Az adatmigráció szerepe és fontossága egy ERP bevezetés során
Az ERP bevezetések mondhatni kötelező, ám sokszor elhanyagolt, és csupán az utolsó pillanatban fókuszba kerülő eleme az adatmigráció. Enélkül az új vállalatirányítási rendszer nehezen és lassan tölthető fel alap adatokkal, ezért fontos, hogy az ehhez kapcsolódó feladatok már a bevezetés megkezdésekor jól megtervezettek legyenek. Az alábbi posztban annak járunk utána, hogy hogyan lehet az adatmigrációt jól előkészíteni, milyen feladatokkal jár, és hogyan tudja a COSMO támogatni ezt a folyamatot.
Az adatmigráció általánosságban egy cégtípustól vagy profiltól egységesen működtethető feladat, mely két lépcsőben elvégezhető: Adattisztítás majd Rapidstart betöltés vagy API-val kezelt adatmigráció, kiegészítve azzal, hogy az utólagos javítások Exceles betöltés segítségével elvégezhetők. Mégis előfordul, hogy a feladathoz való hozzáállást tekintve partnereinknél különböző megoldási módszereket kell alkalmaznunk. Van ahol ez bizony egy sok lépésből és tesztelésből álló folyamat. Ezt leginkább a adatainak minősége, adatstruktúrája és a korábban használt rendszerek jellemzői határozzák meg. Egy dolog biztos csak: a működés folytatásához legalább az alapvető adatokat át kell emelni az új vállalatirányítási rendszerbe. Természetesen ez alól kivétel egy teljesen zöld mezős cégindítás, azonban ilyenkor is segítség lehet a tömeges adatbeviteli eszköz használata.
Mit jelent az adatmigráció egy ERP bevezetésnél?
ERP-bevezetések esetében ez konkrétan azt jelenti, hogy egy régi vállalatirányítási rendszerből (vagy annak híján akár Excel-táblákból, esetleg használt célszoftverek adatbázisából) az üzletileg releváns adatokat átvisszük az új ERP rendszerbe – például törzsadatokat (partnerek, cikkek, számlák, könyvelési tételek), valamint nyitott tételeket vagy történeti adatokat.
A migráció célja, hogy az üzletmenet folytonosságát biztosítsa az új rendszer indulásakor.
Ez egy nélkülözhetetlen lépés, ezért mi a COSMO-nál az ERP bevezetési projekteknél a megismert körülmények alapján már tervezünk dedikált időt erre. Ez egy jó alkalom arra is, hogy a meglévő adatokon adattisztítás is történjen, hiszen rendszer csere jellemzően 5-10 éves időtávban történik, ennyi idő alatt pedig összegyűlhet annyi irreleváns adat amit felül kell vizsgálni, módosítani, archiválni, vagy törölni, hogy hatékonyan folytatódhasson a munka az új rendszerben.
Az adatmigráció technikai lépései
Az adatmigráció leegyszerűsített folyamata a következő: adatkinyerés → tisztítás → átalakítás → betöltés → ellenőrzés. Technikailag pl. a Business Central vállalatirányítási rendszer esetében ez úgy néz ki, hogy van egy Rapidstart, webservice vagy Excel alapstruktúra, amibe megfelelő sorrendben és megfelelő minőségben be kell tölteni a régi rendszerből kiexportált adatokat.
Az adatmigráció azokban az esetekben kifejezetten könnyen megy, amikor az adatstruktúrákat könnyen tudjuk „mappelni”, azaz könnyen megfeleltethető az ügyfél rendszerében vagy az ő Excel-eiben lévő adat az új struktúrának. Akkor is könnyebb ez a folyamat, ha nem volt még eddig ERP rendszerük, és az adataik szigetrendszerekben vannak szétszórva, hiszen ilyenkor történhet meg a struktúrálás.
Viszont nehézkessé válhat a migráció amikor az ügyfél már rendelkezik egy komplexebb ERP rendszerrel, de az más adatstruktúrát használ mint a Microsoft Dynamics 365 Business Central. Ekkor is megtörténik a migráció, de az adatbázis elemeinek megfeleltetése több időt vehet igénybe. Jellemzően ez nagyobb cégek esetében szokott előfordulni, ahol jóval nagyobb mennyiségű és sokkal változatosabb adathalmazok vannak.
Érdemes ezen a ponton megemlíteni viszont azt az esetet, ha valaki egy régi de ugyan azon az alapvető platformon elhelyezkedő rendszert cserél le egy újabbra, ugyanis ilyenkor a rendszer verziófrissítése, Upgradeelése is szóba kerülhet, és ezen a ponton nagy segítség a COSMO CONSULT saját eszközkészlete, mely teljeskörű adatátforgatás valósít meg például egy régi Navision rendszerről a legújabb Business Central verzióra. Ilyenkor az alapvetően megegyező platform miatt alapjaiban hasonló törzsadat és rendelési sturktúra van valamint az adatok is konzisztensebbek.
