CERCAFÉ: de 20 a 6 días de cierre financiero con Microsoft Dynamics 365 Business Central

Antes del proyecto, la operación de CERCAFÉ arrastraba un conjunto de problemas estructurales: 

• Alta dependencia de hojas de Excel desconectadas entre sí, sin integración ni fuente única de verdad.
• Sistemas antiguos y obsoletos, con información desconfiable y dispersa.
• Cierres financieros muy tardíos, que demoraban la visibilidad del negocio.
• Los procesos críticos afectados eran financieros, comerciales, de producción, logística y compras, todos con fallas en la integración y la trazabilidad. 

El impacto diario era doble. Por un lado, la toma de decisiones era lenta y se apoyaba en información poco confiable. Por otro, existían riesgos concretos y permanentes: duplicidad de información y errores operativos que terminaban golpeando tanto a los clientes como a los cierres financieros. 

CERCAFÉ definió desde el inicio reglas claras para elegir su ERP: 

Que la solución cubriera de forma nativa el 80% de los requerimientos — el 20% restante correspondía a un desarrollo transversal propio de la compañía. 

Que el partner tuviera experiencia comprobada en el sector de alimentos. 

Los factores que inclinaron la decisión hacia Microsoft Dynamics 365 Business Central fueron, en orden: costos de implementación, experiencia del partner, tiempo de implementación y soporte post-implementación 

Participaron en la implementación las áreas de Contabilidad, Tesorería, Cartera y Facturación, Compras, Costos, Producción Cárnica y Producción de Alimento Comercial, con el área de Tecnologías de la Información en el liderazgo del proyecto. 

La cooperativa delegó un representante por cada equipo con participación del 100% durante toda la implementación, además de la participación activa del equipo que permaneció sosteniendo la operación. 

Los desafíos se superaron con la participación transversal de todas las áreas, conformando un equipo de impulso para la gestión del cambio que trabajó en tres dimensiones simultáneas: la tecnología, los procesos y las personas. 

Reducción del 70% en el tiempo de cierre financiero: de 20 días hábiles a 6 días hábiles. 

Ese indicador resume el cambio, pero no lo agota. Los beneficios concretos tras la implementación de Business Central incluyen: 

• Trazabilidad end to end de todas las unidades de negocio.
• Decisiones basadas en datos, con información única y confiable.
• Cierres financieros a tiempo, con el consiguiente ahorro de tiempo y dinero en las operaciones críticas.
• Control de la operación en tiempo real y en todos los niveles, desde el proceso de pedidos hasta la gestión postventa — lo que se traduce en mayor satisfacción del cliente final.
• Eliminación de los silos de información: una empresa interconectada que trabaja en equipo. 

Para CERCAFÉ, el ERP no fue una meta sino una plataforma de despegue. La propia cooperativa lo plantea así: contar con Business Central "hoy nos obliga a estar siempre a la vanguardia de la tecnología". 

Las prioridades declaradas hacia adelante son tres: 

• Inteligencia artificial aplicada al negocio. 
• Data lake, para consolidar y explotar el dato ya confiable. 
• Talento humano que utilice las herramientas tecnológicas como grandes apalancadores de la eficiencia, poniendo su conocimiento al servicio del crecimiento. 

“COSMO CONSULT, más que un proveedor, fue un aliado que comprendió nuestros retos y trabajó de la mano con nuestro equipo para el éxito del proyecto.” 

La cooperativa destaca especialmente el talento de los consultores, siempre atentos a los requerimientos y dudas del equipo, y la consultoría financiera, que aportó un enfoque más especializado al proyecto. Su recomendación es directa: una alianza profesional, confiable e integrada, con una implementación exitosa y un acompañamiento sólido.