Gästinlägg #3: Från koncept till processkarta: VELO DE VILLE går vidare till nästa fas med COSMO CATALYST

Efter en lyckad projektstart har VELO DE VILLE nu gått in i nästa viktiga fas av vårt ERP-migrationsprojekt i samarbete med COSMO CONSULT: COSMO CATALYST-workshops. Det centrala fokuset för denna workshopserie var en nyckelfråga: "Vilka processer finns och hur ska de fungera i framtiden?

För ett företag som vårt, som genom sitt Custom-Made-koncept erbjuder högsta möjliga grad av individualitet i tillverkningen, är detta ingen enkel fråga. Därför var det ännu viktigare att skapa en strukturerad, öppen och metodiskt sund miljö - precis det som COSMO CATALYST lovade att leverera.

Som vi förstod under workshopparna är COSMO CATALYST inte en konventionell konsultmetod. Det är snarare en faciliterad process som gör det möjligt för alla intressenter att tillsammans och på lika villkor definiera grunden för framtida system och verksamheter. Metoden kännetecknas av tre viktiga principer:

• Den möjliggör en helhetssyn på ämnen och processer.
• Den uppmuntrar till kreativ problemlösning utan fördefinierade lösningar.
• Den stöder samarbetsresultat utan att föreskriva omedelbara svar.

Det är viktigt att COSMO CATALYST inte levererar färdiga koncept eller kravkataloger. Istället lägger den grunden för att företag som VELO DE VILLE självständigt ska kunna analysera, strategiskt utvärdera och utveckla sina egna processer.

Redan före den första workshopen förberedde vi aktivt våra team. I ett internt meddelande ombads alla deltagare att kritiskt reflektera över sina nuvarande processer:

• "Vilka processer är absolut nödvändiga för dig?"
• "Finns det arbetsflöden som för närvarande inte är kartlagda i NAV men som borde vara det?"
• "Vilka processer är viktiga men för närvarande ineffektiva eller alltför komplicerade?"
• "Var saknas information som ni behöver för att arbeta mer effektivt?"

Dessa vägledande frågor gav upphov till djupgående diskussioner redan innan workshopparna började - en avgörande faktor för djupet och kvaliteten på de sessioner som följde.

Workshopparna, som modererades av Maik Donner (COSMO CONSULT Tyskland), genomfördes i nära samarbete med koncernledningen, projektledarna och de berörda avdelningarna. Varje session följde samma struktur:

• Jämförelse mellan nuvarande processer och målprocesser
• Gap-fit-analys med Business Central och COSMO-standarder (på en hög nivå)
• Prioritering av identifierade luckor
• Integrering av processer i COSMO:s processkarta

Det här strukturerade tillvägagångssättet gjorde att vi inte bara fick en djup förståelse för våra nuvarande arbetsflöden utan också kunde utveckla en gemensam vision för framtida processer - praktiska, tvärfunktionella och strategiskt anpassade. Dokumentationen gjordes live under workshopparna med hjälp av en Miro-tavla.

Alla resultat överfördes sedan systematiskt av COSMO till Microsoft DevOps - vilket skapade en strukturerad, digital processguide för nästa fas av ERP-uppgraderingsprojektet. Denna fungerar nu som ett centralt kontrollverktyg och referenspunkt för alla inblandade.

En viktig slutsats: ju mer avdelningarna var involverade i att utforma och definiera sina processer, desto större var deras vilja att aktivt anpassa, övervaka och förbättra dem i det nya systemet. Workshoparna skapade inte bara klarhet, utan stärkte också engagemanget och motivationen över hela företaget.

COSMO CATALYST-workshops visade sig vara ett värdefullt format för oss, inte bara för att reflektera över befintliga processer utan också för att tänka på dem strategiskt, med ett tydligt mål i åtanke: att aktivt forma vägen mot ett modernt, skalbart ERP-system baserat på Microsoft Business Central.

Tillsammans med COSMO CONSULT har vi etablerat en solid grund - en grund som inte bara digitalt kartlägger vår Custom Made-modell, utan också stöder dess systematiska utveckling.