Módszertani kérdések
A mi módszertanunk lényege, hogy az adatmigrációs munkát már az elején mérjük fel, és tudjuk meg pontosan, hogy milyen mennyiségű munkával állunk szemben. Ez már önmagában nagy segítség ahhoz, hogy megfelelő erőforrást allokáljunk rá és legyen lehetőség a projekt során a munkát lépésekben elvégezni a 4-10 hónapos bevezetés során.
Amennyiben nem ez alapján halad egy ERP bevezető partner, akkor fennáll a veszélye annak, hogy erre a kiemelt feladatra a projekt utolsó szakaszában egy terhelt időszakban érkezik meg, és szembesül a feladatok mennyiségével, ezzel akár az Éles indulás napját kockáztatva, mert a csapat ilyen esetben nem fog tudni végezni időben ezzel a feladattal.
Adatmigráció és adatbiztonság
Az adatbiztonság is fontos szerepet játszik az adatmigráció során, mert ilyenkor az adatok ideiglenesen kikerülnek a megszokott, védett környezetükből, és különböző formátumokon, rendszereken, embereken keresztül haladnak. Ez növeli az adatvesztés vagy adatsérülés kockázatát. Azt tapasztaljuk, hogy minél nagyobb egy cég és minél inkább nemzetközi szabályozások között működik mint pl. egy multi, annál fontosabb ez a szempont, de ezt a szemléletet felelős szolgáltatóként minden méretű partnerünknél szem előtt tartjuk.
ERP bevezető partnerként a migráció során mindig felhívjuk a figyelmet arra, hogy amennyiben lehet az adatok titkosítását biztosítani kell, biztonságos csatornákon keresztül mozogjanak, és csak jogosult személyek férjenek hozzájuk. Az adatoknak változatlanul, torzítás nélkül kell átkerülniük az új rendszerbe. Bármilyen hiba az átvitelben (pl. formátumhiba, elveszett rekordok) adatvesztést vagy üzleti kockázatot okozhat. Ha a migrált adatok személyes adatokat tartalmaznak (pl. ügyféladatok, dolgozói adatok), a folyamatnak meg kell felelnie az adatvédelmi előírásoknak, például az EU-s GDPR-nak.
Az ERP bevezető partner vagy az ügyfél feladata a migráció?
Az ERP bevezetés egy közös projekt, amiben az ügyfél elköteleződése nagyon sok területen nagyon fontos. Ilyen az adatmigráció is, hiszen az ügyfél tudja igazán pontosan, hogy az adatainak milyen formában kell megjelennie majd az új rendszerben, és csak az ügyfél tudja, hogy a régi rendszereiben milyen adat alapú problémák merültek fel pl. redundáns adatok, rossz formátumok stb. és ezekkel milyen adattisztítási feladatokat kell még elvégezni. Valamint fontos kiemelni, hogy előállítani partnereink tudják a nyitó adatokat az előző rendszerük és leltárjaik alapján. Ezeken a területeken kritikus az ügyfél saját erőforrásaink bevonása.
ERP bevezető partnerként a mi feladatunk az alábbiakban nagyon fontos:
- Adjunk meg minden jellegű segítséget a migrációs feladatok elvégzésére, legyen szó technikai vagy tanácsadói támogatásról.
- Legyen megfelelő idő allokálva a migrációra már az elején,
- Kerüljön fókuszba a migráció már a projekt elején, és kezdődjenek meg a betöltési tesztelések, hogy ne az éles indulás előtti napokban torlódjon fel ez a feladat,
- Segítsünk elsajátítani partnereinknek a tömeges adatbetöltés eszközeit, technikáját és módszereit, lépéseit, hogy ezzel az eszközzel hatékonyan tudjanak tömegesen később is adatot módosítani.
A meglátásunk szerint az adatmigráció egy olyan feladat, amivel az ügyfél maga is nagyon sokat tud haladni a projekt során. Ehhez mi bevezető partnerként minden segítséget a rendelkezésére tudunk bocsátani, és kérés esetén az adatmigráció oroszlánrészét is magunkra vállaljuk szem előtt tartva a már említett, jogi és IT biztonsági szempontokat is.
Felkészült konzulensi csapataink ezt a feladatot is teljeskörűen tudják támogatni, és kérés esetén elvégezni, viszont partnereinknek kell meghozni a döntést annak kapcsán, hogy az ezzel a feladattal járó költségek mennyire értékteremtőek. Arra bíztatjuk partnereinket, hogy sajátítsák el az alapfeladatok közé tartozó tömeges adatbetöltés tudását, és a COSMO-val olyan magashozzáadott értékű folyamatfejlesztésekre vagy adott esetben funkció fejlesztésekre koncentráljanak, amiktől versenyelőnyre tehetnek szert szegmensükben.
********
További hasonló blogbejegyzések:
Megtalálta, amit keresett?
Kezdje el az intelligens keresést most