Nytt affärssystem? Det här bör ni tänka på när ni väljer

Innehållsförteckning

Nytt affärssystem? Det här bör ni tänka på när ni väljer
1. Vilken är er viktigaste affärsprocess?
2. Vilka användare är era nyckelresurser?
3. Ställer leverantören rätt frågor? Eller levererar han bara svar på sånt ni inte efterfrågat?
4. Hur ser framtiden ut?
5. Är Sverige hela världen?
Vad vill du veta mer om?
6. Är det ni ser på skärmen bekant och modernt?
Känns det krångligt?

Funderar ni på att investera i ett nytt affärssystem? Jag har jobbat i många år och med olika affärssystem. Idag vill jag dela med mig av några bra råd när det gäller vad ni behöver tänka på inför och under en utvärdering av olika lösningar och leverantörer. Naturligtvis kommer det att finnas specifika och verksamhetskritiska faktorer att ta ställning till, men er effektivitet och konkurrenskraft blir som störst om ni även tänker på nedan generella punkter.

1. Vilken är er viktigaste affärsprocess?

Min erfarenhet är att många gånger är det svårt att komma överens på slutet av en utvärdering eftersom man inte från början varit tydlig med vad det är man letar efter. Fundera därför på och ta fram

ett fåtal av de viktigaste funktionerna

, eller områden, i er verksamhet som behöver bättre systemstöd och fokusera på dessa under hela processen. Om ni håller er till dessa när ni utvärderar olika system och leverantörer blir ni
mer effektiva eftersom urvalet blir jämförbart
och ni kan fatta ett snabbare, och mer välgrundat beslut.

Dessutom tydliggör ni också för er själva varför ni funderar på ett systembyte och kan förhålla er till det när ni ska presentera ert beslut internt för ägare, styrelse och användare.

2. Vilka användare är era nyckelresurser?

Identifiera och inkludera

de som använder systemet mest och bäst

i utvärderingen. Även de mest sofistikerade funktioner i ett affärssystem är beroende av att användarna faktiskt kommer att använda funktionen. De flesta system idag har moderna standardgränssnitt och de flesta företag vill jobba efter standard. Men fundera på hur era superanvändare av systemet ska tas sig från de gamla rutinerna till de nya. Kommer deras favoritprocesser försvinna och ersätts de i så fall av något bättre som de kan acceptera?

3. Ställer leverantören rätt frågor? Eller levererar han bara svar på sånt ni inte efterfrågat?

Ett sätt att spara tid och göra utvärderingen både snabbare och mer korrekt är att vända sig till

en leverantör som kan just er bransch

. Då behöver ni inte förklara hur branschen i stort fungerar, utan leverantören kan istället fokusera på just era specifika utmaningar och mål. En branschfokuserad leverantör har ju lösningar, produkter och referenser som passar er bransch.

Dessutom kan en branschkunnig leverantör komma med infallsvinklar och utvecklingsförslag för er verksamhet som ni kanske inte har tänkt på.

4. Hur ser framtiden ut?

Det pratas mycket om det, men den tekniska utvecklingen i dag går verkligen rasande snabbt. Lösningar för mobilitet, molntjänster och beslutsstöd slutar inte utvecklas bara för att man har implementerat ett nytt affärssystem. Därför är det extremt viktigt att fundera på om den leverantör ni väljer har

förmågan att hänga med i utvecklingen

och om de kommer att kunna ge er det stöd ni behöver.

Kontrollera till exempel hur ofta det kommer nya versioner av systemet, vilken inriktning har de nya versionerna och hur enkelt är det att uppgradera lösningen? Relevanta frågor för att ni ska kunna planera och framtidssäkra er verksamhet.

5. Är Sverige hela världen?

De flesta av oss upplever att vi lever i en globaliserad värld och att det ställs verksamhetskrav som ska fungera internationellt. Då måste ju också affärssystemet kunna hantera till exempel olika valutor på ett enkelt sätt. Ska ni starta en dotterverksamhet i ett annat land? Ja, då vill ni ju inte behöva investera i ett helt annat system bara för att kunna hantera olika legala krav på redovisning. Fundera ett varv till på

vilka internationella krav ni ställs inför

i er verksamhet.

Vad vill du veta mer om?

Branschlösningar

Rådgivningsfilosofi

Microsoft Dynamics 365

Framtidssäkra systemet

6. Är det ni ser på skärmen bekant och modernt?

Sättet vi arbetar på har också förändrats. Vi jobbar på kontoret, på lagret, på hotellet, på bussen hem, i tv-soffan på kvällen. Därför blir det också allt viktigare att

samma system, med samma gränssnitt

, finns tillgängligt för olika klienter
(dvs för desktop, mobiltelefon, surfplatta, handdator mm).

Ett effektivt affärssystem ska dessutom fungera smidigt med alla andra applikationer ni använder i er dagliga verksamhet (till exempel Excel, ert CRM-stöd, dokumenthantering, webbportaler mm).

Känns det krångligt?

Mycket av det här kan kännas som självklarheter till en början, men svårare att jobba med i praktiken. Ta hjälp av de leverantörer ni väljer att utvärdera. En bra affärssystemsleverantör har processer för hur en utvärdering och jämförelse av olika lösningar kan gå till. Ställ frågor, diskutera och var nyfiken!