetők. A COSMO bővítményalapú fejlesztési megközelítése lehetővé tette, hogy a testreszabások ne veszélyeztessék a jövőbeli frissíthetőséget.

A projekt végére, főként az adatmigrációs és tesztelési szakaszban, a csapat tagjai idejük 70–75%-át a projektre fordították. Ez rendkívüli erőfeszítést igényelt mindenkitől.

Azt gondolom, hogy a siker egyik kulcsa ez volt, azaz a megfelelő erőforrások biztosítása az ERP projektre a kezdetektől fogva.

Milyen volt az éles indulás és hogyan működött a Business Central az első hónapokban?

Sz. Tamás: Az indulás január 1-jén meg is történt, az ünnepek gyakorlatilag elmaradtak a csapat számára. Az élesítéshez egyfajta „vérszerződést” kötött a menedzsment és a projektcsapat: nem lesz visszalépés, és a rendszer bevezetése támogatást élvez minden oldalról.

Az első hetek tapasztalatai pozitívak voltak, a számlázás működött, a hibák gyorsan javításra kerültek. A COSMO támogatása végig kiemelkedő volt, a rendszer hamar stabilizálódott.

Külön kiemelendő az új B2B felület sikere: már az első három hónapban több, mint 1,1 milliárd forintnyi rendelés érkezett ezen keresztül. A partnerek gyorsan átszoktak az új rendszerre.

Elértétek a célkitűzéseiteket? Milyen konkrét előnyöket hozott a váltás?

Sz. Tamás: A célkitűzések túlnyomó része teljesült. A webshop, a raktárkezelés, a fuvarszervező és a szervizmodulok is integrálva lettek. A rendszer jelenleg kb. 90%-os készültségen áll, de a digitális rendszerek természetéből adódóan ez sosem lesz „teljesen kész”, mert az üzleti igények folyamatosan változnak.

A legnagyobb előny az integrált működés: a korábbi sok különálló rendszer helyett most egy platformon belül zajlanak a folyamatok. Ez nemcsak az információk átláthatóságát növeli, hanem a hatékonyságot is érezhetően javította.

Mik a következő lépések, milyen további digitalizációs terveitek vannak?

Sz. Tamás: Kiemelt cél az, hogy minél több funkció házon belül kezelni tudjunk: saját BI riportokat, dokumentumokat, workflow-kat tudjunk létrehozni fejlesztők bevonása nélkül is. A mesterséges intelligencia is fókuszba került: például dokumentumrészletek alapján történő keresésre már most pilot projektek futnak.