Microsoft Dynamics 365 ERP bevezetés egy nagykereskedő vállalatnál - Columbus Klíma esettanulmány

Iparág: Klímaberendezések importja, nagykereskedelme és szervizelése

Megoldás: Microsoft Dynamics 365 Business Central

Bevezetés időtartama: 2024. január – 2025. Január

Éles indulás: 2025. Január 1.

Felhasználók száma: 70+ (ország: Magyarország)

A Columbus Klíma több mint 30 éve működő, magyarországi klímaberendezés-nagykereskedő és importőr cég, amely több mint 200 viszonteladó partner, köztük nagykereskedők, klímatelepítő vállalkozások és projektcégek számára értékesít berendezéseket, és végez beüzemelést, javítást. A cég sikere nagyrészt azon múlik, hogy képes gyorsan, pontos logisztikai információkkal együtt kiszolgálni a partnereit. Ez egy olyan piac, ahol az időzítés közvetlenül befolyásolja az ügyfelek építkezési és beruházási projektjeit.

Szeidl Tamással, a Colombus Klíma digitalizációért felelős vezetőjével beszélgettünk.

A vállalatirányítási rendszer lecserélésének oka az volt, hogy az addig használt, magyar fejlesztésű ERP rendszer verziójának támogatása megszűnt, és az újabb verzióra való átállás aránytalanul nagy erőforrást igényelt volna. Mivel mindenképpen új szoftvert kellett bevezetni, a Columbus Klíma úgy döntött, hogy a kötelező váltást, stratégiai lehetőségként használja fel, és olyan rendszert választ, amely a jövőbeli növekedési terveket is kiszolgálja.

A döntésnél a következő stratégiai szempontok játszottak meghatározó szerepet:

• Külföldi piacokra való terjeszkedés lehetősége
• Nyílt integráció webshopokkal, fuvarszervező és raktárkezelő rendszerekkel
• Automatikus frissítések, jövőbiztos architektúra
• AI-kompatibilis adatstruktúra kialakítása

A Columbus Klíma több nagy nemzetközi ERP rendszert is alaposan megvizsgált, mielőtt a Business Central mellett döntött. A kiválasztási folyamat során négy fő szempont emelkedett ki, amelyek együttesen meggyőzővé tették a Microsoft megoldását.

1. Felhőalapú (cloud) működés 
A SaaS-alapú Business Central automatikusan kapja a Microsoft frissítéseit, így a rendszer mindig naprakész marad. A Columbus Klíma számára különösen fontos volt, hogy ne kelljen házon belüli erőforrásokat fordítani verziókövetésre és karbantartásra, valamint, hogy az innováció organikusan épüljön be a mindennapi működésbe.

2. Microsoft 365 integráció
A Columbus Klíma évtizedek óta használja az Office és az Outlook rendszereket. A Business Central zökkenőmentesen illeszkedik ebbe az ökoszisztémába, és natív SharePoint, Power BI, valamint PowerApps integrációval is rendelkezik, amelyek nem külön fejlesztendő kapcsolódási pontok, hanem a platform természetes részei.

3. Rugalmas, réteges fejleszthetőség
A Business Central standard rendszerére rétegként lehet felépíteni az egyedi fejlesztéseket anélkül, hogy a szoftver magjához hozzá kellene nyúlni. Ez olyan, mint amikor írásvetítő fóliákat helyezünk egy alappapírra: az alaprendszer érintetlen marad, a testreszabás mégis teljes körű. Ez a megközelítés megkönnyíti a jövőbeli frissítéseket és csökkenti a fejlesztési kockázatokat.

4. Nemzetközi jelenlét
Mind a Business Central, mind a COSMO CONSULT több országban aktív, és ez a jövőbeli külföldi terjeszkedés szempontjából stratégiai előny, hiszen egy már ismert rendszer és egy már ismert partner fogadja a vállalatot az új piacokon is.

A projekt 2024 januárjában indult, és 2025. január 1-jén zárult éles indulással. A bevezetés egy teljes évet vett igénybe, ami elsősorban a Columbus Klíma számos egyedi üzleti folyamatának köszönhető. 30 év alatt olyan speciális know-how és működési logika halmozódott fel, amelyet pontosan és hibamentesen kellett átültetni az új rendszerbe.

