Mise en œuvre d'un outil de gestion des ventes, d'analyse et d'établissement de rapports à l'échelle de l'entreprise

En conséquence, le nombre de systèmes informatiques utilisés a également augmenté : l'entreprise exploite par exemple quatre systèmes ERP parallèles. En raison de la structure hétérogène de son paysage informatique, une vue consolidée de ses données n'était pas possible. Les évaluations étaient effectuées sur la base d'Excel, mais seulement mensuellement en raison de l'effort manuel élevé nécessaire. En parallèle, des évaluations ad hoc étaient réalisées directement à partir des systèmes ERP.

Pour mettre en place une gestion des ventes à l'échelle de l'entreprise, ROESER Medical recherchait une solution d'analyse et de reporting capable de fusionner et d'évaluer les données de tous ses systèmes sur une seule plateforme.

Ils souhaitaient trouver une solution BI flexible pour les rapports standard et les requêtes ad hoc, permettant également l'analyse de contrôle basée sur des données actualisées à travers les groupes d'entreprises. Il devait être possible d'évaluer des structures de données hétérogènes sans agrégation dans les systèmes existants. L'objectif était de faciliter au maximum l'utilisation directe par les départements sans support informatique. De plus, l'application devait être disponible sur les appareils mobiles afin que les 85 représentants commerciaux puissent accéder aux informations telles que les ventes en cours et les ventes à leurs clients pendant leurs déplacements.

Le choix s'est porté sur la plateforme de découverte commerciale QlikView. D'une part, le modèle de données basé sur la mémoire et associatif a été crucial. Les chiffres clés agrégés peuvent être analysés en détail sans créer de cubes OLAP multidimensionnels. Toutes les données sont stockées en RAM avec un taux de compression moyen de 10, permettant d'analyser rapidement de grandes quantités de données complexes provenant de diverses sources. Il n'est pas nécessaire d'accéder aux bases de données sous-jacentes pour ces calculs et sélections. D'autre part, l'approche BI en libre-service a également été déterminante : les utilisateurs des départements spécialisés ont un accès direct aux informations, indépendamment des services informatiques, et peuvent travailler et distribuer ces données par eux-mêmes. L'interface intuitive, avec des options de sélection et de clic codées par couleur, facilite cette autonomie.

Le client mobile a également joué en faveur de cette solution : il permet d'utiliser toutes les fonctionnalités telles que les analyses interactives et la recherche associative sur des appareils mobiles comme l'iPad.

Dans la mise en œuvre du projet, ROESER a été soutenu par COSMO CONSULT BI GmbH, spécialisée dans la planification, l'implémentation et le support de projets de business intelligence.
En l'espace de deux mois, l'infrastructure a été mise en place, la solution implémentée et toutes les données intégrées. À peine quatre semaines plus tard, le personnel commercial pouvait déjà utiliser le système de manière productive après avoir suivi un programme de formation adapté.

Le système ERP ainsi mis en place permet des rapports et des analyses jusqu'au plus haut niveau de détail, à une fréquence quotidienne au lieu de mensuelle.

Aujourd’hui 170 personnes dans les services ventes, comptabilité-finance et au sein de la direction utilisent un tableau de bord commercial centralisé. Au total, 6,2 millions lignes de données des deux systèmes Microsoft Dynamics NAV 6.0 sont traitées, ainsi que des données antérieures de MS Dynamics NAV 2.60, selon plusieurs dimensions. Au cours de leurs déplacements, les commerciaux peuvent accéder aux données via iPad, même sans connexion. Les tableaux de bord COSMO Dynamics Solutions BI ont été configurés par COSMO CONSULT, afin de permettre l’édition de rapports consolidés et indépendantes des clients, dans des domaines tels que la distribution et les ventes, la comptabilité finance, et le contrôle de gestion.

Les clients sont classés selon divers critères : leur région, leurs comportements d’achat etc… les zones de vente peuvent aussi être comparées. Il est également possible d’évaluer les dossiers clients en cours, leur historique de vente, leur entreprise. Enfin, chaque article peut être analysé en fonction de son rendement et de son pourcentage de vente. En un seul clic, il est possible par exemple, de visualiser les niveaux de vente pour tel fournisseur, et à la marge brute réalisée avec tel client, tout comme l’évolution des marges réalisées au cours des deux dernières années. Les articles dont les ventes sont fortes ou faibles peuvent être immédiatement représentés dans des graphiques.

Un effet secondaire positif est la réduction de la charge pesant sur le contrôle financier.

Après des premiers essais très positifs, il est prévu de mettre en place à l’avenir cette solution de Business Intelligence dans la filiale HospiGate, une entreprise spécialisée dans les services logistiques pour les hôpitaux. Il est également prévu de cartographier le planning des ventes à l’aide d’un élément spécifique.

"Avec notre nouvelle solution BI, nous avons pu fournir un outil de gestion unique, offrant une vue d’ensemble sur les chiffres clés du groupe, seulement deux mois après la reprise de plusieurs sociétés", a déclaré Andreas Klopp, responsable IT chez ROESER Medical GmbH. "Avant, nous avions accès à un rapport sur l’état des ventes seulement une fois par mois. Aujourd’hui, il suffit d’un clic pour que les commerciaux puissent voir immédiatement leurs données de performance à jour".