Guide: Allt om Microsoft Copilot, Copilot Studio & Agenter – Vad är vad, när ska du använda vad och vad kostar det?

• Licensmodell: Kräver en separat Microsoft Copilot-licens (ca 30 USD/användare/mån) utöver din vanliga Microsoft 365-licens. (Utan denna tilläggslicens ingår i vanliga M365 Business-abonnemang främst den grundläggande, webbaserade Copilot Chat).
• Vad de gör i respektive app:
  • Copilot i Word: Skapar dokumentutkast, sammanfattar text och hjälper till att skriva kundanpassade erbjudanden utifrån underlagsdokument.
  • Copilot i Excel: Analyserar avvikelser i kalkylark, identifierar trender och skapar automatiskt visualiseringar och diagram.
  • Copilot i PowerPoint: Skapar färdiga presentationer och bildspel baserat på dokument, anteckningar eller korta instruktioner.
  • Copilot i Outlook: Sammanfattar långa mejltrådar, skriver utkast till e-postmeddelanden och förbereder underlag inför kommande möten.
  • Copilot i Teams: Sammanfattar möten i realtid, sammanställer viktiga beslut och skapar åtgärdslistor.
  • Övriga M365-appar: Ger inbyggt AI-stöd i OneNote, Loop, Forms, Planner, SharePoint-agenter samt Microsoft 365 Chat, som har djup åtkomst till organisationens interna filer, e-post och möteshistorik.

• Licensmodell: Grundläggande Copilot-funktioner ingår i licensen för Business Central (Essentials och Premium) samt i Dynamics 365-appar (Sales, Customer Service, Finance, SCM) utan extra kostnad. (Avancerade autonoma agenter kan dock förbruka Copilot Credits).
• Business Central Copilot: Fungerar som produktionsledarens, ekonomens och lagerchefens operativa assistent. Svarar på frågan: "Vad händer i verksamheten just nu?".
  • Exempel på funktioner: Hittar specifika transaktioner och poster, visar försenade produktionsorder, identifierar artiklar med lägst lagersaldo, sorterar de största leverantörerna, skapar förslag på försäljningsorder, genererar produktbeskrivningar samt underlättar bankavstämning och e-fakturahantering.
• Dynamics 365 (Sales, Customer Service, Finance, SCM): Inbyggd Copilot för att analysera kundrelationer, sammanfatta ärenden, prognostisera kassaflöden och optimera leveranskedjor direkt i respektive affärssystem.

• Licensmodell: Köps inte per användare, utan är kapacitetsbaserad och ingår när organisationen har aktiverat Fabric-kapacitet (F2 eller högre).
• Power BI Copilot: Hjälper användare att analysera, förklara och visualisera data samt skapa rapporter baserade på Power BI-modeller.
  • Huvudfokus: Svarar bäst på frågan "Vad har hänt?" (t.ex. "Varför sjönk marginalen i Q3?").
• Fabric Copilot: Verksamhetsutvecklarens och dataanalytikerns verktyg för djupare dataanalys. Kombinerar data från hela verksamheten (ERP, CRM, IoT-sensorer, MES, SQL, Data Lakes och externa källor) i samma analysmodell.
  • Huvudfokus: Svarar bäst på frågan "Varför händer det och vad kommer sannolikt att hända härnäst?".
  • Exempel på funktioner: Prediktiv analys, data science, machine learning, rotorsaksanalys samt automatisk identifiering av avvikelser (t.ex. visar hur luftfuktighet, leverantörsbyten och skiftarbete samverkar till kvalitetsavvikelser i produktionen).

• Licensmodell: Licensieras via Copilot Credits (rörlig förbrukning via Azure Pay-As-You-Go för 0,01 USD per credit, eller kapacitetspaket för 200 USD/mån för 25 000 credits).
• Microsoft Copilot Studio: Plattformen där utvecklare, AI-champions och processägare bygger, anpassar och styr egna skräddarsydda agenter och botar.
• D365 / BC-agenter (t.ex. Sales Order Agent): Förkonfigurerade autonoma agenter som utför specifika och återkommande arbetsflöden.
  • Exempel på funktioner: Agenten övervakar inkommande e-post, tolkar bifogade orderunderlag, kontrollerar saldon och priser i Business Central samt lägger helt självständigt upp förslag på försäljningsorder/offert

• Licensmodell: Licensieras per timme baserat på Security Compute Units (SCU) för cirka 4 USD per SCU och timme, eller ingår i vissa Microsoft 365 E5/E7-scenarier.
• Microsoft Security Copilot: En specialiserad AI-assistent för IT-säkerhetsteam och SOC-analytiker.
  • Exempel på funktioner: Integreras över Defender, Sentinel, Entra, Intune och Purview för att utreda komplexa säkerhetshot, hantera incidenter och automatisera responser vid säkerhetslarm.

Beroende på vilken roll du har och vilket problem du vill lösa finns det en tydlig vägledning för vilket verktyg som passar bäst:

• När du vill arbeta effektivare i e-post, dokument och möten: 👉 Använd Microsoft Copilot (M365). Det hjälper dig att sammanfatta långa mejltrådar, skriva utkast i Word, analysera kalkylark i Excel och skriva mötesanteckningar i Teams. Den betalda licensen säkerställer att Copilot kan söka i er interna SharePoint och Outlook.
• När du vill ställa frågor om din affärsdata i Business Central: 👉 Använd Copilot Chat i Business Central. Perfekt för att slippa leta i menyer och tabeller. Du kan ställa frågor på vanlig svenska – allt från enkla sökningar som "Berätta om artikeln S100" till komplexa analyser som "Visa de fem dyraste artiklarna och omvandla priset till DKK med aktuell växelkurs".
• När du vill automatisera återkommande affärsflöden i ERP-systemet: 👉 Använd förkonfigurerade D365-agenter (t.ex. Sales Order Agent). När en agent aktiveras kan den automatiskt läsa inkommande mejl från kunder, tolka bifogade orderunderlag, kontrollera lagersaldo i Business Central och lägga upp offert- eller orderförslag åt dig.
• När du vill bygga egna, skräddarsydda AI-botar eller agenter: 👉 Använd Microsoft Copilot Studio. Om er organisation har unika processer eller vill koppla ihop AI med egna tredjepartssystem ger Copilot Studio utvecklare och AI-teams verktygen att bygga skräddarsydda agenter.

