Prompts efectivos para Copilot en Microsoft Dynamics 365 (ERP y CRM)

¿Por qué algunos equipos obtienen datos valiosísimos con Copilot y otros solo respuestas genéricas? La diferencia suele estar en cómo se formulan los prompts.

En las soluciones ERP y CRM (Finance & Operations, Supply Chain, Business Central, Sales, Customer Service, etc.), un buen prompt ahorra horas, reduce reprocesos y acelera decisiones.

En este artículo encontrará una guía práctica para escribir prompts que funcionen en Dynamics 365 y Copilot Studio: plantillas listas para copiar/pegar, ejemplos por rol y módulo, y recomendaciones de seguridad

En Dynamics 365, Copilot tiene acceso a los datos de su organización (finanzas, inventario, clientes, casos). Un prompt bien diseñado deberá tener en cuenta los siguientes criterios:

• Aterrizar el contexto (módulo, entidad, periodo, filtros).
• Reducir ambigüedad (formato, moneda, umbrales).
• Activar una acción (tareas, borradores, propuestas, reportes).

El resultado: mejor calidad de respuesta y menos retrabajo.

Tip: exija validación de fuentes/filtros cuando el resultado afecte decisiones.

👉 Si desea ver más ejemplos prácticos de cómo aplicar prompts en finanzas y Excel, le recomendamos este artículo: Copilot en Excel con IA y Python, sin ser experto.

Puede usar la siguiente plantilla a modo de ejemplo y adecuarla según sus necesidades:

Actúe como [Rol].  
Objetivo: [resultado].  
Contexto: [módulo/entidad].  
Datos: [rango de fechas / filtros].  
Restricciones: [umbrales, moneda].  
Formato: [tabla/JSON/checklist con columnas/campos].  
Siguiente paso: [acción].

Actúe como Controller.  
Objetivo: detectar desviaciones de gasto.  
Contexto: F&O – Proveedores.  
Datos: facturas entre 20250701 y 20250831 para top 20 proveedores.  
Restricciones: desviación > 12%, USD.  
Formato: tabla (Proveedor, Importe, Presupuesto, Var%, Motivo probable).  
Siguiente paso: sugiera 3 acciones correctivas.
 

Finanzas (F&O / Business Central)

• Aging CxC (priorizar cobros)
  "Actúe como Créditos y Cobranza. Objetivo: priorizar cobros. Datos: clientes con saldos vencidos > {{monto_min}} en {{moneda}} durante {{rango_fechas}}. Formato: lista (Cliente, Días vencidos, Monto, Contacto recomendado, Próximo paso). Siguiente paso: cree borradores de email para los 5 primeros."
• Propuesta de pagos CxP
  "Como Tesorero, prepare una propuesta de pago para facturas a 7 días de vencer. Restricciones: caja mínima de {{monto_min}} {{moneda}}. Formato: tabla (Proveedor, Importe, Fecha venc., Condiciones, Prioridad). Siguiente paso: sugiera pago parcial si caja < mínimo."
• Conciliación bancaria (anomalías)
  "Actúe como Contador. Objetivo: detectar partidas no conciliadas > {{monto_min}} {{moneda}} en {{rango_fechas}}. Formato: tabla (Fecha, Referencia, Importe, Estado, Sugerencia de cruce)."

👉 Si es CFO, le sugerimos revisar este artículo: 9 prompts avanzados en Excel que todo CFO debería conocer.

• Sugerencia de OC por demanda
  "Actúe como Planner de Compras. Objetivo: evitar quiebres. Datos: demanda 30 días + stock + lead time proveedor. Restricciones: lote mínimo. Formato: tabla (Producto, Proveedor, Cantidad, Fecha sugerida, Motivo). Siguiente paso: cree borrador de OC para top 10 ítems críticos."
• Performance proveedor (OTIF)
  "Como Compras, calcule OTIF por proveedor en {{rango_fechas}}. Formato: ranking (Proveedor, %OTIF, Retrasos promedio, No conformidades). Siguiente paso: plan de mejora con 3 KPIs."
• Detección de sobreprecios
  "Actúe como Compras. Objetivo: aumentos > {{umbral_porcentaje}}% vs últimos {{n}} meses. Formato: tabla (Producto, Último precio, Precio actual, Var%, Proveedor)."