A COSMO CONSULT a projekt jellegéhez igazodva dedikált tanácsadói csapatokat biztosított logisztikai és pénzügyi területre, mert ez a két legkritikusabb funkcionális terület egy kereskedőcégnél. A bevezetés során a kulcsfelhasználói modell bizonyult a leghatékonyabb megközelítésnek: minden osztálynak saját kulcsfelhasználója volt, aki munkaidejének legalább 50 százalékát a bevezetésre fordította.

A bevezetés főbb jellemzői a következők voltak:

• Dedikált tanácsadói csapatok logisztikai és pénzügyi területre
• Kulcsfelhasználói modell: minden osztálynak saját kulcsfelhasználója, aki munkaidejének legalább 50%-át a bevezetésre fordította
• Valós adatokon alapuló tesztelés: a csapat nem dummy adatokon, hanem a saját termék- és ügyfélbázisán tanulta meg a rendszert
• Korai licencelés: a csapat egy évvel az éles indulás előtt megkapta a hozzáférést, és fokozatosan építette fel a saját környezetet

Különösen fontos döntés volt, hogy a Columbus Klíma ragaszkodott ahhoz, hogy ne általános tesztadatokon, hanem saját, valós termék- és ügyfélkörükön tanulja meg a rendszert. Ez lehetővé tette, hogy a COSMO CONSULT fejlesztői is valós problémákkal találkozzanak, és pontosan lássák, hol húzódnak az igazán kritikus pontok, és hol lehet az elvárásokból rugalmasan engedni.

„Ez volt eddigi pályafutásom leggördülékenyebb ERP-bevezetése." – Szeidl Tamás

Az éles indulás után néhány héttel már nem volt komoly fennakadás. Februárban elindult a B2B webshop is, nyárra pedig az összes kisebb hibajavítás is lezárult, és a rendszer teljes kapacitással üzemelt, ami klímaértékesítő cégként a szezonalitás miatt különösen fontos volt.

1. Diszpozíciós rendszer – egyedi készletoptimalizálás

A Columbus Klíma egyik legösszetettebb üzleti kihívása, hogy sok terméke egyedi megrendelésre készül, és egyszerre több ügyfél is rendelhet ugyanabból a termékből, miközben a szállítmányok Távol-Keletről, konténeresen érkeznek, és ezért előre, pontosan kell tervezni a kiszolgálási sorrendet. Erre a problémára született meg a diszpozíciós rendszer, amely a Business Central standard foglalási logikájára épülve, de azt kiegészítve kezeli ezt a komplexitást anélkül, hogy az alaprendszer magjához hozzá kellene nyúlni.

A rendszer működési logikája a következő:

• A rendszer hozzáköti az ügyfélmegrendeléseket a raktárkészlethez vagy a várható szállítmányhoz
• Sorrendet állít fel a kiszolgálásban a megrendelési határidők és a készletoptimalizálás alapján
• Ha egy szállítmány késik (akár több ezer darabot érintő konténerről van szó), a rendszer egy pillanat alatt frissíti az összes érintett vevő szállítási határidejét, és kiértesíti a vevőket.

Az üzleti eredmény kézzelfogható: automatikus rendelés-visszaigazolás, percre pontos szállítási előrejelzés, és jelentős adminisztratív tehercsökkentés, ami miatt olyan feladatok esnek ki, amelyeket korábban kézzel, egyenként kellett elvégezni.

2. Mobile Solution – digitális raktárkezelés

A raktári munkavégzés átalakítása az egyik leginkább látványos eredménye a Business Central bevezetésének. A raktárosok ma már nem számítógépekhez rohannak feladatokért, hanem androidos, vonalkód-olvasóval felszerelt kézi eszközökön, valós idejű WiFi-kapcsolaton keresztül dolgoznak, mindig és mindenhol látva, hogy mi a következő feladatuk.

A COSMO Mobile Solution a következőket teszi lehetővé:

• Valós idejű kikészítési feladatok megjelenítése a kézi eszközön
• Párhuzamos munkavégzés: egyszerre több raktáros dolgozhat ugyanazon a kiszállításon, ütközések nélkül
• Gyári számok precíz rögzítése vonalkód-leolvasással
• Bevételezések és kiszállítások dokumentálása a targonca mellől, számítógéphez futás nélkül

3. B2B ügyfélportál (SANA Commerce) – önkiszolgáló ügyfélportál

A viszonteladó partnerek kiszolgálásának minőségét és hatékonyságát egy SANA Commerce alapú B2B portál emelte új szintre, amely közvetlen ablakot nyit a Business Centralra. A partnerek belépés után azonnal látják a nekik releváns, valós idejű adatokat anélkül, hogy fel kellene venniük a kapcsolatot a Columbus Klímát.