Bakom kulisserna gör Copilot Chat betydligt mer än en vanlig sökning. Processen bygger på en så kallad agentisk loop (agentic loop) och intent detection:

• Förstår sammanhanget: Copilot läser av vilken sida i Business Central du står på, din användarroll och historiken i konversationen.
• Kombinerar flera datakällor: Via Business Centrals MCP-server (Model Context Protocol) kan Copilot läsa alla tabeller, anpassningar och tilläggsmoduler i er miljö. Samtidigt kan den hämta live-data från webben (t.ex. valutakurser) samt information från Microsoft 365 (Teams, Outlook, SharePoint).
• Ger interaktiva och verifierbara svar: Resultaten presenteras som tabeller, direktlänkar till artikelkort och förslag på nästa steg.

Säkerhet och behörighetsstyrning

• Strikt användarbehörighet: Copilot körs alltid med den inloggade användarens rättigheter. Om en användare inte har behörighet att se t.ex. löneuppgifter eller inköpspriser kan Copilot aldrig visa eller beräkna den datan för den användaren.
• Transparens: Varje svar innehåller källhänvisningar och källvisning (citations/pills) som du kan klicka på för att direkt öppna och verifiera underliggande affärsdata i Business Central.
• Full administrativ kontroll: Administratörer kan enkelt aktivera, begränsa eller stänga av specifika AI-funktioner och agenter via inställningssidan i Business Central

För att förstå kostnadsstrukturen för Microsofts AI-tjänster behöver man känna till de fyra primära prismodellerna:

• Användarlicens (Per seat/month): Fast månadskostnad per användare för t.ex. Microsoft Copilot M365 (finns som Copilot Business för mindre bolag eller ingår i stora M365 E7-planen).
• Pay-As-You-Go (Rörlig förbrukning via Azure): Det rekommenderade sättet att komma igång med agenter och avancerade AI-funktioner. Du kopplar en Azure-prenumeration till er Power Platform/Business Central-miljö och betalar endast för faktiskt förbrukade AI-enheter.
• Kapacitetsabonnemang (Copilot Capacity Pack): Ett fast paket om 25 000 Copilot Credits per månad för cirka 200 EUR/USD i månaden (~2 080 EUR/år). Passar organisationer med jämn och förutsägbar AI-förbrukning.
• Pre-purchase Plans: Årlig volymförskottsbetalning med trappstegsrabatter för storskaliga AI-satsningar.

Vad är en Copilot Credit?

Copilot Credits är den gemensamma "valutan" för rörlig AI-förbrukning i Microsofts ekosystem:

• 1 Copilot Credit = $0,01 USD (1 US-cent), vilket motsvarar knappt 1 eurocent eller drygt 10 öre SEK.
• 10 000 Copilot Credits = cirka $100 USD (~90 EUR).
• 1 000 000 Copilot Credits = cirka $10 000 USD (~8 000–9 000 EUR).

Standard Copilot Chat i Business Central ingår i din vanliga Business Central-licens utan extra kostnad. När du däremot använder autonoma agenter (som Sales Order Agent) dras Copilot Credits baserat på vilka handlingar agenten utför.

Verklighetsbaserat räkneexempel (Sales Order Agent):

Anta att ett företag har följande månatliga volym:

• Inkommande e-post: Företaget tar emot 100 orderförfrågningar via mejl per månad.
• Bilagor: 50 % av mejlen (50 st) innehåller en bilaga med orderrader.
• Agentens arbete: Agenten läser mejlet, tolkade bilagan, kontrollerar artikel- och lagersaldo i Business Central, beräknar priser och skapar förslag på försäljningsorder/offert.

Förbrukningskalkyl:

• För att bearbeta mejl, tolka bilagor och verifera data i Business Central förbrukar agenten totalt cirka 1 650 Copilot Credits i månaden för detta flöde.
• Totalkostnad: 1 650 Credits × $0,01 USD = ca 16,50 USD / EUR per månad.

Affärsnytta (ROI): För cirka 165 kr i månaden hanterar agenten 100 mejlärenden och förbereder femtiotalet ordrar automatiskt. I Business Centrals inbyggda agent-dashboard kan företaget direkt följa hur många arbetstimmar och kronor som sparats jämfört med manuellt registreringsarbete.

• Börja enkelt: Använd den inbyggda Copilot Chat i Business Central – den ingår i er befintliga licens och ger omedelbar nytta vid informationssökning och dataanalys.
• Kom igång med agenter via Pay-As-You-Go: Slå på en Azure-plan med rörlig förbrukning för att testa förkonfigurerade agenter som Sales Order Agent. Kostnaden är låg och direkt kopplad till den tid ni sparar.
• Säkerheten är inbyggd: Du behöver inte oroa dig för att Copilot läcker känd data – systemet arbetar alltid strikt under den inloggade användarens behörigheter.