• Rotación y cobertura
  "Como Planner, calcule días de inventario y cobertura por SKU/almacén. Formato: tabla (SKU, Almacén, Rotación, Cobertura días, Riesgo). Siguiente paso: proponga transferencias para balancear."
• MRP – excepciones prioritarias
  "Actúe como Planificador. Objetivo: listar excepciones MRP con impacto en OV urgentes. Formato: lista priorizada con causa y acción sugerida."
• Obsolescencia
  "Como Inventarios, identifique lento movimiento (> {{n}} días sin transacción). Formato: tabla (SKU, Stock, Días sin movimiento, Valor, Acción sugerida)."

• Resumen de oportunidad
  "Actúe como Account Executive. Objetivo: resumen de la oportunidad {{oportunidad}} (estado, deal blockers, próximos pasos). Formato: bullets con riesgos, decisores, propuesta de valor y siguiente acción en 48h."
• Next Best Action (estancadas)
  "Como Sales Coach, sugiera next best action para oportunidades > {{monto_min}} {{moneda}} estancadas > {{n}} días. Formato: tabla (Oportunidad, Razón, Acción sugerida, Impacto esperado)."
• Borrador de email de seguimiento
  "Actúe como Redactor de Ventas. Objetivo: email a {{cliente}} enfatizando ROI. Restricciones: 120–150 palabras, tono profesional cercano, CTA a reunión de 30 min."

• Resumen de caso + respuesta sugerida
  "Actúe como Agente Senior. Objetivo: resuma el caso {{id_caso}} y proponga respuesta empática (100–120 palabras). Formato: resumen + borrador."
• Artículos de conocimiento
  "Como Gestor de Conocimiento, sugiera 3 KB para el caso {{id_caso}} y un borrador de nuevo artículo si falta cobertura."
• SLA riesgo
  "Actúe como QA. Objetivo: casos con riesgo de SLA incumplido en 24h. Formato: tabla y plan de mitigación."

• Optimización de agenda
  "Actúe como Dispatcher. Objetivo: optimizar rutas para órdenes de trabajo de hoy. Formato: lista por técnico con hora estimada."
• Checklist de visita
  "Como Técnico, genere checklist para la orden {{id_ot}} (herramientas, repuestos, validaciones)."
• Informe postvisita
  "Actúe como Técnico Senior. Objetivo: redacte un informe con hallazgos y recomendaciones."

• Salud del proyecto
  "Actúe como PMO. Objetivo: evaluar salud del proyecto {{proyecto}} (alcance, tiempo, costo, calidad). Formato: semáforo + riesgos top3."
• Burn rate
  "Como Finanzas, calcule burn rate semanal y fecha estimada de agotamiento de presupuesto. Formato: tabla + conclusión."
• Plan de mitigación
  “Actúe como PM. Objetivo: plan para los 5 riesgos con mayor impacto. Formato: tabla (Riesgo, Prob., Impacto, Dueño, Acción inmediata).”

• Ahorro de tiempo: horas ahorradas x costo/hora → ahorro mensual.
• Reducción de reprocesos: % de correcciones vs línea base.
• Mejora de KPIs: días de cobro, cumplimiento de SLA, % OTIF, winrate.
• Experimento A/B (2 semanas): equipo con prompts vs sin prompts; compare ciclo, calidad y satisfacción.

👉 Para profundizar en casos reales de integración de IA en ERP, le recomendamos: 3 casos prácticos de Copilot en empresas.

1. ¿Qué es un prompt para Copilot en Dynamics 365?
   Es una instrucción estructurada que indica rol, objetivo, contexto, límites y acción para que Copilot responda con precisión.
2. ¿Necesito prompts distintos para ERP y CRM?
   Sí. Cambian entidades, procesos y métricas; por eso conviene crear plantillas por módulo/rol.
3. ¿Cómo evito respuestas genéricas?
   Agregue filtros concretos, fechas, moneda y exija formato de salida (tabla/JSON) + siguiente paso.
4. ¿Qué tan seguro es usar Copilot con datos críticos?
   Seguro si respeta seguridad por roles, evita PII, y pide a Copilot listar fuentes/filtros usados.
5. ¿Cuándo paso de prompts a un agente en Copilot Studio?
   Cuando una tarea es recurrente y necesita acciones (borradores, tareas, flujos). El agente estandariza y escala.

👉 También puede consultar nuestra Guía completa de buenas prácticas de prompts en Copilot.

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