A portálon a partnerek a következőket tehetik meg:

• Aktuális árak és egyéni kedvezmények megtekintése
• Megrendelések leadása és valós idejű állapotkövetése (a diszpozíció alapján)
• Várható szállítási határidők megtekintése, percre pontosan
• Kifizetett és kifizetetlen számlák kezelése, online fizetési lehetőséggel
• Ajánlatkérés és rendelésre forgatás

Ez a megközelítés egy valódi önkiszolgáló ügyfélszolgálati réteget jelent: a partnerek autonóm módon intézhetik ügyeiket, a Columbus Klíma ügyfélszolgálata pedig a valóban értékes, tanácsadói jellegű interakciókra tud összpontosítani.

4. Dokumentummenedzsment (COSMO DMS)

A dokumentumok kezelése egy klímaberendezés-nagykereskedőnél különösen összetett feladat: műszaki adatlapok, garanciális dokumentumok, szállítói iratok százai kapcsolódnak termékekhez és ügyfelekhez. A COSMO DMS megoldása ezt az összetettséget kezeli átláthatóan, azáltal hogy minden dokumentumot SharePoint-ban tárol, és közvetlenül a Business Centralból teszi elérhetővé.

A megoldás a következő előnyöket nyújtja:

• Termékekhez, ügyfelekhez és egyéb entitásokhoz rendelt dokumentumok SharePoint-ban tárolva
• Egyetlen kattintással előhívható dokumentáció közvetlenül a BC munkafelületéről
• Kontextuális hozzáférés: a felhasználónak nem kell elhagynia az éppen használt Business Central képernyőt

Egy tipikus példa a mindennapokból: egy értékesítő a diszpozíciós képernyőn ellenőrzi egy termék elérhetőségét, az ügyfél műszaki kérdést tesz fel, az értékesítő egyetlen kattintással előhívja a termék dokumentációját, anélkül hogy elhagyná a Business Centralt.

5. Workflow – automatizált jóváhagyási folyamatok

Minél nagyobb egy cég, annál nagyobb az esélye, hogy folyamatok csúsznak el, feladatok maradnak el, vagy az adminisztráció nem követi le kellő gyorsasággal a változásokat. A Business Central beépített workflow-motorja ezt a kockázatot csökkenti, automatikus figyelmeztetésekkel, jóváhagyási lépésekkel és üzleti szabályok beállításával, ami alapszintű informatikai ismeretekkel, programozói tudás nélkül is konfigurálható.

A Columbus Klímánál a workflow a következő területeken bizonyult különösen hasznosnak:

• Elfelejtett folyamatok automatikus jelzése az érintett kollégáknak
• Inkonzisztens adatrögzítés megakadályozása meghatározott feltételek fennállása esetén
• Automatikus adminisztrációs lépések indítása egy-egy folyamat létrehozásakor

6. Smart Service (COSMO PowerApps alkalmazás) – szervizfolyamat-kezelés

A Columbus Klíma az egyik legfontosabb versenyelőnyét a saját, nagy szervizcsapatában látja, ami megkülönbözteti a versenytársaitól. Ennek a szervizes tevékenységnek a professzionális kiszolgálására a COSMO CONSULT egy PowerApps-alapú Smart Service alkalmazást szállított, amely mélyen integrált a Business Centrallal, és egyetlen platformon kezeli a teljes szervizfolyamatot a bejelentéstől a lezárásig.

A Smart Service az alábbi funkciókat biztosítja:

• Egységes ticketing rendszer minden szervizbejelentés kezelésére
• Munkalap-kezelés státuszkövetéssel, a javítás minden lépésének dokumentálásával
• Automatikus alkatrész-szinkronizáció a Business Centralból, ami egyszer rögzített adat, mindenhol elérhető
• Valós idejű tájékoztatás az ügyfeleknek a javítás aktuális státuszáról
• Helyszíni javítások és kijárós munkák kezelése

7. Power BI – üzleti intelligencia és kontrolling

A Columbus Klíma menedzsmentje és értékesítési csapata lassan egy évtizede használ üzleti intelligencia megoldásokat, de a Power BI bevezetésével ez a képesség új szintre lépett. A Microsoft-ökoszisztémán belüli natív integráció azt jelenti, hogy a Business Central adatai szinte azonnal és kódolás nélkül elérhetők a Power BI-ban, és a riportok mobilon is teljes értékű élményt nyújtanak.

A Power BI főbb felhasználási területei a Columbus Klímánál:

• Ügyféllátogatáshoz előkészített partnerprofilok: több éves vásárlási előzmények, trendek, kampányeredmények mobilon, percek alatt
• Értékesítési versenyekben valós idejű álláskövetés az üzletkötők számára
• Belső kontrolling: terveltérés-elemzés, cash flow-előrejelzés, költségelemzés
• Készletelemzés: lassan forgó és régen érkezett készletek azonosítása, beavatkozási pontok meghatározása

Az AI nem jövőbeli tervként, hanem konkrét, folyamatban lévő fejlesztésként jelenik meg a Columbus Klímánál. A Microsoft-ökoszisztéma tudatos választása részben éppen erre a jövőbeli lehetőségre irányult: az adatok olyan struktúrában és tárhelyen vannak, amelyet az AI-eszközök könnyen elérnek és kontextusban képesek értelmezni. Sok vállalatnál az AI bevezetésének legfőbb akadálya éppen az, hogy az adatok nem megfelelő formában vagy helyen vannak.

A Microsoft-platform AI szempontból a következő előnyöket kínálja:

• A Copilot Studio lehetővé teszi AI-ügynökök (agent) építését a meglévő Business Central adatokon, minimális fejlesztési erőforrással
• A dokumentummenedzsment, készletadatok és termékinformációk összekapcsolhatók – az AI kontextusban tudja kezelni őket
• A Microsoft azonosítási rendszere biztosítja, hogy az AI csak az adott felhasználó jogosultságainak megfelelő adatokhoz férjen hozzá – adatbiztonsági konfiguráció nélkül

Egy konkrét példa szemlélteti, milyen gyakorlati értéket képviselhet ez a közelítőleg:

„Ha valaki egy speciális klímát keres, amely meghatározott műszaki paraméterekkel rendelkezik, egy bizonyos áron belül elérhető, és például 30 napra 30 darab várható belőle, akkor neki ezt egy AI-ügynök valós idejű készlet- és dokumentációs adatok alapján meg tudja válaszolni."

Jelenleg belső AI-ügynökök fejlesztése és tesztelése zajlik. A Columbus Klíma stratégiája tudatos: először belső használatra élesítik az ügynököket, és csak hibátlan, megbízható működés után teszik elérhetővé ügyféloldalon is.

Minden ERP-bevezetés hordoz kihívásokat, és a Columbus Klíma sem volt kivétel, sőt, a cég speciális jellege miatt a projekt átlag feletti komplexitással járt. Három olyan kihívás emelkedett ki, amelyek a legtöbb tanulságot hordozzák más cégek számára is.

1. Egyedi üzleti folyamatok integrálása 30 év alatt olyan speciális működési logika és know-how halmozódott fel a Columbus Klímánál, amely eltér az ERP rendszerek standard folyamataitól. A megoldás a réteges fejlesztési megközelítés volt: az egyedi logika ráépül az alaprendszerre, de nem írja felül azt, hogy a frissítések és a karbantartás is egyszerűbb marad.
2. Termékspecifikus logika (szett-kezelés): A Columbus Klíma kültéri és beltéri egységeket külön-külön, eltérő beszerzési áron vásárol, de szettként, egyetlen áron értékesíti őket. Ezt az összetett logikát az adatbázis kialakításától kezdve, következetesen végig kellett vinni a teljes rendszeren.
3. Felhőalapú rendszertől való félelem: A cég tartott az internetkimaradásoktól és az esetleges leállások kockázatától, ami egy jogos és sok vállalatnál visszatérő aggodalom. Az éles üzem tapasztalata megnyugtató volt: nem volt érdemi leállás, a felhős rendszer megbízhatóbbnak bizonyult az előzetes várakozásoknál.

A COSMO CONSULT-tal való együttműködés a szerződéskötéssel kezdődött, és már ott is a rugalmasság és a kölcsönös bizalom jellemezte a kapcsolatot. A Columbus Klíma korábbi ERP-bevezetések tapasztalatai alapján számos kritikus pontot emelt be a szerződésbe, amelyeket a COSMO CONSULT elfogadott. Ez az induló bizalom megalapozta az egész projekt hangulatát.

A bevezetés során a tanácsadók nemcsak szakmailag, hanem szemléletmódjukban is kiemelkedtek: képesek voltak beleképzelni magukat az ügyfél valós problémáiba, és a valós működés megértésére törekedtek, és nem hipotetikus szcenáriókra alapozva dolgoztak.

„Nagyon profik, nagyon elérhetők a kollégák, mindenki nagyon jól érti a területét – és nagyon jól bele tudták képzelni magukat abba, hogy nekünk mi okoz problémát." – Szeidl Tamás

Mennyi ideig tart egy Business Central bevezetés egy kereskedőcégnél?

A Columbus Klíma esetében, sok egyedi fejlesztés mellett, a bevezetés egy évet vett igénybe. Egyszerűbb esetekben, kevesebb egyedi fejlesztéssel, ez az időtartam jelentősen rövidíthető.

Milyen rendszerekkel integrálható a Business Central?

A Business Central integrálható webshopokkal (pl. SANA Commerce), raktárkezelő megoldásokkal, fuvarszervező alkalmazásokkal, Power BI-val, PowerApps-szal és SharePointtal. Mindez a Microsoft-ökoszisztémán belül, minimális fejlesztési erőforrással.

Biztonságos-e felhőalapú ERP-t használni?

A Columbus Klíma tapasztalata alapján igen: az éles üzem során nem volt érdemi leállás. A Microsoft azonosítási és jogosultságkezelési rendszere vállalati szintű adatbiztonságot nyújt, az AI-felhasználás esetén is.

Alkalmas-e a Business Central külföldi terjeszkedésre?

Igen! A Business Central nemzetközi rendszer, a COSMO CONSULT pedig több országban is jelen van. Ez megkönnyíti a meglévő megoldások és folyamatok külföldi piacokra való adaptálását, minimális újrakezdési igénnyel.

Hogyan kezeli a Business Central az egyedi, vállalatspecifikus üzleti folyamatokat?

A Business Central egyik legnagyobb előnye, hogy az alaprendszer érintése nélkül, réteges fejlesztésekkel lehet egyedi folyamatokat megvalósítani. Ez azt jelenti, hogy a Microsoft standard frissítései nem írják felül az egyedi fejlesztéseket, és azok stabilan, hosszú távon működőképesek maradnak. A Columbus Klíma esetében például egy teljesen egyedi diszpozíciós rendszert sikerült így megvalósítani, amely szervesen illeszkedik a Business Central alaplogikájába, miközben a cég 30 éves know-how-ját tükrözi.

Hogyan támogatja a Business Central a raktárkezelést és a logisztikát egy nagykereskedőnél?

A Business Central a teljes logisztikai folyamatot lefedi az importtól a kiszállításig – beleértve a raktárkészlet nyilvántartását, a megrendelések kezelését, a kikészítési folyamatokat és a szállítmánykövetést. Mobileszközös raktárkezelő megoldással kiegészítve (mint amilyen a COSMO Mobile Solution) a raktári munkavégzés papírmentessé és valós idejűvé válik, ami különösen nagy forgalmú, több száz partnerrel dolgozó nagykereskedők esetében jelent érdemi hatékonyságnövekedést.

Milyen előnyei vannak annak, ha egy vállalat a Microsoft ökoszisztémán belül tartja az összes üzleti rendszerét?

Ha egy vállalat a Business Centralt, a SharePointot, a Power BI-t, a PowerApps-t és a Microsoft 365-öt egymás mellett használja, az integráció nem egyedi fejlesztési feladat, hanem a platform természetes adottsága. Az adatok egyszer kerülnek rögzítésre, és azonnal elérhetők minden kapcsolódó rendszerben. Emellett az AI-eszközök, mint a Copilot Studio is ebben az ökoszisztémában működnek a legjobban, hiszen közvetlenül hozzáférnek a már meglévő, strukturált adatokhoz. A Columbus Klíma tapasztalata szerint ez a nyitottság és összekapcsoltság adja a legnagyobb versenyelőnyt: ha új ötlet merül fel, a megvalósításhoz szinte végtelen eszköztár áll rendelkezésre.

Mikor érdemes support szerződést kötni a Business Central bevezetése után?

A Columbus Klíma tapasztalata szerint nem szükséges azonnal, az éles indulással egyidőben support szerződést kötni, különösen akkor, ha a bevezetési csapat még jól ismeri a rendszert és a folyamatokat. A Columbus Klíma körülbelül nyolc hónappal az éles indulás után kötött support szerződést a COSMO CONSULT-tal, amikor a rendszer már stabil volt, és a fejlesztési igények kerültek előtérbe. A support-csapat akkor a legtöbb értéket akkor adja, ha már jól ismeri az ügyfél működését, ezért érdemes a személyes bemutatkozást és a munkafolyamatok megismerését is a support-együttműködés részévé tenni.